Цель: обеспечить сохранность и правильность учета денежных средств, соблюдение бюджетного и кассового законодательства и прозрачность поступлений в условиях госучреждения.
Краткий план внутреннего контроля (с пояснениями)
1) Основные риски
- неучтенные или неверно классифицированные поступления (платные услуги, добровольные пожертвования, целевые средства);
- хищения/потери наличных при приеме, хранении и инкассации;
- нарушение целевого использования средств;
- недостаточная отчетность и несвоевременные перечисления в банк/казну.
2) Принципы и лимиты
- установить лимит кассы (фактический остаток) — например, $L$ (рекомендация: $L=$ $30000$ руб., адаптировать по учреждению);
- все поступления регистрировать немедленно и выдавать документ-основание (приходный ордер/кассовый чек/ККТ);
- целевые средства хранить и учитывать отдельно по субсчетам/статьям.
3) Разделение обязанностей
- кассир принимает и выдает наличные, ведет кассовую книгу и ежедневно закрывает кассу;
- главный бухгалтер/контролер проверяет закрытие, подписывает отчеты и отвечает за перечисления;
- руководитель утверждает лимиты и крупные операции;
- инкассатор/банк осуществляет вывоз/зачисление наличности.
Требование: ключевые операции (прием денег, учет, инкассация/перечисление) выполняют минимум $2$ разных лица.
4) Процедуры приема и учета
- при приеме платежа: проверка документов плательщика → оформление приходного ордера/чека ККТ → регистрация в журнале поступлений (электронно/бумажно) немедленно;
- все кассовые операции фиксировать в кассовой книге и в учетной системе не позднее конца рабочего дня (ежедневно — $1$ раз в день);
- при поступлениях целевых средств — указывать назначение, источник и документ-основание, вести отдельный реестр.
5) Хранение и безопасность
- хранение наличности в сертифицированном сейфе/кассовом шкафу, доступ только у уполномоченных (не более $2$ ответственных одновременно);
- два ключа/комбинация: один у кассира, второй у руководителя/ответственного лица;
- регламент по страхованию и противопожарной безопасности.
6) Инкассация и перечисления в банк
- инкассация/перечисление: ежедневно ($1$ раз в день) или по достижении лимита кассы $L$;
- минимальный срок хранения наличности в кассе не должен превышать установленного (рекомендация: сутки для общей практики);
- документирование инкассации (наряд, акты приема-передачи).
7) Авансы и подотчетные лица
- выдача под отчет по заявке, с утверждением руководителя; срок отчетности не более $5$ рабочих дней;
- обязательные подтверждающие документы (чеки, акты выполненных работ); при отсутствии — удержание из следующей выдачи/инициация расследования.
8) Контрольные процедуры и сверки
- ежедневное кассовое закрытие и сверка остатка (ежедневно — $1$ раз в день);
- ежемесячные сверки кассовой книги с бухгалтерскими счетами и банковскими выписками (ежемесячно — $1$ раз в месяц);
- квартальные проверки исполнением правил приема и хранения наличности (ежеквартально — $1$ раз в квартал);
- внутренний аудит/ревизия — ежегодно ($1$ раз в год) или по рискам/сигналам.
9) Обработка расхождений и инцидентов
- порог регистрации инцидента: расхождение свыше абсолютного значения $T$ или относительного $P\%$. Рекомендация: $T=$ $1000$ руб., $P=$ $0.5\%$;
- расхождение выше порога — немедленное сообщение главному бухгалтеру и руководителю, начало проверки в течение $3$ рабочих дней;
- результаты проверки документировать и при необходимости передавать в контролирующие органы.
10) Учет целевых и ограниченных поступлений
- отдельные регистрационные книги/счета для платных услуг, пожертвований, грантов;
- отдельная отчетность по целевым средствам с указанием источника, назначения и подтверждающих документов;
- запрет на использование целевых средств на иные нужды без письменного разрешения уполномоченного органа.
11) Технические и ИТ‑контроли
- использование фискальной контрольно‑кассовой техники (ККТ) с сохранением данных и ежедневной выгрузкой;
- разграничение прав доступа в учетной системе, журнал изменений и резервное копирование;
- электронный журнал поступлений с контролем уникальности номеров документов.
12) Обучение и регламенты
- разработать регламент кассовых операций и инструкции для сотрудников;
- обязательные инструктажи при приеме на работу и периодические обучения (минимум $1$ раз в год).
13) KPI и мониторинг эффективности
- целевые показатели: доля положительных проверок, количество расхождений в месяц, среднее время перечисления в банк;
- пример целевых значений: расхождения < $0.1\%$ от совокупных поступлений; перечисление в банк в течение $1$ рабочего дня при превышении лимита.
14) Внедрение и периодический пересмотр
- стартовая оценка и разработка регламентов — $1$–$2$ недели;
- обучение персонала и внедрение процедур — $2$–$4$ недели;
- ежегодный пересмотр рисков и регламентов (ежегодно — $1$ раз в год).
Рекомендация: адаптировать предложенные лимиты ($L$, $T$, $P\%$) к размерам учреждения и требованиям контролирующих органов; зафиксировать все процедуры в локальном регламенте и обеспечить документальную ответственность.