Ключевые этапы подготовки данных
- Инвентаризация и профилирование данных: снять актуальные остатки, партии, серии, сроки годности, упаковки, единицы измерения (UoM), цены и связки товар–партия. Цель — понять полноту и качество данных.
- Очистка и нормализация: удалить дубликаты, унифицировать наименования, форматы дат, кодировку, единицы (приведение к единой UoM), исправить некорректные даты/сроки и нулевые цены.
- Сверка справочников: создать финальные мастер-данные (SKU, артикулы, сырьё, рецептуры/BOM, места хранения, контрагенты, партии/серии) и согласовать с бизнесом.
- Маппинг и трансформация: подготовить правила трансформации старой структуры в структуру ERP (карты кодов, UoM-конверсии, правила партионности и серийности, учёт веса/влажности).
- Подготовка остатков: агрегирование/разбиение по партиям, пересчет по стандартной UoM, назначение статусов (QC, quarantine, available), корректировка сроков годности и дат производства.
- Тестовые загрузки и сверки (pilot): выполнить несколько пробных миграций на тестовую среду, прогнать сценарии приёма/отгрузки/списания и сравнить результаты с исходной системой/физическими данными.
- План перехода (cutover): зафиксировать freeze мастер-данных, последовательность загрузок, ответственных, окна простоя, процедуры отката и финальную инвентаризацию перед переносом.
Типичные риски
- Неправильный маппинг кодов и UoM → неверные количества после конверсии.
- Несовпадение партий/серий (дубли/отсутствие номеров) → потеря трассируемости.
- Некорректные даты и сроки годности → списания/отгрузки по неправильным партиям.
- Различия в оценке себестоимости/остатков (FIFO/LIFO/avg cost) → расхождения в учёте стоимости.
- Округления и точность весов → накопление погрешностей.
- Частичный/несвоевременный ввод QC-статусов и карантина → доступность неверных остатков.
- Технические ошибки при импорте (форматы файлов, кодировка, разделители) → потеря записей.
- Отсутствие ролей/прав доступа → некорректные операции в ERP после загрузки.
Контрольные процедуры при переходе
- Предмиграционный аудит данных: профилирование по полноте, уникальности, допустимым значениям.
- Правило двух источников (two-person check) при фиксации финальной инвентаризации и назначении партий.
- Тестовые загрузки + контрольные отчёты: сравнение по SKU/партии/локации/стоимости между старой системой, ERP (тестовая среда) и физическим учётом.
- Циклические пересчёты (cycle counts) и полная инвентаризация на cutover: фиксировать расхождения и корректировать до миграции.
- Автоматизированные контрольные скрипты: проверка нулевых/отрицательных остатков, несоответствий UoM, дубликатов партий, сроков годности в прошлом.
- Ручные выборочные проверки (sampling) по рискованным SKU с высокой оборачиваемостью или ценностью.
- Контроль пересчёта стоимости: сверка суммарной стоимости склада и по группам (сырьё/ГП) до и после миграции.
- Логирование и обработка исключений при импорте: все неимпортированные записи — разбор и повтор.
- Регламенты по настройке FIFO/FEFO и тесты отгрузки по датам/срокам годности.
Примеры ключевых контрольных формул/метрик
- Процент отклонения по количеству: $\text{Var\%}=\frac{\text{Физическое}-\text{ERP}}{\text{ERP}}\times 100\%$.
- Процент распознания партий: $\frac{\text{Импортированные партии}}{\text{Итоговые ожидаемые партии}}\times 100\%$.
- Количество критических ошибок при импорте: целевое значение $0$.
Критерии успешного завершения проекта (мажорные точки приёмки)
- Полная трассируемость партий/серий в ERP: количество несопоставленных партий = $0$.
- Общая разница по количествам в складе в пределах допустимого порога, например: общая Var\% $\le 1\%$, по отдельным SKU Var\% $\le 5\%$ (порог согласовать с бизнесом).
- Разница по стоимости склада в пределах утверждённого допускa (например $\le 1\%$ или фиксированная сумма).
- Успешные завершённые тестовые операции: приёмка, перемещение, списание, отгрузка, возврат и производство — без критических ошибок.
- Все критические и приоритетные ошибки, выявленные в тестах и в mock-cutover, исправлены и проверены.
- Подписанное пользовательское принятие (UAT sign-off) от ключевых владельцев бизнес-процессов (склад, производство, качество, расчёт себестоимости).
- Рабочие инструкции и обученные пользователи; техническая поддержка и план пост-миграционных корректировок (stabilization period).
- Наличие плана отката и подтверждённая способность его выполнить в случае критической неисправности.
Короткие рекомендации
- Начните с ключевых SKU и локаций (фокус на высокорисковых позициях), затем масштабируйте.
- Обязательно провести минимум один полноценный mock-cutover с реальной инвентаризацией.
- Зафиксируйте допуски на расхождения заранее и согласуйте с аудитором/бухгалтерией.
Если нужно — могу предложить чек-лист для миграции остатков или шаблоны SQL/скриптов для контрольных сверок.