Кратко и по существу — последовательность действий, основания и способы документального оформления.
1) Немедленные профессиональные действия (чтобы не уничтожили доказательства)
- Прекратить любые исправления в учёте, которые скрывали бы факты.
- Сохранить и зафиксировать оригиналы первичных документов, электронные копии, журналы доступа, выписки, накладные, отчёты кассы/POS. Сделать копии с указанием даты/времени.
- Ограничить доступ к этим материалам (пароли, журналы, сейфы). Фиксировать, кто и когда получал доступ.
2) Проверка и сбор доказательств
- Провести предварительный анализ: сравнить кассовые отчёты, отчёты по продажам, банковские выписки, товарные остатки, возвраты, отмены чеков.
- Зафиксировать все расхождения в виде таблицы/реестра с указанием дат, сумм, документов и ссылок на оригиналы.
- При необходимости вызвать внутреннего/forensic-аудитора для углублённой проверки.
3) Внутреннее информирование и юридическая консультация
- Сообщить руководителю фирмы/собственнику/председателю правления или аудиторскому комитету в соответствии с внутренними процедурами. Не обсуждать публично и не обвинять до подтверждения фактов.
- Консультироваться с юридическим отделом/внешним юристом по вопросам обязанностей уведомления контролирующих органов и рисков для компании и бухгалтера.
4) Корректировка учёта и отчетности
- Если обнаружено и подтверждено занижение выручки — сделать корректирующие бухгалтерские проводки с ссылкой на первичные подтверждающие документы и подготовить пояснительную записку.
- Отразить изменения в регистры учёта и обеспечить наличие согласованных обоснований (акт проверки, служебная записка, приказ руководителя об изменениях).
- При необходимости скорректировать налоговую отчётность в установленном порядке и в сроки, предусмотренные законом, с документальным обоснованием.
5) Эскалация внешним органам (когда и как)
- Если речь о применении преступных действий/мошенничества или о риске существенного искажения отчетности (особенно в публичной компании) — уведомить внешнего аудитора и, при подтверждении, контролирующие органы (налоговую, МВД/следственные органы). Делать это после консультации юриста.
- Все уведомления оформлять письменно (регистрируемые письма/протоколы) и хранить подтверждения отправки/получения.
6) Дисциплинарные и организационные меры
- Предложить руководству провести дисциплинарное расследование в отношении руководителя торгового подразделения.
- Рекомендовать усиление внутреннего контроля (разделение функций, контроль кассы, регуларные сверки, процедурный регламент по возвратам/отменам чеков).
7) Этические требования бухгалтера
- Соблюдать профессиональную честность и независимость; не участвовать в сокрытии фактов.
- Хранить конфиденциальность информации и обеспечивать защиту лица, сообщившего о нарушении (если это предусмотрено политикой компании).
8) Как документально фиксировать все шаги (список обязательных документов)
- Служебная записка бухгалтера о выявленном факте: дата, суть нарушения, ссылка на документы, предполагаемые суммы.
- Реестр/таблица несоответствий с ссылкой на оригиналы (дата, документ, сумма, примечания).
- Акты сверки, акты внутренней проверки/аудита с подписями проверяющих.
- Приказы/распоряжения руководства о проведении расследования, об изменениях в учёте, дисциплинарных мерах.
- Письменные уведомления: внешнему аудиторy, налоговым органам, правоохранительным органам (копии и доказательства отправки).
- Протоколы совещаний и стенограммы/протоколы допросов (если проводились).
- Отчёт итогового внутреннего/forensic аудита с заключением и приложениями.
- Журнал доступа/цепочка хранения доказательств (chain of custody): кто, когда, какие копии получал.
- Корректировочные бухгалтерские проводки с пояснительной запиской и ссылкой на подтверждающие документы.
Практические рекомендации по оформлению: каждое действие — датированное и подписанное лицом, ответственным за действие; хранить оригиналы и не изменять уже сохранённые копии; использовать зарегистрированную корреспонденцию и электронные средства с отметкой времени.
Если нужно — могу подготовить шаблоны: служебной записки, акта проверки, письма внешнему аудитору, реестра несоответствий.