Коротко, по сути.
1) Сравнение методов
- По фактическому пересчету (инвентаризация):
- Даёт реальное количество и состояние запасов (учётная картина сверяется с наличием).
- Выявляет потери (хищения, брак, списания по срокам), ошибки прихода/расхода, недостачи/излишки.
- Требует трудозатрат, оформляется актом инвентаризации; результаты — основание для корректировок в учёте.
- По документальным данным (периодический/постоянный учёт по документам, без физической проверки):
- Быстрее и дешевле, удобен при полном контроле складских операций (перпетуал/электронный учёт).
- Риск скрытых расхождений из‑за ошибок в документах, незарегистрированных выдач и порчи.
- При выявлении расхождений позднее — требуется корректировка и причинно‑следственная проверка.
2) Причины расхождений
- Ошибки при приёме/отгрузке, неправильная оценка (цена, учетная единица), порча, кража, технологические потери, задержки документооборота.
3) Как отражаются расхождения в учёте (общая логика и типовые проводки)
- Определяют разницу по количеству и сумме:
- Разница по количеству: $\Delta q=q_{факт}-q_{учёт}$.
- Разница по стоимости: $\Delta S=(q_{факт}-q_{учёт})\times \text{цена}$.
- Недостача (фактическое количество меньше учётного):
- Если виновник установлен и возмещает: сначала отражают требование к виновному:
- Дт 73 «Расчёты с персоналом (прочие)» Кт счёт запасов (например, 10, 41) — списана стоимость недостачи с учета.
- При возмещении: Дт 50/51 Кт 73.
- Если виновник не установлен или недостача признана потерей: отражают убыток:
- Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (или 91.2) Кт счёт запасов.
- Пример вычисления суммы списания: пусть $q_{учёт}=100$, $q_{факт}=90$, цена $p=200$. Тогда $q_s=100-90=10$, сумма $S=10\cdot 200=2000$.
- Излишки (факт больше учёта):
- Обычно отражают при инвентаризации после проверки происхождения излишка:
- Дт счёт запасов Кт 91.1 «Прочие доходы» (если излишки не подлежат возврату/регулированию).
- Если подтверждён приход от поставщика — оформляют приходный документ и корректируют поставщика/доставку.
- Особенности налогообложения и документооборота:
- Требуется акт инвентаризации, ведомости, приказ об итогах; для списания по виновным — материалы проверки, служебные записки.
- Налоговый учёт может требовать доказательств (причины, виновные) для признания расходов; без подтверждения часть списаний может быть не признана.
4) Практические рекомендации
- Периодически проводить физические инвентаризации, особенно по рисковым позициям.
- При расхождениях сначала устанавливать причины, оформлять документы, только потом делать проводки.
- В системе документации фиксировать акты, приказы, расчёты с виновными; корректировки отражать в учёте на основании этих документов.
Если нужно — приведу конкретные типовые проводки для вашей учетной схемы (укажите тип запасов — материалы, товары — и используемые счета).