Последовательность аудиторских действий
- Планирование и оценка риска: оценить важность расхождений, установить материальность и риск мошенничества.
- Наблюдение и инвентаризация: присутствовать при инвентаризации, сопоставить фактические остатки с учетными регистрами.
- Вычисление расхождений: для каждой позиции определить $\Delta =\text{Фактическое}-\text{Учётное}$ и процент расхождения $p=\frac{|\Delta |}{\text{Учётное}}\times 100\%$.
- Трассировка документов: сопоставить приходные, расходные и перемещающие документы (накладные, лимитно-заборные ведомости, ТОРГ-12/УПД).
- Тестирование операций: отобрать выборочную совокупность приходов/расходов, проверить правильность отражения в учёте, цен и дат (cut-off).
- Проверка оценок и методов: проверить применяемый метод оценки (ФИФО, средняя, др.), учет брака и порчи, наличие резервов.
- Выяснение причин: опрос материально ответственных, проверка актов недостач/излишков и их утверждения.
- Квантификация и коррекция: рассчитать общую сумму недостач/излишков, оценить влияние на отчётность и подготовить корректировки.
- Документирование и коммуникация: зафиксировать выводы, предложить корректирующие проводки, по результатам сообщить руководству и при необходимости — контролирующим органам.
Возможные причины расхождений
- Операционные ошибки: ошибки при приёмке/отгрузке, неверный ввод данных в систему, ошибки округления.
- Неправильный учёт движения: несвоевременные/неотражённые приходные или расходные документы, ошибки в трансферах между складами.
- Порча, брак, естественная убыль: списания не оформлены документально.
- Кражи/мошенничество: хищение персоналом или поставщиками.
- Ошибки в оценке: неправильная себестоимость, неверный метод оценки.
- Инвентаризационные ошибки: неверный пересчёт, двойной учёт или пропуск позиций.
- Технические/ИТ-сбои: сбои в СУПП, несинхронизированные базы.
Типичные корректировочные проводки (примеры)
- Списание недостачи на виновных лиц (если предусмотрено к возмещению): Дт $94$ — Кт $10$.
- Списание недостачи на прочие расходы (если без вины): Дт $20/26/91$ — Кт $10$ (в зависимости от назначения расхода: производство, реализация, прочие).
- Отражение излишка, не подтверждённого документами (признание в доходах): Дт $10$ — Кт $91$.
- Отражение излишка с установлением поставщика (оформление приходной): Дт $10$ — Кт $60$ (с учётом НДС: Дт $19$).
- Восстановление ранее списанного материала (если найдено): Дт $10$ — Кт $94/91$ (в зависимости от ранее сделанной проводки).
- Корректировка НДС (при пересчёте приходов/списаний): корректирующая проводка Дт/Кт $19$ и корр. счёт расчётов по НДС.
- Исправление учетной ошибки (входящий документ не отражён): поставить проводки прихода: Дт $10$ — Кт $60$; при необходимости скорректировать себестоимость реализованной продукции (Дт/Кт $90/20$ и т.д.).
Рекомендации по усилению учета материалов
- Регламентация: разработать и утвердить инструкции по приёмке, приходу, перемещению, списанию и инвентаризации.
- Внутренний контроль и разделение обязанностей: разграничить приёмку, хранение и учёт; назначить материально ответственных.
- Система товарного учёта: вести картотеки/электронный учёт в ERP с единицей учёта, серийностью/партиями, блокировкой операций без документов.
- Цикловые пересчёты: внедрить регулярные выборочные (cycle count) инвентаризации по ABC-классам; полные — не реже одного раза в год.
- Контроль доступа и безопасность: ограничить доступ на склад, внедрить видеонаблюдение и печати/пломбы.
- Маркировка и технологии: штрих/QR-коды, весовые/сканирующие терминалы, автоматизация приемки от поставщиков.
- Документальный контроль: форма и обязательный набор документов на приход/расход; утверждение актов недостач/излишков руководством.
- Политика списаний и резервов: установить допустимые нормы естественной убыли ($например\le 0.5\%$), порядок списания брака и ответственных за списание.
- Обучение персонала и дисциплина: регулярные тренинги, санкции за нарушения.
- Аналитический контроль: регулярные сверки с поставщиками, анализ динамики расхождений, KPI по точности остатков.
- Резервирование и страхование: оформлять резервы на обесценение и страховать крупные запасы при необходимости.
Кратко о материальности и действиях при подозрении на мошенничество
- Если расхождения значимы ($p$ превышает установленную материальность) или есть признаки мошенничества — расширить процедуры, запросить пояснения руководства, привлечь юристов, при необходимости — уведомить правоохранительные органы.
Если нужно — могу привести типовые проводки для конкретного случая с суммами и учётными счетами.