В официальных документах правила написания чисел зависят от контекста и специфики документа. Однако существует несколько общих рекомендаций:

Числительные до десяти: Обычно числа от одного до десяти (включительно) рекомендуется писать словами. Например: "три человека", "пять документов".

Числительные от десяти и выше: Числа 11 и выше, как правило, пишутся цифрами. Например: "15 участников", "25 страниц".

Смешанная запись: В случаях, когда в одном предложении используются как числа до десяти, так и числа от десяти и выше, можно использовать цифры для всех чисел, чтобы избежать путаницы. Например: "В конференции участвуют 3 и 15 слушателей".

Финансовые документы: В финансовых и расчетных документах сумму обычно пишут цифрами и дополнительно фиксируют словами для исключения ошибок. Например: "1000 (Одна тысяча) рублей".

Точные данные: В случаях, когда необходима высокая точность (например, в научных или технических документах), предпочтение отдается записи цифрами.

Правила стиля: В некоторых учреждениях или для конкретных типов документов могут быть введены свои стилистические правила, поэтому лучше уточнять эти тонкости в внутренних регламентах.

В общем, использование слов или цифр имеет своей целью обеспечить ясность и избежать неоднозначности в интерпретации данных, что особенно важно в официальных документах.