Цель: снизить ручную рутину, ускорить обработку и повысить точность и контроль при учёте счетов поставщиков.
Какие бизнес‑процессы включить в робота
- Приём счётов: сбор из e‑mail, портала, EDI и сканирование бумажных (OCR/IDP).
- Экстракция данных: распознавание полей (поставщик, дата, сумма, НДС, номер заказа). Включить ML‑верификацию и confidence score.
- Валидация формальных правил: проверка реквизитов, формата ИНН/КПП, наличия НДС‑ставки.
- Сверка с заказами и поступлениями: 2‑way/3‑way matching (с PO и GRN).
- Классификация и кодирование: автоматическое назначение счета по GL/центру затрат по правилам.
- Маршрутизация на утверждение: автоматический workflow в зависимости от суммы/статуса.
- Постинг в ERP: создание документов и проводок по утверждённым счетам.
- Планирование платежей: передача в модуль платежей/банк по расписанию.
- Архивация и хранение: сохранение изображения и метаданных в ECM/архиве.
- Уведомления и отчёты: оповещения контрагентов/ответственных, ежедневные сводки.
- Логирование и аудит: записывать все действия робота и входные данные.
Какие исключения оставить на ручной контроль (примеры и критерии)
- Суммы выше порога: все счета свыше порога требуют ручной проверки, например $10000$ или организационно согласованного.
- Несовпадение по 3‑way match: если расхождение суммы/количества или нет GRN — ручная обработка.
- Непонятные/нечеткие данные OCR (confidence ниже порога, например $<80\%$).
- Нет PO или договорных условий для обязательных по правилу операций (non‑PO invoices).
- Споры/кредит‑ноты, корректировки, возвраты, частичные поставки.
- Подозрение на дублирование или мошенничество (робот помечает).
- Изменение реквизитов поставщика или новые поставщики — ручная верификация KYC.
- Налоговые/правовые исключения (налоги, экспорт/импорт, специальные контракты).
Как организовать внутренний контроль за роботом
- Роли и ответственность: назначить владельца RPA, владельца процесса (бизнес), команду поддержки (IT/DevOps), службу контроля качества.
- Принцип разделения обязанностей: робот не должен совмещать полномочия, требующие контрольной подписи; критические действия требуют ручного утверждения или двухфакторной подписи.
- Журналирование и незапираемая история: хранить полный audit trail с входными документами, решением робота и метками времени. Логи доступны аудитору.
- Метрики и мониторинг: отслеживать KPI — время обработки, доля автоматизации, процент ошибок; примеры: автоматизация $>90\%$, точность извлечения $>95\%$.
- Система оповещений и дашборды: уведомления о ошибок/исключениях/падениях робота в реальном времени.
- Управление доступом и секретами: хранение учётных данных в безопасном хранилище (vault), принцип наименьших привилегий.
- Контроль изменений: ветвление кода, тестовый стенд, регрессионное тестирование, утверждение релизов бизнесом и ИБ.
- Регулярные сверки и контрольные процедуры: ежедневные/еженедельные сверки сумм и количества обработанных счетов между роботом и ERP; ежемесячные выборочные аудиты.
- Обработка исключений и SLA: очередь исключений с SLA на ручное разрешение (например $24$ часа для приоритетных).
- Процедуры восстановления и аварийного плана: бэкап конфигураций, план отката, резервные ручные процессы.
- Непрерывное улучшение: сбор обратной связи от суперпользователей, дообучение ML‑моделей, обновление правил.
- Документация и регламенты: runbook для операторов, список кейсов исключений и контакты эскалации.
- Внешний и внутренний аудит: периодические ревизии процессов и логов (включая выборочный контроль документов).
Короткие практические рекомендации
- Начать поэтапно: автоматизировать простые сценарии (PO‑matched, low‑risk), затем расширять.
- Задать чёткие пороги для ручной проверки и пересматривать их по результатам KPI.
- Реализовать human‑in‑the‑loop для исправления ошибок OCR с подачей данных в модель (feedback loop).
Если нужно, могу предложить шаблон стадий проекта (фазы, роли, пример порогов и список метрик).