Роль внутреннего контроля
- Предотвращение (deterrence): ясные правила и видимый контроль снижают мотивацию к хищению.
- Выявление (detection): регулярные сверки и отчёты быстро обнаруживают отклонения.
- Коррекция и ответственность: процедуры дают доказательства и позволяют корректировать ошибки/мошенничество, назначать ответственность и принимать дисциплинарные/правовые меры.
Ключевые механизмы: разделение обязанностей, авторизация операций, физическая защита наличности, независимые сверки и журналы/логи операций.
Контрольные процедуры (минимум $3$; рекомендуется $5$)
1) Разделение обязанностей
- Цель: исключить возможность одного лица контролировать приём, учёт и сдачу наличных.
- Шаги: кассиры принимают продажи; другой сотрудник или менеджер формирует и подписывает банкоматные/сберегательные депозиты; бухгалтер делает независимую сверку банковских выписок.
- Ответственность: менеджер смены обеспечивает соблюдение; бухгалтер проводит контроль.
2) Ежесменная сверка кассы и отчёт POS
- Цель: немедленное выявление недостач/переплат.
- Шаги: каждый кассир считает кассу при сдаче смены и формирует отчёт POS; менеджер проверяет фактический остаток против отчёта и подписывает акт расхождений.
- Частота: при каждой смене ($каждая$ смена).
- Контроль: порог допустимого расхождения (например, $\pm 100$ условных ед.) — превышение требует расследования.
3) Ежедневные инкассации/внесение в банк
- Цель: минимизировать объём наличности на площадке, уменьшить риск кражи.
- Шаги: крупные суммы сдавать в банк или инкассаторам ежедневно; использовать сейф с ограниченным доступом и журналом выдач.
- Период: не позднее $24$ часов после закрытия.
4) Независимые сверки и выборочные внеплановые инвентаризации
- Цель: обнаружить сокрытые схемы и систематические манипуляции.
- Шаги: бухгалтер/аудитор выполняет независимую сверку кассовых отчётов, банковских выписок и отчётов POS; проводить внезапные (неанонсированные) пересчёты касс минимум $1$ раз в месяц.
- Индикатор риска: повторяющиеся расхождения, частые «кредиты»/«возвраты» у одного кассира.
5) Контроль доступа и журналирование в POS/кассовой системе
- Цель: обеспечить прослеживаемость действий и предотвратить фальсификацию отчётов.
- Шаги: каждому сотруднику уникальный логин; права по принципу наименьших привилегий; ведение логов изменений и регулярный обзор аварийных/исправительных операций; смена паролей через каждые $90$ дней.
- Контроль: проверка аномалий (например, действия вне смены).
6) Физические и мониторинговые меры (CCTV, сейфы, ограниченный доступ)
- Цель: снизить возможность кражи и обеспечить доказательства при инцидентах.
- Шаги: установка камер над областями с наличностью; хранение крупных сумм в сейфе с журналом доступа; время-задержка на сейфах для крупных сумм/инкассации.
Краткие показатели эффективности контроля
- Время до выявления расхождения (цель \< $24$ часов).
- Количество случаев недостач в месяц (должно стремиться к $0$).
- Доля касс с повторными отклонениями (мониторить и вмешиваться при росте).
Реализация: документировать процедуры, обучить персонал, назначить ответственных за контроль и обеспечивать регулярный внутренний аудит — это существенно снижает вероятность мошенничества с денежными средствами.