Действия бухгалтерии и внутреннего контроля при выявлении признаков конфликта интересов у ответственного за закупки:
Немедленные меры (контеймент)
- Приостановить участие сотрудника в текущих закупках и дать распоряжение об ограничении доступа к информационным системам и платежам в течение $24\text{–}48$ часов до результатов первичной проверки.
- Обеспечить сохранность и целостность документов и данных (эл. журналы доступа, письма, договоры, платежные поручения) — сделать контрольные копии и зафиксировать место хранения.
Сбор и фиксирование доказательств
- Составить журнал/реестр инцидента (incident log) с указанием времени обнаружения, кто сообщил, краткой суть подозрений.
- Собрать первичные документы: карточки закупок, заявки, протоколы комиссий, тендерная документация, договоры, дополнительные соглашения, счета-фактуры, акты приема-передачи, выписки по счетам, переписка и логи доступа.
- Вести акт приема-передачи оригиналов и копий (chain of custody) — кто когда получил/передал какие материалы.
Аналитическая проверка (бухгалтерия и ВК)
- Сверить хозяйственные операции по спорным контрактам с проводками в учёте, проверить соответствие цены рынку (анализ цен, коммерческие предложения).
- Проверить связи с поставщиком: бенефициары, фамилии/родственные/совместные бизнесы — запросить выписки, ЕГРЮЛ/ЕГРИП, декларации о связанных лицах.
- Проанализировать платежи на предмет отклонений по суммам, срокам, пометкам получателей.
Документирование результатов расследования
- Подготовить служебную записку/предварительный акт с выводами первичной проверки. Зафиксировать факты, документы, обнаруженные нарушения, список привлечённых свидетелей и материалов.
- Составить итоговый отчет расследования с указанием хронологии, доказательной базы, результатов проверок, финансовых последствий и рекомендаций по мерам дисциплинарного/административного/правового реагирования.
Эскалация и взаимодействие с другими подразделениями
- Уведомить руководство учреждения, службу кадров, юридическое управление и службу безопасности/внутреннего аудита.
- При признаках состава преступления или существенных злоупотреблений — сообщить в уполномоченные органы (прокуратура, ФСБ, Счётная палата/поставленные по закону органы контроля), в соответствии с нормативной базой.
- Координировать действия с HR для соблюдения процедур дисциплинарного расследования и неприкосновенности персональных прав.
Коррекционные меры и контроль операций
- Приостановить/аннулировать спорные процедуры закупок либо провести повторную независимую экспертизу/перетендеринг.
- При необходимости инициировать финансово-экономическую экспертизу или форенс-аудит для оценки ущерба.
- Внести корректировки в бухгалтерский учёт: резервирование, отражение возможных потерь, уточняющие проводки с документальным подтверждением.
Профилактика и усовершенствование внутреннего контроля
- Оценить и укрепить механизмы: разделение полномочий, утверждение лимитов, независимая проверка поставщиков, ротация ответственных, обязательные декларации о конфликте интересов.
- Провести инструктаж/обучение сотрудников и обновить регламенты по работе с конфликтом интересов.
Формальные сроки и прозрачность
- Зафиксировать сроки подготовки предварительного доклада (например, в течение $7$ рабочих дней) и окончательного отчёта по результатам расследования в соответствии с локальными регламентами.
- Сохранять конфиденциальность материалов до завершения расследования и защищать информаторов от давления.
Необходимые документы (минимум)
- Журнал инцидента; акт/служебная записка; реестр собранных доказательств; копии ключевых документов (контракты, платежи, переписка); протоколы опросов/пояснений; промежуточные и итоговый отчёты расследования; акты о применённых мерах.
Примечание: все действия проводить в соответствии с действующим законодательством и внутрирегламентными документами учреждения; при сомнениях — привлекать юридическую службу.