Кратко и по делу.
1) Величина расхождения
- Учёт: $5000$ ед., фактически: $4600$ ед.
- Недостача по количеству: $\Delta q=5000-4600=400$ ед.
- Стоимость недостачи: $\Delta =c\cdot \Delta q$, где $c$ — себестоимость (или цена учёта) одной единицы.
2) Возможные причины
- Кражи/хищения (со стороны персонала или третьих лиц).
- Порча, брак, просрочка, утеря при хранении/перемещении.
- Ошибки учёта: неверные приходные/расходные документы, неверные остатки в базе, дублирование/пропуск операций.
- Неправильное штрихкодирование/сборка (единицы учтены неверно).
- Товары в процессе перемещения/на консигнации/у поставщика, не отнесённые в учёт.
- Невозвраты клиентов, не оформленные документы.
3) Документы, необходимые для оформления
- Акт инвентаризации и акт на недостачу/списание.
- Объяснительные записки сотрудников, при необходимости — приказ о материальной ответственности.
- При подозрении на хищение — заявление в полицию, материалы проверки.
- Накладные, журналы приходов/расходов, карточки складского учёта.
4) Типичные бухгалтерские проводки (на сумму $\Delta$)
- Первично списание обнаруженной недостачи:
Дт $94$ «Недостачи и потери от порчи ценностей» / Кт $41$ «Товары» — сумма $\Delta$.
- Если виновные установлены и сумма предъявляется к взысканию с работников:
Дт $73$ «Расчёты с персоналом по прочим операциям» / Кт $94$ — $\Delta$.
При получении возмещения: Дт $50$ или $51$ / Кт $73$ — фактически полученная сумма.
- Если виновные не установлены или добыча не подлежит взысканию (безнадёжно):
Дт $91$ субсчет «Прочие расходы» / Кт $94$ — $\Delta$ (или напрямую Дт $91$ / Кт $41$ в зависимости от политики предприятия).
- Если недостача вызвана порчей, списывают по результатам экспертизы аналогично через $94$ с последующим отражением в прочих расходах.
(Номера счетов приведены в общепринятой российской практике; возможны отличия по учетной политике компании.)
5) Влияние на отчетность
- Баланс: запасы (строка «Товары») уменьшатся на $\Delta$.
- Отчёт о прибылях и убытках: при признании недостачи как прочих расходов увеличатся расходы на $\Delta$, снизится прибыль. Если возмещение получено — доход/уменьшение расходов при получении возмещения.
- В примечаниях целесообразно отражение существенных причин и результатов инвентаризации.
6) Налоговые последствия
- Налог на прибыль: расходы, связанные с недостачей, как правило, признаются для целей налогообложения при наличии документального подтверждения (акт инвентаризации, объяснения, материалы проверки) и если расход экономически обоснован. При возмещении сумма уменьшает налоговые расходы (коррекция налоговой базы). При спорных случаях налоговая может оспорить признание — храните документы и при необходимости заявление в полицию/акт о неустановленных лицах.
- НДС: само по себе списание товаров в результате недостачи обычно не ведёт к возникновению НДС к уплате (нет реализации). Если при покупке был принят к вычету входной НДС, то обычно корректировать этот вычет при таком списании не требуется, но требуются документы; детали зависят от конкретной ситуации — проконсультируйтесь с налоговым консультантом.
- Если фирма на спецрежиме (УСН, ЕНВД и т.п.), последствия и оценка расходов отличаются — см. налоговое регулирование по режиму.
7) Рекомендации по действию
- Оформить акт инвентаризации и акт на списание/недостачу.
- Собрать объяснительные, при необходимости — возбудить проверку/полицию.
- В зависимости от результата оформить проводки: через $94$ → либо перевод в $73$ (взыскание), либо в $91$ (безнадёжно).
- Уточнить учетную политику и проконсультироваться с бухгалтером/налоговым консультантом по вопросам НДС и признания расходов для налога на прибыль.
- Исправить учётные карточки, складскую систему и при необходимости внедрить контрольные меры (охрану, видеонаблюдение, учёт по партиям).
Если нужно, могу привести пример проводок с конкретной стоимостной суммой — укажите себестоимость единицы $c$ или общую стоимость недостачи.