Слабые места внутреннего контроля (кратко):
- Отсутствие разделения обязанностей: один и тот же сотрудник формирует, подписывает и выдает наличные по ордерам.
- Отсутствие или формальная проверка первичных документов (копии, соответствие счетам, подтверждение получения товаров/услуг).
- Нет стандарта на внешний вид/номерную нумерацию ордеров и контроля целостности (пустые строки, исправления).
- Ненадёжное хранение кассы и документов, отсутствие журналов входа/выхода.
- Редкие и/или предсказуемые инвентаризации кассы; отсутствие внеплановых проверок.
- Нечёткая ответственность за расходование средств, отсутствие отчётности по подотчётникам.
- Отсутствие сверок с регистрами бухгалтерии и банком, слабый контроль исправлений в учёте.
Превентивные контрольные мероприятия:
- Разделение обязанностей: отдельно — инициатор заявки, лицо, выдающее наличные, и лицо, утверждающее расход. Нельзя, чтобы одна персона выполняла более двух функций.
- Формализовать образец расходного ордера с обязательными реквизитами: номер, дата, получатель, назначение, основание (копия счета/накладной), подписи (инициатор — проверяющий — кассир). Запрет исправлений — только аннулирование и переоформление.
- Нумерация и учёт ордеров: вести журнал поступления и использования ордеров; контроль пропусков номеров.
- Лимиты на суммы выдачи: установить лимит единовременной выдачи и лимит на одного получателя в месяц; пример — максимальная выдача = ${\text{лимит}}_1$, месячный лимит = ${\text{лимит}}_2$.
- Требование подтверждающих документов для каждого ордера: товарная накладная, акт выполненных работ, подписи получателя и утверждающего.
- Предварительное одобрение крупных расходов уполномоченным лицом или комиссией.
- Обучение сотрудников правилам оформления и ответственности за подложные документы; ответственность дисциплинарная/уголовная с доведением до сведения персонала.
- Безопасное хранение кассы и документов: сейф, журнал доступа, ограниченный круг доступа.
Детективные (выявляющие) мероприятия:
- Ежедневные/еженедельные сверки кассы: сравнение фактической кассы с учётом и суммой выданных ордеров; формула расхождения:
$\text{Разница}={\text{Касса}}_{учетная}-{\text{Касса}}_{фактическая}$.
Процент недостачи:
$\%\text{Недостача}=\frac{\text{Недостача}}{\text{Выдано за период}}\times 100\%$.
- Регулярные внезапные (неанонсированные) инвентаризации кассы и проверка оригиналов первичных документов.
- Сверка реестра выданных ордеров с приходными документами поставщиков и платёжными поручениями при безналичных расчетах.
- Аналитические процедуры: мониторинг аномалий — множество ордеров одинаковой суммы/назначения, частые выдачи одному получателю, последовательные номера ордеров, большие исправления в документах.
- Внутренний аудит/ревизия с отбором выборки ордеров для проверки законности и наличия подтверждающих документов.
- Контроль исправлений и аннулирований: анализ по сериям аннулированных/переделанных ордеров.
- Отчётность подотчётных лиц: сроковые отчёты с возвратом неиспользованных сумм и оригиналами чеков; санкции за непредставление.
- Кросс‑проверки: согласование данных кассы с бухгалтерией и, при необходимости, с поставщиками (подтвердить факт поставки/оказания услуг).
Практические параметры и пороговые значения (рекомендации):
- Периодичность сверок: ежедневные (касса), еженедельные (малые учреждения) и ежемесячные отчёты. Внезапные проверки — не реже одного раза в квартал.
- Порог для внеплановой проверки: обнаружение расхождения $\ge T\%$, где рекомендованный $T=0,5\%$ или абсолютная сумма, например $\ge$ $\text{10000 руб.}$.
- Ведение показателей эффективности контроля: доля проверенных ордеров в выборке, число аннулированных/подозрительных ордеров, среднее время согласования.
Внедрение и сопровождение:
- Оформить документ «Положение по выдаче наличных на хозяйственные нужды» с перечисленными контролями и санкциями.
- Назначить ответственных (кассир, контролёр, руководитель) и регистрировать исполнение процедур.
- Внедрить регулярный внутренний аудит и отчётность о проделанных проверках руководству.
Кратко: устранить изложенные слабые места, внедрить жёсткую сегрегацию обязанностей, формализовать и централизовать оформление ордеров, усилить документальную проверку и ввести регулярные и внезапные сверки с количественными порогами ($\%$ и суммы) для автоматического запуска расследований.