Схема бухгалтерского учета (кратко и применимо к учреждению, грант на (2) года)

1) Организация счетов и аналитики

Открыть отдельный банковский счет/субсчет для гранта или использовать субаналитику по расчетному счету (маркер проекта). Ввести аналитический признак «номер гранта / проект» на всех платёжных и первичных документах. Основные счета (рекомендовано вести с аналитикой по проекту): поступления — счет целевых средств (86) (или аналог), расчётный счёт (51); расходы — соответствующие калькуляционные счета затрат (например, (20), (26), (44) и др.) с аналитикой по статье проекта; расчеты с персоналом — (70), налоги и взносы — (69), НДС возникающий — (19); доходы/закрытие проекта — (91) (или профильный счет признания целевого финансирования). Все номера счетов приводятся как примеры и должны соответствовать применяемому ПБУ/плану счетов учреждения.

2) Учет поступления и признания гранта

При получении средств: запись (пример)
Дебет (51) — Кредит (86) (поступление целевых средств). Признание дохода (по мере использования/условий гранта): рекомендуется признавать финансирование в доходы пропорционально признанным и подтвержденным расходам либо по графику исполнения договора:
Дебет (86) — Кредит (91) (признание дохода признанного периода). Возврат неиспользованных средств: Дебет (86) — Кредит (51) (перечисление грантодателю).

3) Расходы и документооборот

Все расходы только по утверждённому бюджету с обязательным внутренним согласованием (заявки, наряды, договоры, акты выполненных работ, счета-фактуры). Разрешать отклонения от бюджета через письменные изменения/согласования с грантодателем. Включать аналитики: статья расходов, допустимость (в рамках гранта), код проекта, отчетный период.

4) Амортизация и основные средства

Покупки ОС, если допускаются грантом: учитывать на ОС с выделенной аналитикой проекта; амортизация распределяется между проектными и общими затратами по правилам гранта.

5) Бюджетирование и контроль кассовых потоков

Сформировать годовой и квартальный бюджет проекта по статьям. Проводить ежемесячные сверки фактических расходов с бюджетом и прогнозами.

Ключевые элементы внутреннего контроля и отчётности

1) Разделение обязанностей

Разделение функций: инициирование расходов, утверждение, исполнение платежей, ведение учета и контроль/аудит — у разных сотрудников.

2) Политики и лимиты

Утверждённые лимиты полномочий по подписанию договоров и платежей; процедуры согласования отклонений.

3) Документирование и проверка права на расход

Обязательные первичные документы: договор, спецификации, акты выполненных работ/оказанных услуг, счета, при необходимости — часы/табели сотрудникам. Проверка соответствия расходов условиям гранта.

4) Банковский контроль и инкассация

Все поступления и выплаты по проекту проводятся через банк; ежемесячные банковские выписки сверяются с журналом-ордерами.

5) Ревизии и внутренний аудит

Регулярные (например, ежеквартальные) внутренние проверки выборочно по документам, контроль целевого использования.

6) Хранение и защита данных

Централизованное хранение электронных и бумажных файлов, контроль доступа, резервное копирование.

Отчётность (минимум и частота)

Для грантодателя: отчёт о расходах + копии первичных документов по согласованной форме — ежеквартально/по условиям договора. Внутренняя: ежемесячный отчет «Бюджет vs Факт», кассовый план, оборотно-сальдовая ведомость по аналитике проекта. Годовой отчет закрытия проекта: итоговый финансовый отчет, отчёт о результатах (KPI), акты приёма работ, реестр основных документов. Формирование «аудиторского кейса»: сквозная папка с договором, изменениями, выписками, расходными документами, табелями, платежными поручениями, приказами об утверждении исполнителей.

Типовые бухгалтерские формулы/подходы

Распределение дохода по периоду (пропорционально расходам): [Revenue{t}=G\times\frac{Expenses{t}^{eligible}}{\sum{i=1}^{T}Expenses{i}^{eligible}}] где (G) — сумма гранта, (T) — число отчетных периодов ((T=2) года разбивается на кварталы или месяцы). Контроль остатка: [Unused_Funds=G-\sum{i=1}^{t}Expenses{i}^{eligible}]

Возможные проблемы при проверках аудиторов и контролирующих органов

1) Недостаточная или неполная первичная документация

Отсутствие договоров, актов, спецификаций, счетов-фактур или подписей; неполные табели/распределение зарплаты без обоснования.

2) Коммиглинг (смешение) средств

Использование общих счетов без аналитики, смешение грантовых и собственных средств — претензии о нецелевом использовании.

3) Неправильная классификация расходов

Отнесение затрат, не допущенных грантом (например, представительские расходы, штрафы), к проектным расходам.

4) Неправильное признание дохода/расхода

Признание дохода до выполнения условий гранта или несоответствие методике признания (например, признание всего гранта в момент получения вместо по мере исполнения).

5) Закупки без соблюдения процедур

Отсутствие конкурсной документации, договоров с экономически необоснованными ценами, отсутствующие протоколы сравнения предложений.

6) Проблемы с НДC и налогами

Неправильная постановка НДС (при льготном/возмещаемом) и отсутствие подтверждающих счетов-фактур.

7) Несвоевременное или неполное возвращение неиспользованных средств

Отказ либо задержка возврата остатка средств по требованию грантодателя.

8) Недостаточный внутренний контроль

Отсутствие разделения обязанностей, совпадение функций — риск мошенничества и ошибок.

Рекомендации по снижению рисков (коротко)

Вести отдельную аналитику по проекту, стандартизировать формы, утверждать лимиты, хранить «аудиторский кейс», проводить внутренний аудит и обучение персонала.

Если нужно, могу прислать образец плана счетов/журнально-ордерной схемы и пример набора проводок для типичных операций по проекту.