Критерии для определения перехода фрагмента текста из нейтрального стиля в официальный в деловом электронном письме:
- Обращение и титулы: присутствуют формальные обращения (например, «Уважаемый(ая)», «Господин/Госпожа», фамилия с инициалами) — признак официальности; отсутствие или имена на «ты/имя» — нейтрально.
- Открывающая и закрывающая формулы: явные формулы в начале («Довожу до вашего сведения», «Сообщаем» и т. п.) и формальные прощания/подписи с должностью — официальный стиль; короткое «Здравствуйте», «Спасибо» без должности — нейтрально.
- Лексика и терминология: употребление официально-деловой лексики, юридических или отраслевых терминов и канцеляризмов — официальный; бытовая, разговорная или простая деловая лексика — нейтральная.
- Грамматическая структура: длинные сложноподчинённые предложения, пассивные конструкции, номинализации — смещение в официальность; короткие простые предложения — нейтральность.
- Форма выражения требований и поручений: прямые формулировки типа «прошу», «требуется», «необходимо обеспечить», указания сроков и ответственных — официальный тон; предложения и просьбы в более мягкой форме — нейтральный.
- Степень конкретности и однозначности: высокая точность формулировок, ссылки на нормативы, пункты договоров, точные сроки и суммы — официальный; расплывчатые формулировки и ориентировочные данные — нейтрально.
- Упоминание документации и ссылок: прямые указания на приложения, приказы, протоколы, номера документов — официальный; отсутствие ссылок или упоминаний — нейтрально.
- Форматирование и оформление: официальное структурирование (номера пунктов, заголовки, выделенные сроки, вложения), формальная подпись с контактами и реквизитами — официальный; простой свободный текст без структурных меток — нейтральный.
- Отношение к собеседнику: употребление «вы» в формальном регистрационном значении и отсутствие фамильярности; при обращении на «ты» или дружеском стиле — нейтрально.
- Эмоциональная окраска: отсутствие эмоциональных восклицаний и оценочных слов, нейтрально-информативный тон — официальный; выражение эмоций, эмодзи, разговорные вставки — нейтрально/неформально.
Практическое правило перехода: если фрагмент содержит одновременно несколько признаков официальности (обращение с титулом или формальная вводная формула, формулировки требований/сроков или точные ссылки на документы, официальная подпись/реквизиты), он считается переходящим в официальный стиль.