Шаги бухгалтера для исправления и необходимые бухгалтерские корректировки (кратко и по существу):
1) Сбор подтверждающих документов
- Проверить, подпадают ли поставка и документы под нулевую ставку (таможенная декларация, контракт, транспортные накладные, экспортные документы). Без подтверждений налоговый орган может отказать в перерасчёте/возврате.
2) Исправление налоговой отчётности
- Подать уточнённую декларацию по НДС за тот налоговый период, в котором была ошибочно начислена ставка. В уточнённой декларации уменьшить сумму исходящего НДС на сумму ошибки и указать причину.
- Если НДС был фактически уплачен в бюджет: в уточнёнке одновременно заявить требование о зачёте или возврате излишне уплаченного налога (сроки возврата — по НК РФ, обычно в пределах трёх лет с момента уплаты при наличии оснований).
- Исправить книгу продаж/счёт‑фактуру: выставить корректировочный счет‑фактуру с нулевой ставкой или аннулировать исходный и выписать новый документ с 0% (в зависимости от ситуации и локальной практики).
3) Бухгалтерские корректировки (типовые проводки и варианты)
Пусть цена без НДС $P$, ставка НДС $20\%$. Тогда начисленный НДС $\text{НДС}=P\times 0,2$, сумма с НДС $P_{\text{с НДС}}=P\times 1,2$.
Сценарий A — НДС начислен покупателю, но в бюджет ещё не перечислен:
- Если нужно вернуть покупателю излишне взятую сумму: вернуть разницу покупателю (возврат наличных/банка): Дт 62 Кт 51 — $\text{НДС}$.
- Убрать начисленный НДС в учёте: Дт 68 Кт 62 — $\text{НДС}$ (или иная корректировка движений по счёту 62/68, чтобы снизить налоговую базу).
- В справках/книгах поставить нулевую ставку.
Сценарий B — НДС начислен и перечислен в бюджет:
- Подать уточнённую декларацию и требование на возврат/зачёт.
- После получения возврата от бюджета: Дт 51 Кт 68 — $\text{НДС}$.
- Если при этом покупатель уже получил возврат от продавца, согласовать проводки так, чтобы не было двойных выплат. Если возврат покупателю не сделан — сначала вернуть покупателю (Дт 62 Кт 51), затем оформить возврат от бюджета (см. выше).
- Если возврат от налоговой затянут или отказан — зачёт может быть произведён в счёт будущих обязательств.
Сценарий C — НДС не был начислен, а должен был быть (ошибка обратного рода):
- Подать уточнённую декларацию, уплатить недоимку и пени (расчёт пеней по правилам НК).
- Бухгалтерски: начислить НДС к уплате: Дт 90 Кт 68 — сумма НДС; оплатить банком: Дт 68 Кт 51 — сумма НДС; начислить и отразить пени как прочие расходы (Дт 91.2 Кт 68/76 в зависимости от учёта).
4) Штрафы и пени
- При занижении налога требуется уплата недоимки и пени; при переплате — пени не начисляются, но возврат/зачёт возможен при соблюдении условий.
- Расчёт пени и порядок её отражения — по нормам НК РФ и письмам ФНС.
5) Документальное оформление
- Сопроводить уточнённую декларацию объяснительным письмом и копиями подтверждающих экспорт документов.
- Исправить первичные документы (счета‑фактуры, акты), сделать внутренние корректировочные документы (расчёт сумм корректировки, приказ/распоряжение).
Короткая инструкция действий по порядку:
1. Сверить документы и удостовериться в праве на 0% (экспортные документы).
2. Выставить корректировочные первичные документы (счет‑фактуру/акт).
3. Подать уточнённую декларацию по НДС за соответствующий период и заявление на возврат/зачёт при необходимости.
4. Выполнить бухгалтерские проводки в зависимости от того, оплачен ли НДС в бюджет и возвращён ли покупателю.
5. Рассчитать и уплатить пени/штрафы при недоплате; сохранить все подтверждения.
Если нужно — могу подготовить образцы проводок и текста для уточнённой декларации и сопроводительного письма под вашу конкретную ситуацию (укажите цифры и была ли уплата в бюджет/покупателю).