Кратко: представительные расходы признаются в налоговом учёте, если компания может доказать их экономическую обоснованность и связь с извлечением прибыли; при отсутствии таких доказательств — расходы будут отклонены и последуют доначисления налога, пени и штрафы.

1) Нормативная логика (кратко)

Для налога на прибыль расходы учитываются, если они экономически обоснованы и документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (общая идея, закреплённая в правилах исчисления расходов по налогу на прибыль). Налоговые органы и суды проверяют деловую цель, пропорциональность и полноту первичных документов.

2) Критерии признания представительских расходов

деловая цель: привлечение/сохранение клиентов, переговоры, заключение сделок; пропорциональность суммы (не чрезмерны относительно ожидаемого экономического результата); наличие полного комплекта первичных документов и доказательств факта оказания услуг/проведения мероприятия; утверждение расходов уполномоченным лицом (при наличии внутренних процедур).

3) Необходимые доказательства и документы (обязательные и рекомендованные)
Обязательные:

первичные документы на оказанные услуги / чек ресторана / счёт-фактура (если применимо); договор (или оферта), акт выполненных работ/оказанных услуг; платёжные документы: банковские выписки, приходно-кассовые документы; приказ/распоряжение/положение об утверждении расходов или протоколы согласования; служебная записка с обоснованием цели мероприятия.

Рекомендуемые дополнительные доказательства для представительских мероприятий:

программа/повестка мероприятия, список участников с указанием должностей и компаний; приглашения/пригласительные письма; отчёт о достигнутых коммерческих результатах (протокол переговоров, последующие коммерческие предложения, договора/акты о реализованных продажах); фотоматериалы, чеки на питание с детализацией (если банкет/ресторан); расчёт экономической целесообразности (ориентировочное ожидаемое увеличение выручки или длительность отношений).

4) Конкретно по сумме

Сумма расходов: (\,1\,200\,000) руб. — налоговая проверка будет оценивать не только документы, но и пропорциональность: для крупных расходов ожидается убедительная доказательная база и результативность (контракты, сделки).

5) Возможные последствия доначисления и штрафы (типичные сценарии)

доначисление налога на прибыль: при признании расходов недопустимыми налоговая база увеличивается на (\,1\,200\,000) руб.; при ставке налога на прибыль условно (20\%) дополнительный налог составит (\,1\,200\,000 \times 20\% = 240\,000) руб.; пеня (проценты) за период недоплаты — начисляется за каждый день просрочки исходя из ключевой ставки ЦБ РФ (или формы, установленной НК) — суммарно может быть существенной; штраф за занижение налоговой базы (стандартно): 20% от недоимки; при доказанном умысле — 40%; (то есть от суммы недоимки = дополнительного налога); отказ в вычете/включении расходов в бухгалтерскую/налоговую базу и недопуск к вычету НДС (если нет корректных счет-фактур) — дополнительная нагрузка; в случае выявления умысла — возможна административная или уголовная ответственность (в редких тяжёлых случаях).

Пример приближённого расчёта суммарных последствий (ориентировочно):

доп. налог: (\,240\,000) руб.; штраф (20\%) от недоимки (на практике от суммы недоплаты налога): (\,240\,000 \times 20\% = 48\,000) руб.; плюс пени (зависит от срока) — рассчитать отдельно по ставке на момент проверки.

6) Рекомендации при допросе/проверке

предоставить полный пакет первичных документов и служебные обоснования; показать связь мероприятия с конкретными результатами (договора, коммерческие предложения, переписка с клиентами); если часть расходов действительно не подтверждается — признать их и самостоятельно скорректировать налоговую базу (добровольная корректировка снижает риски увеличения штрафов); при спорных позициях подготовить аргументированное объяснение и ссылки на судебную практику (при наличии) или обратиться к налоговому консультанту/юристу.

Если нужно, подготовлю шаблон служебной записки/реестра участников и чек-лист документов для подтверждения расходов по сумме (\,1\,200\,000) руб.