Кратко и по делу.
Исходные данные: списано материалов по себестоимости $150000$ руб., при инвентаризации обнаружена недостача $20000$ руб.
1) Оформление в бухгалтерском учёте (стандартная последовательность)
- Фиксация недостачи (акт инвентаризации, комиссия):
Дт $94$ «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кт $10$ «Материалы» на сумму $20000$.
- Дальнейшие действия зависят от причин недостачи:
a) Если недостача является естественной (в пределах нормативов естественной убыли) — списывается в затраты:
Дт соответствующий счёт затрат (например, $20$ «Основное производство», $26$, $44$ и т.п.) — Кт $10$ на сумму $20000$.
(В этом случае запись в $94$ может не делаться, либо делается и затем списывается в затраты.)
b) Если установлена виновность конкретного работника и предъявляется требование о возмещении:
При признании виновного: Дт $73$ «Расчёты с персоналом по прочим операциям» — Кт $94$ на $20000$.
При фактическом взыскании с работника: Дт $50$/$51$ — Кт $73$.
c) Если виновных нет и недостача сверх нормативов, не подлежит взысканию — переводится в прочие расходы:
Дт $91.2$ «Прочие расходы» — Кт $94$ на $20000$.
2) Отражение в налоговом учёте (основные положения и практические рекомендации)
- Если недостача — естественная убыть в пределах нормативов: расходы принимаются для целей налога на прибыль (включаются в себестоимость/затраты) при наличии нормативов и документов (акт инвентаризации, расчёт убыли).
- Если виновник выявлен и сумма взыскана или есть обоснованная претензия к работнику: расходы, подтверждённые документами, как правило, принимаются; при взыскании сумма возмещённая уменьшает расходы.
- Если недостача сверх нормативов и виновных нет: налоговые органы часто не признают такие расходы допустимыми для налогообложения без заслуживающих доказательств (акты, протоколы проверки, заявления в правоохранительные органы, судебные решения или доказательства невозможности взыскания). Рекомендуется:
- иметь полный комплект документов: акт инвентаризации, заключение комиссии, ведомости материальной ответственности, внутренние акты, протоколы расследования, заявления в полицию (при признаках хищения), судебные и исполнительные документы (если есть).
- при отсутствии документов/решений — расходы могут быть отклонены при проверке; для признания целесообразно подготовить претензии и/или судебные иски.
3) Резюме (коротко)
- Бухгалтерски: первоначально Дт $94$ — Кт $10$ на $20000$, далее — перевод в затраты (если естественная убыть), в расчёты с виновными (если взыскание) или в прочие расходы $91.2$ (если невозмещаемо).
- Для налогов: принимаются, если соблюдены условия документального подтверждения и обоснования (в пределах нормативов — проще; сверх нормативов — требуется доказательная база, претензии/суд/полиция).
Если нужно, приведу конкретные проводки для вашей учетной политики (какой счёт затрат) и список обязательных документов для налоговой поддержки.