$1$ Краткий бриф по культурам — проведите короткие обучающие сессии (по обеим сторонам) о ключевых культурных особенностях: Япония — высокая контекстность, формальность, уважение иерархии, стремление к консенсусу; Бразилия — тёплые личные связи, экспрессивность, более гибкое отношение ко времени. Это даёт общий словарь и снижает недопонимания.
$2$ Ясные правила коммуникации — зафиксируйте в документе: preferred channels (e‑mail / chat / видеозвонки), SLA на ответы, формат встреч, кто принимает окончательные решения, порядок эскалации. Публикуйте на обоих языках.
$3$ Языковая поддержка — используйте простой, прямой язык; избегайте идиом и сленга. Для ключевых решений — письменная сводка на обоих языках или переводчик/двуязычные резюме. Назначьте «языковых координаторов» или тандемы (по одному от каждой стороны).
$4$ Подготовка к встречам — раздавайте повестки и материалы заранее (особенно важно для японской стороны), указывайте ожидаемые решения и сроки. Во время встречи фиксируйте результаты и рассылку краткого протокола.
$5$ Адаптация формата встреч — комбинируйте: короткие неформальные «ice‑breaker» для налаживания контакта (полезно для бразильцев) и структурированные сессии для обсуждения деталей (подходит японской культуре). Учитывайте регламент выступлений — давайте время на подготовленный фидбэк.
$6$ Учёт времени и праздников — согласуйте окно перекрытия рабочих часов; заранее согласуйте и уважайте национальные праздники и рабочие ритмы обеих стран.
$7$ Уважение к иерархии и процедурам — в японской части команды давайте больше внимания формальным процедурам и согласованиям; при взаимодействии с руководителями учитывайте признанный порядок принятия решений.
$8$ Методы принятия решений — комбинируйте быстрые решения через назначенного владельца и консенсус‑подход для стратегических вопросов. Для консенсусных вопросов выделяйте дополнительное время и снэпшоты мнений в письменном виде.
$9$ Невербальная коммуникация — используйте видеосвязь для важных обсуждений (помогает считывать эмоции), но помните: в Японии паузы/молчание имеют смысл — не заполняйте их форсированно.
$10$ Обратная связь и конфликт — установите нормы: конструктивная, приватная обратная связь (в Японии предпочтительна с сохранением лица), более открытые и прямые форматы для оперативной коррекции (в Бразилии). Чётко оговорите процедуру разрешения конфликтов.
$11$ Ролевые «культурные амбассадоры» — назначьте по одному человеку, который будет объяснять культурные ожидания, разрешать мелкие недоразумения и помогать адаптировать сообщения.
$12$ Регулярные ретроспективы — проводите короткие ретро каждые N недель, фиксируйте барьеры коммуникации и реальные практические изменения; проверяйте, что нормы работают на практике.
Короткая памятка для ежедневной работы: говорите прямо и просто; письменно подтверждайте решения; давайте время на обдумывание; налаживайте личный контакт, но уважайте формальность и лицо партнёров.