Цель: снизить вероятность и быстро выявлять мошенничество в кассе, по кредиторской задолженности и при возвратах товаров через организацию процессов, разграничение обязанностей и контрольные проверки.
1) Общие принципы
- Разграничение обязанностей: приемка — оформление — учет — выплата/возврат — согласование. Ключ: одна и та же роль не выполняет одновременно операции оплаты и учета.
- Политики и лимиты подписей: письменные правила по авторизации операций и лимиты платежей/возвратов.
- Документированность и журнализация всех операций; резервное хранение копий (скан/электронный реестр).
- Внутренняя проверка и внешняя сверка с банком/поставщиками не реже установленного периода.
2) Контроль по кассе (кассовая дисциплина)
Ключевые процедуры:
- Ответственный кассир и кассовая книга/автоматизированный POS с отдельными учетными записями.
- Ежедневная сдача выручки и инкассация в банк: наличные не хранятся свыше установленного лимита.
- Ежедневные/сменные отчеты и подписание менеджером.
- Еженедельная или внезапная инвентаризация кассы (кассовая ревизия) третьим лицом.
- Разделение операций: прием денег, ведение учета и инкассация — разные сотрудники.
- Кассовые операции по чекам/возвратам с обязательным сопроводительным документом (кассовый ордер, заявление клиента, акт приёма возврата).
- Периодическая сверка POS-отчетов с Z-отчетами и банковскими выписками.
Показатели эффективности (KPI):
- Процент смен с расхождением: $\frac{\text{Кол-во смен с расхождением}}{\text{Общее кол-во смен}}\times 100\%$.
- Средняя сумма кассовой недостачи: $\frac{\text{Сумма недостач за период}}{\text{Кол-во выявленных случаев}}$.
- Время между операцией и зачислением в банк (среднее): целевое — не более $24$ часов.
3) Контроль по кредиторской задолженности (оплаты поставщикам)
Ключевые процедуры:
- Централизованный реестр поставщиков (master data) с контролем изменений и верификацией реквизитов.
- Правило «$3$-стороннее сопоставление»: заказ — накладная — счет-фактура/счет перед оплатой.
- Платежи по утвержденному платежному графику; единственный сотрудник формирует платёжные поручения, другой их подписывает/утверждает.
- Ограничение банковских доступов и многофакторная авторизация платежей.
- Предопроверка на дублированные счета и совпадение реквизитов с реестром.
- Ручные/внеплановые платежи только по письменному обоснованию и одобрению руководителя.
- Регулярная сверка реестра кредиторов и выписок поставщиков (statement reconciliation).
Показатели эффективности (KPI):
- Доля платежей, прошедших $3$-стороннюю сверку: $\frac{\text{Платежи с 3-сторонней сверкой}}{\text{Общее кол-во платежей}}\times 100\%$.
- Кол-во и сумма дублирующих/ошибочных платежей за период.
- Среднее время согласования счета: целевое — не более $X$ рабочих дней (указать значение по политике компании).
- DPO (Days Payable Outstanding): $\text{DPO}=\frac{\text{Средняя кредиторская задолженность}}{\text{Себестоимость продаж за период}}\times 365$.
4) Контроль при возвратах товаров
Ключевые процедуры:
- Формализованная политика возвратов (сроки, причины, состояние товара, документация).
- Возвраты оформляются документом (акт/товарная накладная + заявление клиента) и требуют одобрения менеджера по возвратам.
- Обязательная проверка состояния товара ответственным сотрудником (акт приемки на склад).
- Разграничение: лицо, принимающее возврат, не имеет права одновременно оформлять кредит-ноту или делать возвратные платежи.
- Кредит-ноты и возвратные платежи только после положительной проверки и с указанием исходного документа продажи.
- Учет возвратов в отдельной карточке/журнале и периодическая сверка с POS/складом.
Показатели эффективности (KPI):
- Уровень возвратов: $\frac{\text{Сумма возвратов}}{\text{Выручка за период}}\times 100\%$.
- Доля возвратов с отсутствующими/недостаточными документами: $\frac{\text{Кол-во возвратов без документов}}{\text{Общее кол-во возвратов}}\times 100\%$.
- Среднее время от запроса возврата до решения (целевое — не более $Y$ рабочих дней).
- Кол-во возвратов по одному клиенту/сотруднику (аномалии).
5) Мониторинг и реагирование
- Периодические выборочные проверки (внезапные ревизии кассы, сверки поставщиков, проверки возвратов).
- Аналитика аномалий: сравнение KPI по периодам, по точкам продаж, по сотрудникам. Настроить правила оповещений при аномалиях (высокие возвраты, частые недостачи).
- Расследование инцидентов: фиксированные сроки на первичное расследование и документирование выводов и корректирующих мер.
- Обучение персонала и ротация ключевых позиций.
6) Пример набора целевых порогов (пример, адаптировать под предприятие)
- Расхождение в кассе в смене: допустимо не более $0,5\%$ от выручки смены.
- Доля платежей без $3$-сторонней сверки: цель — $0\%$, допускается не более $5\%$ при особых случаях.
- Уровень возвратов: целевой максимум $2\%$ от выручки (отраслевой ориентир).
Заключение: внедрить контрольные процедуры, упомянутые выше, назначить ответственных, отслеживать KPI и проводить регулярные ревизии. Адаптировать пороги и частоту проверок под объем и риск бизнеса.