Кратко по сути: получение 5 000 000 руб. целевого финансирования и фактическое использование 600 000 руб. на непрямые (административные) расходы требует проверки — эти расходы предусмотрены бюджетной росписью/положением о целевом финансировании или нет. В зависимости от этого возможны 2 базовых варианта действий и соответствующие коррективы в учёте.

Нормативная база, которой опираться

Бюджетное законодательство и локальные нормативы по целевому финансированию (Положение об использовании целевых средств, приказ Минфина по бюджетному учёту);Условия целевого финансирования в распоряжении/договоре (целевые статьи/коды расходов, допустимые виды затрат);Внутренние положения учреждения (инструкции по целевым средствам, ответственность за использование).

Проверка: допустимы ли административные расходы?

Если в условиях финансирования (или в утверждённой росписи/плане расходов по программе) административные/накладные расходы предусмотрены — расходы допустимы.Если такие расходы не предусмотрены — расход квалифицируется как нецелевое использование средств и требуется возврат/взыскание.

Учетные действия и пример проводок (универсальные наименования счетов; подставьте номера/субсчета по вашему Плану счетов бюджетного учёта)

A. При поступлении средств

Дт «Денежные средства на расчетном счёте» — Кт «Целевое финансирование (источник)» 5 000 000

B. Если 600 000 — допустимая статья расходов

При оплате административных расходов:
Дт «Расходы по госпрограмме (административные/накладные)» — Кт «Денежные средства на расчетном счёте» 600 000Одновременно/после: списание использованных средств из источника целевого финансирования (в зависимости от локальной схемы учёта):
Дт «Целевое финансирование (снижение остатка)» — Кт «Учёт использования целевых средств/доходы, связанные с использованием» 600 000В отчётности по целевому финансированию отразить использование по соответствующим статьям и сохранить документы-основания (накладные, акты, приказы).

C. Если 600 000 — не предусмотрены (нецелевое использование)
Шаги:
1) Оформление внутреннего акта/акта проверки о факте нецелевого использования, служебные записки, запросы к ответственным лицам.
2) Отражение факта в учёте и назначение порядка возврата:

Если учреждение обязано вернуть средства в бюджет/источник:
После оплаты (фактическая выплата денежными средствами уже сделана):
Дт «Расходы (фактические выплаты)» — Кт «Денежные средства на расчётном счёте» 600 000 (эта запись, скорее всего, уже сделана при оплате)Для отражения нецелевого использования и обязательства вернуть:
Дт «Счёт учёта нецелевого использования / внутренние расчёты (дебиторская задолженность виновных лиц)» — Кт «Целевое финансирование (или счёт источника)» 600 000
либо (чаще) — признание кредиторской задолженности перед бюджетом:Дт «Счёт выявленных нарушений / уменьшение использованных целевых средств» — Кт «Кредиторская задолженность перед бюджетом (возврат целевых средств)» 600 000После возврата средств в бюджет:
Дт «Кредиторская задолженность перед бюджетом (возврат)» — Кт «Денежные средства на расчётном счёте» 600 000
3) Если средства будут взысканы с виновных лиц (матответственность):Дт «Расчёты с виновными лицами (дебиторская задолженность)» — Кт «Прочие доходы/специальный счёт» (внутренняя аналитика) 600 000При взыскании — поступление денежных средств от сотрудника: Дт «Денежные средства» — Кт «Расчёты с виновными лицами».

Примечание: конкретные наименования счетов и их номера (субсчета) определяются планом счетов бюджетного учёта в учреждении; важно обеспечить аналитический учёт по целевым средствам и по кодам бюджетной классификации.

Отражение в отчетности

Отчёт об исполнении целевого финансирования (форма/раздел, предусмотренный для целевых средств) — показать фактическое использование по статьям и остатки;Приложить акт о нецелевом использовании и принимаемые меры (письменные объяснения, приказ о взыскании/возврате);Уведомить учредителя/источник финансирования и контролирующие органы, если того требуют правила по договору/распоряжению.

Риски нарушений внутреннего контроля и отчётности

Наличие факта нецелевого использования означает риск нарушения бюджетного законодательства (санкции, требование возврата средств).Возможные штрафные/дисциплинарные меры к должностным лицам; при существенном умышленном хищении — и уголовная ответственность.Риск замечаний в ходе проверок Счетной палаты, Минфина, внутреннего аудита и последующий отзыв/устранение финансирования.Недостаточная сегрегация обязанностей: одно лицо оформляет приём средств и оплату — высокий риск злоупотреблений.Слабый документооборот: отсутствие обоснований (договора, сметы, приказа) по расходам.Неправильная классификация расходов (ошибочные коды бюджетной классификации) — искажение отчётности.Несвоевременное отражение возврата/взыскания в учёте — искажение остатков и отчётов.

Практические рекомендации (что делать сейчас)

Срочно проверить условия целевого финансирования (договор/распоряжение, роспись).Собрать документы по этим 600 000 (платёжные поручения, договора, акты, приказы).Если расходы не предусмотрены — оформить акт о нецелевом использовании, инициировать требование о возврате и/или взыскание с виновных, отразить в учёте обязанность вернуть средства.Согласовать с учредителем/распорядителем средств порядок возврата и пути корректировки бюджетной росписи (при возможности).Провести внутреннюю проверку и усилить контроль (распределение обязанностей, предварительная экспертиза соответствия расходов целям, регулярные сверки и отчёты по целевым средствам).Проконсультироваться с финансовым отделом учредителя или аудиторами по конкретным проводкам и формам отчётности (чтобы правильно применить номера счетов и формы отчётов).

Если нужно, могу:

Составить пример конкретных бухгалтерских проводок с номерами счетов и субсчетов по Плану счетов вашего учреждения (укажите, какой План счёта вы используете),Подготовить типовую форму акта о нецелевом использовании и текст приказа/требования о возврате.