План внутреннего контроля для предотвращения и обнаружения мошенничества при закупках в коммерческой организации можно разбить на несколько ключевых компонентов:

1. Ключевые контрольные процедуры

Проверка поставщиков:

Установка критериев для выбора поставщиков (финансовая стабильность, репутация, наличие лицензий и сертификатов).Проведение регулярной проверки данных о поставщиках (например, с помощью внешних баз данных).

Формализация процесса закупок:

Разработка и утверждение политики закупок, включая этапы согласования и утверждения.Создание стандартных форм документов для запросов предложений, контрактов и актов выполненных работ.

Регулярные аудиты:

Проведение плановых и внеплановых аудитов закупок для выявления аномалий.Использование методики «обратного аудита» для проверки соответствия полученных товаров/услуг с заказом и счетами.2. Разделение обязанностей

Обязанности по закупкам:

Разделение ролей между отделами: ответственные за выбор поставщика, составление запросов, утверждение закупок и приемку товаров/услуг.Обязательное согласование закупок определенного размера несколькими уровнями управления.

Независимая проверка:

Назначение отдельной группы, ответственной за контроль и анализ исполненных контрактов и платежей.3. Примеры автоматизированных контрольных точек

Системы управления закупками:

Внедрение ERP-систем, которые могут отслеживать и контролировать весь процесс закупок от запроса до оплаты счета.Настройка автоматических предупреждений о несоответствиях, превышении бюджета или отклонениях от стандартного процесса закупок.

Антифрод-системы:

Использование программного обеспечения для анализа транзакций на предмет выявления аномалий (необычные схемы закупок, повторяющиеся поставщики, высокие суммы).

Мониторинг производительности:

Анализ показателей KPI, таких как время на обработку закупок, количество поставщиков, приходящихся на одну категорию товаров, и количество ошибок в документации.4. Критерии оценки эффективности системы

Уровень выявления мошенничества:

Количество случаев мошенничества, выявленных системой внутреннего контроля.

Время расследования:

Время, потраченное на выявление и расследование подозрительных транзакций.

Снижение финансовых потерь:

Анализ сокращения убытков от мошенничества в сравнении с предыдущими периодами.

Удовлетворенность пользователей:

Опросы среди сотрудников, ответственных за закупки, о том, насколько эффективно работает система контроля.

Регулярные отзывы и обновления:

Проведение регулярных обзоров и оценок существующей системы контроля для выявления возможностей для улучшения.

Этот план позволит повысить уровень внутреннего контроля и снизить риск мошенничества в процессе закупок в коммерческой организации.