Приёмка
- Сопоставление поставки с заказом: проверка наличия PO, количество и ассортимент по накладной и фактической поставке; фиксация расхождений в WMS/ERP.
- «Слепой» приём (blind count) — сотрудник приёма считает товары, не видя ожидаемого количества в системе, затем сверяет с PO.
- Двухлинейная проверка: приёмщик + контролёр/старший смены подписывают акт приёмки при превышении порога стоимости. Порог задавать по категории (например, для В/А-товаров).
- Фотофиксация и штрихкод/RFID-сканирование каждой паллеты/ящика; взвешивание контрольное при сомнении.
- Регистрация повреждений и незапланированных остатков; блокировка спорных партий до разрешения.
Хранение
- Разделение зон: высокоценные товары отдельно в закрытых ячейках с ограниченным доступом.
- Четкая адресация и маркировка мест хранения, FIFO/FEFO правила.
- Ограничение доступа по ролям, доступ по карточкам и PIN, журнал доступа.
- Физические барьеры, охрана, CCTV с записью на срок, достаточный для расследований.
- Регулярный контроль температур/влажности для предотвращения списаний из-за порчи.
Отпуск (выдача)
- Отпуск только по утверждённым документам (заказ клиента, отгрузочная накладная), сформированным WMS/ERP; трёхсторонняя сверка: заказ — отгрузка — транспортная накладная.
- Пик-лист из WMS, сканирование при подборе и при упаковке; контрольная сверка упаковки упаковщиком и экспедитором.
- Ограничение полномочий на подтверждение отгрузки: менеджер склада не должен иметь полномочий на создание и оплату кредитов/возвратов.
- Выдача товара только после контроля документов на погрузке, фиксация номера машины/водителя, фото погрузки.
Инвентаризация
- Комбинация полного годового пересчёта и циклической инвентаризации: полный физический инвентарь $1$ раз в год; циклические подсчёты по ABC: A—еженедельно, B—ежемесячно, C—ежеквартально.
- Назначение ответственных лиц — независимые от приёма/отпуска; использование выборки по рисковым позициям.
- Автоматическое сопоставление результатов инвентаризации с учётом погрешностей; пороги расхождений, при превышении которых инициируется расследование.
- Документирование всех корректировок, обязательное утверждение руководством и бухгалтерией.
Разделение функций (Segregation of duties)
- Ключевое правило: лицо, принимающее товар, не должно:
1) оформлять оплату поставщику;
2) оформлять отгрузки клиентам;
3) вести учётный реестр/корректировки остатков.
- Пример ролей: приёмка, кладовщик/путаут, комплектовщик, контролёр качества, инвентаризатор, бухгалтер — все разные люди/подразделения.
- Утверждение корректировок запасов требует двух подписей: операционный менеджер + бухгалтер/аудит.
Цифровые средства контроля
- WMS интегрированный с ERP: единый учёт, автоматические проверки и журнал операций.
- Штрихкоды/RFID для сканирования при приёме, перемещении и отпуске; минимизация ручного ввода.
- CCTV с аналитикой (анализ аномалий поведения, ливит-аналитика по зонам).
- Система контроля доступов и логов: RBAC, двухфакторная аутентификация, аудит доступа, уведомления о смене прав.
- Автоматические тревоги: частые корректировки остатков, множественные отмены отгрузок, удалённые входы в пик-час — триггеры для проверки.
- Аналитика против аномалий (машинное обучение) для выявления подозрительных паттернов (например, непропорционально много списаний у сотрудника).
- Резервное хранение данных и контроль целостности (журналы неизменяемы, резервные копии).
Оставшиеся риски и способы минимизации
- Коллизия/сговор сотрудников (приёмник + водитель): риск — высокий. Минимизация: ротация персонала, разделение обязанностей, скрытые/внезапные аудиты, CCTV, социальные проверки при приёме на работу, а также наказательная и материальная ответственность.
- Манипуляция данными в системе (обход логов, фальсификация транзакций): применить RBAC, двухфакторную аутентификацию, неизменяемые журналы (write-once), регулярные независимые ИТ-аудиты и контрольные сопоставления «физика ↔ система».
- Кражи при транспортировке/передаче: усилить контроль на воротах, фото/видео погрузки, plombы и их учёт, проверки на маршруте, страхование грузов.
- Ошибки учёта/ложные списания из-за человеческого фактора: автоматизация сканированием, обучение персонала, контрольные сверки, пороговые проверки для ручных корректировок.
- Временные перекрытия ответственности (смены): строгие сменные журналы, перекрёстные проверки при передачи смены, контроль доступа по времени.
- Сложности с устареванием/повреждением товаров — скрытые списания: внедрить FEFO, контролировать сроки годности, отчетность по браку и списаниям с обязательным подтверждением факта списания (фото, акты).
Рекомендации по приоритетам внедрения
1. Внедрить WMS + штрихкод/RFID и RBAC (высокая отдача по снижению ошибок).
2. Процедуры приёма: слепой приём + фотофиксация.
3. Циклическая инвентаризация по ABC и пороговые тревоги.
4. CCTV+контроль доступа для зон с высокими рисками.
5. Независимые/внезапные аудиты и политика ротации персонала.
Кратко: сочетание строгих процедур (приёмка→хранение→отпуск→инвентаризация), чёткое разделение функций и автоматизация с аудиторскими журналами значительно снижает риск хищений; остаточные риски — в основном коллизия сотрудников и манипуляции с данными — минимизируются ротацией, независимыми проверками, неизменяемыми логами и аналитикой на аномалии.