Краткое описание дилеммы:
Начальник отдела снабжения получает подарки от поставщика — это потенциальный конфликт интересов и риск коррупции/приоритизации поставщика вопреки интересам организации. Главный бухгалтер должен действовать в рамках принципов кодекса этики: честность (integrity), объективность, профессиональная компетентность и должная забота, конфиденциальность и профессиональное поведение.
Рекомендуемые профессиональные и дисциплинарные шаги (последовательно и аккуратно):
$1$ Сбор фактов и документирование: зафиксировать что, когда, кем и в каком виде получались подарки; собрать подтверждающие документы (письма, фотографии, записи приемки, свидетели), избегая незаконного доступа к личной информации.
$2$ Оценка существенности и риска: определить предполагаемый характер подарков (ценность, регулярность), возможное влияние на конкурентность закупок и финансовые решения.
$3$ Проверка внутренней политики и законодательства: сверить ситуацию с корпоративной политикой по подаркам/конфликтам интересов, антикоррупционными требованиями и применимыми законами (антикоррупция, налоговые нормы).
$4$ Конфиденциальная консультация: при необходимости проконсультироваться с юристом организации, службой комплаенс/внутреннего контроля или начальством (если начальство не вовлечено), либо использовать анонимные каналы (горячая линия).
$5$ Уведомление уполномоченного уровня: донести информацию до руководства, дирекции по комплаенс/внутреннего аудита или наблюдательного органа (ревизионная комиссия/совет директоров), в соответствии с корпоративной процедурой эскалации.
$6$ Самоотвод и объективность: при подготовке материалов по делу главный бухгалтер должен обеспечить объективность, избегая конфликта интересов; по возможности временно не участвовать в решениях, связанных с данным поставщиком.
$7$ Инициирование расследования: инициировать или содействовать внутреннему расследованию (внутренний аудит, комплаенс) с сохранением доказательств и соблюдением процедур справедливости для обвиняемого.
$8$ Применение дисциплинарных мер: на основании результатов расследования рекомендовать меры, соответствующие политике — предупреждение, выговор, дисциплинарное взыскание, перевод, отстранение или увольнение; при доказанном взяточничестве — передача материалов в правоохранительные органы.
$9$ Сообщение профессиональному органу: если кодекс профессиональной организации требует, уведомить соответствующую профессиональную ассоциацию о грубом нарушении этики (при необходимости).
$10$ Защита информатора и предотвращение преследований: обеспечить защиту лица, сообщившего о нарушении, в соответствии с политикой whistleblower.
$11$ Корректирующие меры и контроль: предложить и внедрить меры для предотвращения повторения (политика по подаркам, реестр подарков, обучение сотрудников, усиление процедур закупок и ротации поставщиков, независимые проверки).
$12$ Документирование итогов: закрепить результаты расследования, принятые меры и рекомендации по улучшению контроля в письменном отчёте.
Ключевые принципы при действиях бухгалтера: действовать честно и объективно, сохранять конфиденциальность до завершения проверки, соблюдать корпоративные и правовые процедуры эскалации, не предпринимать самосудных действий и не разглашать необоснованные обвинения.