Проводки (варианты, сумма $120000$ руб.):
- Вариант через счет для недостач:
- Дт $94$ «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кт $41$ «Товары» — $120000$.
- При закрытии в отчетности: Дт $91.2$ «Прочие расходы» — Кт $94$ — $120000$.
- Вариант одной проводкой (обычно применяется на практике):
- Дт $91.2$ «Прочие расходы (убытки от кражи)» — Кт $41$ «Товары» — $120000$.
При установлении виновного сотрудника / требовании возмещения:
- Отражение требования: Дт $73$ «Расчеты с персоналом (прочие)» — Кт $91.2$ (или Кт $94$, если сумма ещё на счёте $94$) — сумма возмещения.
- Получение возмещения: Дт $50$/$51$ — Кт $73$.
При получении страхового возмещения:
- Начисление требования к страховщику: Дт $76$ — Кт $91.1$ «Прочие доходы» (или иное подходящее бух. назначение).
- Получение денег: Дт $51$ — Кт $76$.
Необходимые документы (для учета и налоговой защиты):
- акт инвентаризации, акт на списание, приказ на списание; протокол комиссии; заявление/сообщение в полицию с номером уголовного дела; материалы служебной проверки; документы по страхованию; при наличии — документы о взыскании с работника.
Меры внутреннего контроля (рекомендуемые, кратко):
- регулярные и внеплановые инвентаризации; протоколы и комиссии;
- разграничение функций (приёмка, хранение, отпуска товаров) и сопоставление ответственных;
- видеонаблюдение, контроль доступа на склад; учёт входящих/исходящих документов;
- кросс-проверки остатков в учете и фактических запасов, автоматизация учёта (сканеры, WMS);
- правила хранения ценностей, лимиты остатков, порядок приема/отпуска по нарядам;
- регламент действий при выявлении кражи (сбор доказательств, опросы, обращение в полицию, уведомление страховщика);
- обучение персонала и контроль соблюдения процедур.
Налоговые последствия (основные моменты):
- Налог на прибыль: расходы по списанным товарам могут быть признаны в целях налогообложения при наличии надлежащих документов (акт списания, материалы служебной проверки/полиции, подтверждение принятия мер по предотвращению хищений); отсутствие таких подтверждений повышает риск оспаривания налоговым органом и признания расхода неподтверждённым.
- НДС: утрата товара вследствие кражи сама по себе не порождает НДС-обязательства (налога на реализацию). Если при покупке был предъявлен входной НДС и вы его ранее приняли к вычету, важно иметь комплект документов (счета-фактуры, акты, заявление в полицию) для защиты вычета; в отдельных случаях налоговики могут оспорить вычет при отсутствии доказательств реального наличия товара или его утраты по криминальному факту.
- Страховое возмещение уменьшает налогово-учетную сумму убытка (если страховая выплата получена — уменьшение расходов в части возмещения).
- Взыскание с сотрудника также влияет: если взыскание получено после признания расхода, поступление отражается как прочие доходы/восстановление расходов (снижение ранее признанного убытка).
Рекомендация: при списании таких сумм обеспечить полный комплект первичных и внешних подтверждающих документов (полиция, служебная проверка, акты инвентаризации, страховые документы). При сомнениях согласовать проводки и налоговую позицию с вашим налоговым консультантом или аудитором.