Кратко и по существу.
1) Процедуры доказывания правомерности расходов (для общей суммы $800000$ руб. — и для сомнительной части):
- Проверка первичных документов: договор(ы), счета‑фактуры, акты приёма‑сдачи, спецификации, накладные — соответствие наименований, объёмов, цен и подписей.
- Проверка факта и цели хозяйственной операции: платёжные поручения/кассовые ордеры с назначением платежа, выписки банка, акты обработки работ/услуг, протоколы приёмки, отчёты о выполнении работ, фото/видеодокументы, переписка.
- Сверка с учётом: проводки в журнально‑ордерной системе, аналитика по контрагентам, соотношение затрат к выручке/нормам (аналитика), тесты на «урезание» периода (cut‑off).
- Доказательства целевой направленности: подтверждение экономической выгоды (бизнес‑обоснование, бюджет, план), соответствие внутренним регламентам.
- Проверка контрагента: регистрация, деятельность, лицензии, реальная хозяйственная деятельность, поручения/полномочия подписантов, проверка на «фантомность».
- Подтверждения извне: письменные подтверждения контрагента, акты независимой экспертизы/замеров, инвентаризация.
- Прочие тесты: перекалькуляция сумм и НДС, проверка начисления и восстановления НДС, проверка связанных лиц, выборочные переконтролы (sampling).
2) Возможные корректировки и последствия:
- Полное или частичное восстановление расходов (если расходы признаны недействительными): увеличение налоговой базы по налогу на прибыль на сумму восстановленных расходов и начисление пени/штрафов при налоговой проверке.
- Корректировка НДС: восстановление входного НДС, если право на вычет отсутствует.
- Переклассификация затрат по статьям (например, списать на дебиторскую задолженность, авансы, расходы будущих периодов) или перенос в другой период при нарушении принципа соответствия.
- Начисление дополнительных налоговых обязательств и корректировка бухгалтерской отчётности (прибыль/убыток).
- В случае спора — резервирование вероятных обязательств (см. ниже) и оформление соответствующей проводки.
3) Как правильно оформить резерв по сомнительным расходам:
- Условие создания: наличие вероятной обязанности (риска), ожидаемый отток средств — и возможность надёжной оценки суммы. Для МСФО — по IAS $37$, для РСБУ — в рамках допустимых резервов (учёт требований законодательства). Учтите, что для налогового учёта резервы по большинству видов расходов обычно не признаются в целях налогообложения (консультируйтесь с налоговым юристом).
- Метод расчёта: если сомнительная часть равна, например, $a$, а оценённая вероятность реализации риска — $p$ (в долях), тогда резерв рассчитывается как
$$\text{Резерв}=\sum _i{a}_i\cdot p_i.$$ Пример: сомнительная часть $200000$ руб., вероятность $60\%$ $\Rightarrow$ резерв $200000\times 0,6=120000$ руб.: $120000$.
- Оформление решения: распоряжение/приказ руководителя/протокол комиссии, расчёт и обоснование суммы резервирования, заключения юридической службы/аудитора, копии ключевых документов контрагента. Все материалы в дело.
- Бухгалтерские проводки (примерный шаблон по РСБУ): при создании резерва
Debit — статья расходов (например, прочие расходы) $\Rightarrow$ Credit — счёт резерва (обычно счёт $96$ «Резервы предстоящих расходов») на сумму резерва.
Запись при использовании резерва (оплата, возврат, списание задолженности): Debit — счёт резерва $96$ $\Rightarrow$ Credit — расчёты с контрагентом $60$ или денежные средства $51$.
Если выяснится, что расходы правомерны — резерв аннулируется обратной проводкой: Debit — $96$ $\Rightarrow$ Credit — та же статья расходов или «прочие доходы» в зависимости от политики учёта (оформляйте пояснения и приказ).
4) Практические рекомендации:
- Сначала провести максимально полную документальную проверку и запросить от контрагента недостающие подтверждения.
- До принятия окончательного решения по корректировкам документировать выводы аудитора/комиссии.
- При сомнении в вероятности финансовых последствий — создать резерв с подробным обоснованием, одновременно оценив налоговые последствия (резервы могут быть недопустимы в налоговом учёте).
- Привлечь юриста для оценки правовой позиции по спорной части и для подготовки договоров/претензий/ответов.
Если хотите, могу на конкретных данных (размер сомнительной части, исходные документы) подготовить пример проводок и текст приказа о создании резерва.