План проверки внутреннего контроля по кассовым операциям в торговой точке
$1.$ Цель: оценить достаточность и работоспособность контролей, предотвращающих хищения и ошибки при приёме, учёте и хранении наличных.
$2.$ Объект и период проверки: касса(ы), кассиры, ПО кассового аппарата/POS, журналы приёма-выдачи наличных, банковские выписки за проверяемый период (например, последние $3$ месяца).
$3.$ Методика: обзор документации, аналитические процедуры, выборочное сопоставление (чеков—Z-отчётов—кассовой книги), внезапные инвентаризации, интервью с персоналом, проверка видеозаписи.
$4.$ Критерии оценки: соответствие внутренним регламентам, ФЗ/налоговым требованиям, политикам компании (например, лимит наличных в кассе, сроки внесения в банк).
$5.$ Риски на проверке: неучтённые продажи, присвоение выручки, фальсификация возвратов/аннулирований, ошибки ввода, недостаточный учёт смен.
$6.$ Выборка: комбинированная — случайная и целевая (например, дни пиковых продаж, смены новых кассиров); объём выборки — минимум $10\%$ от числа смен или не менее $10$ смен/документов по ключевым операциям.
$7.$ Ожидаемые доказательства: Z-отчеты и X-отчеты, кассовая книга, журналы приходных/расходных ордеров, банковские квитанции/выписки, записи видеонаблюдения, приказы по полномочиям.
$8.$ Отчётность: выявленные отклонения, оценка существенности, рекомендации по корректирующим действиям и срокам их выполнения.
Контрольные процедуры и способы предотвращения хищений и ошибок
- Сегрегация обязанностей:
- Контроль: сопоставить исполнителей приёма денег, учёта и инкассации; проверить, что одна и та же личность не выполняет все этапы.
- Тест: просмотр штатных регистров, записи о назначении; выборка смен — проверить, кто проводил приём, кто выполнял сдачу в банк.
- Ограничение доступа и ведение ключей/логинов:
- Контроль: доступ к кассе по индивидуальным логинам; пароли/карты не передаются.
- Тест: проверить журналы входа в POS, изменение паролей, сопоставить с табельным учётом.
- Операции продаж/чеков:
- Контроль: автоматическое формирование и печать чека на каждую продажу; запрет на ручное изменение сумм без причины.
- Тест: выборочно сопоставить чеки — Z-отчёт — учёт продаж — учёт товара (например, проверить $20$ случайных чеков за разные смены).
- Возвраты, аннулирования, скидки:
- Контроль: лимитирование прав на возврат (требуется авторизация менеджера), двухподписной порядок для возвратов свыше порога.
- Порог и пример: возвраты свыше $5000$ руб. — подпись начальника.
- Тест: проверить все операции возврата за период; сопоставить с подтверждающими документами и подписями.
- Инкассация и внесение в банк:
- Контроль: ежедневное/сменное внесение излишков; документальное сопровождение инкассации.
- Рекомендуемая периодичность: внесение при остатке в кассе > $50000$ руб. или ежедневно.
- Тест: сверить кассовые остатки по закрытию смен с банковскими поручениями и расписками инкассаторов.
- Порядок закрытия смены и контроль остатков:
- Контроль: обязательные X-/Z-отчёты, сверка с кассовой книгой; лимит разрешённого расхождения (например, $\pm 500$ руб.).
- Тест: проверить все несоответствия, запросить объяснения, просмотреть записи видеокамер в период смены.
- Внезапные инвентаризации кассы:
- Контроль: регулярные неожиданные проверки касс (например, $1$ раз в месяц) с актом пересчёта.
- Тест: провести одну внезапную проверку в ходе аудита и сравнить с отчётами.
- Контроль наличия и целостности кассовых лент/чеков:
- Контроль: хранение копий чеков или электронные логи в архиве.
- Тест: выборочная проверка наличия чеков на основании продаж; проверить отсутствие удалений/пустых интервалов в журнале.
- Мониторинг аномалий и аналитика:
- Контроль: регулярные отчёты о среднем чеке, сумме возвратов на кассирa, частоте аннуляций.
- Тест: построить аналитические запросы и выявить отклонения > $3\sigma$ от среднего или случаи где доля возвратов/аннуляций у кассира существенно выше коллег.
- Видеонаблюдение и физическая безопасность:
- Контроль: камеры покрывают зону кассы/кассира, архив хранился не менее $30$ дней.
- Тест: сопоставить моменты расхождений с видеозаписями; проверить наличие и качество архива.
- Учет и контроль мелкой наличности (клавиши сдачи):
- Контроль: фиксированный «шурф»/петty cash по сменам, отчёт о расходах.
- Тест: проверить первичные документы на выдачи и наличие подтверждений.
Процедуры реагирования при обнаружении отклонений
- Документирование: акт о расхождении, опрос кассира, сбор доказательств (Z-отчёты, видео).
- Оценка: установить сумму и период; при признаках хищения — передать руководству/службе безопасности и при необходимости в правоохранительные органы.
- Корректирующие меры: изменение регламента, смена прав доступа, дисциплинарные меры, дополнительное обучение.
Короткие чек-листы для проверки на месте (пример)
- Наличие регистраций логинов у каждого кассира; пароли не общие.
- X/Z-отчёты за последние $14$ дней — сопоставлены с кассовой книгой и банковскими выписками.
- Все возвраты/аннулирования имеют документ и подпись уполномоченного.
- Внезапная инвентаризация — акт и объяснения по расхождениям.
- Видеозапись на ключевые моменты работы кассы.
Если нужно — могу подготовить шаблон чек-листа на конкретную торговую точку (указать число касс, режим работы, тип POS).