Коротко — что сделать и какие проводки.
Шаги бухгалтера (обязательные действия)
- Провести инвентаризацию с оформлением акта инвентаризационной комиссии (акт о недостаче/списании) — документ обязателен даже при утере первичных документов.
- Оформить письменные объяснения материально-ответственных лиц; зафиксировать факт утери первичных документов (заявление/служебная записка).
- Установить виновных. Если имеется признак хищения — уведомить руководство, при необходимости полицию и страховщика; оформить материалы расследования.
- Если первичные документы можно восстановить (дубликаты у поставщика, банка и т.п.) — получить и приложить.
- Принять решение руководителя о списании (приказ) и оформить все акты в дело; при недоимке к взысканию — оформить расчёт причитающейся суммы.
- Уточнить налоговые последствия (входной НДС, признание в расходах) и при необходимости получить консультацию налоговой службы/юриста.
Типовые бухгалтерские проводки (сумма $300000\text{руб.}$)
1) Фиксация списания материалов по акту инвентаризации (первичная проводка):
\(Дт\ 94\; Кт\ 10\ \—\ \;300\,000\ \text{руб.}\)
2) Дальнейшие варианты в зависимости от результатов расследования:
- Если виновные не установлены (потери признаются общими и подлежат включению в прочие расходы):
\(Дт\ 91\text{-}2\; Кт\ 94\ \—\ \;300\,000\ \text{руб.}\)
- Если виновное лицо установлено и сумма подлежит взысканию с работника:
а) признание задолженности работника:
\(Дт\ 73\; Кт\ 94\ \—\ \;300\,000\ \text{руб.}\)
б) при фактическом получении денежных средств от работника:
\(Дт\ 50/51\; Кт\ 73\ \—\ \text{выплаченная сумма}\)
- Если заявляется претензия к третьему лицу (поставщик, страховщик):
а) признание претензии (дебиторская задолженность):
\(Дт\ 76\; Кт\ 94\ \—\ \;300\,000\ \text{руб.}\)
б) при получении возмещения от страховщика/поставщика:
\(Дт\ 51\; Кт\ 76\ \—\ \text{полученная сумма}\)
Замечания по НДС и налогу на прибыль
- Если по списанным материалам ранее принят входной НДС к вычету, возможна корректировка налога (нужно проверить с налоговой службой); учёт НДС отражать согласно налоговому учёту.
- Для признания суммы в расходах по налогу на прибыль требуется надлежащая документальная база (акт, приказ, объяснения, подтверждение безуспешности взыскания и т.п.).
Коротко: оформите акт инвентаризации и приказ на списание, соберите объяснения и/или восстановите дубликаты, установите виновных или документально зафиксируйте их отсутствие, затем сделайте проводку $Дт94Кт10$ на $300000\text{руб.}$ и далее переведите сумму на $91\text{-}2$ (или на $73/76$ при взыскании/претензии).