1) Немедленные меры (чтобы не утратить доказательства)
- Прекратить любые дальнейшие проводки/отгрузки по этой операции и приостановить расчёты до проверки.
- Зафиксировать факт, сохранить оригиналы/сканы всех документов, сделать копии WMS/ERP-логов, банковских выписок, фото/видео отгрузки.
- Уведомить финансового руководителя и службу безопасности/комплаенс.
2) Какие документы и данные проверить (по приоритету)
- Договор поставки/купли-продажи (условия, цены, сроки, подписи, полномочия сторон).
- Счёт-фактура / УПД, товарная накладная/ТОРГ-12, акт приёма-передачи (наличие подписей, даты).
- Транспортные документы (товарно‑транспортная накладная/ТТН, договор с перевозчиком, пути следования, накладные перевозчика).
- Банковские документы: платёжное поручение, выписка банка, акты сверки, факт оплаты/поступления средств.
- Складские записи / WMS: приходно-расходные ордера, ведомости комплектации, остатки до/после отгрузки.
- Электронная переписка, заявки на отгрузку, распоряжения менеджеров, пропускная документация.
- Реестр покупателей/контрагентов: реквизиты, регистрация в ЕГРЮЛ/ЕГРИП, бенефициары, проверка на «подставные» компании и сделки с родственными/аффилированными лицами.
- Налоговые документы: бухгалтерские проводки по НДС, регистрация счёт‑фактуры в книге продаж, таможенные документы при экспорте.
- Аналитика: сопоставление цены с рыночной, маржой по партии, сопутствующие продажи в периоде.
3) Аналитические процедуры и признаки сомнительности
- Несоответствие физического остатка и данных склада.
- Отсутствие фактической передачи товара покупателю (нет подписанных актов/нет доставки).
- Быстрая перепродажа или «скользящая» цепочка контрагентов.
- Цена существенно ниже/выше рыночной, краткие сроки согласования, одноразовые крупные сделки.
- Несовпадение даты отгрузки и даты регистрации в учёте/банке, отсутствие оплаты или оплата на третьи реквизиты.
4) Как отразить возможные корректировки в учёте (порядок и примеры проводок)
- Если установлено, что отгрузка фиктивна — сторнировать реализацию и связанные проводки: например, сторнировать выручку и дебиторскую задолженность: Дт $90$ Кт $62$ (сторно).
- Скорректировать налог на добавленную стоимость (если НДС начислен): сторнировать ранее начисленный НДС: Дт $68$ Кт $90$ (или по конкретным субсчетам НДС) — уточнить в зависимости от регистра учёта.
- Если товар числится на складе — восстановить запасы: Дт $41$ Кт $90$ (если ранее списано); или отразить корректировку себестоимости/СКУ.
- Если дебитор не платит и риск невозврата высок — признать резерв по сомнительным/безнадёжным долгам: Дт $91$ (прочие расходы) / $63$ (резервы) в зависимости от политики.
- Если необходимо — корректировка налоговой базы по прибыли (корректировка выручки/ДСО) с формированием налоговых последствий (Дт/Кт в соответствии с учётной политикой).
- Все корректировки оформлять документально с описанием обоснования, приказом руководства и с учётом срока исковой давности и налоговых риск‑позиций.
5) Документирование и согласования
- Составить рабочие документы расследования (перечень проверенных документов, выводы, калькуляции).
- Получить подписи/приказ от руководства на проведение сторнирований или корректировок.
- Оформить аудиторские/внутренние заключения и хранить все материалы цепочки ответственности.
6) Когда привлекать аудитора/внешнего специалиста
- Немедленно, если есть признаки мошенничества/фальсификации документов или подозрение на преступление.
- Если сумма операции материальна для финансовой отчётности и может потребовать корректировки отчётности — руководствоваться политикой материальности; ориентировочно при влиянии на финансовую отчётность более чем $1\%$–$5\%$ основных показателей (оборот/прибыль/активы) — привлечение аудитора обязательно.
- При сложных налоговых/международных последствиях (трансферное ценообразование, экспорт), либо если внутреннее расследование не даёт однозначного ответа.
- Если необходимо независимое экспертное заключение (оценка остатков, подтверждение факта отгрузки, forensics).
- При подготовке к внешнему аудиту или налоговой проверке — заранее согласовать с аудитором возможные корректировки.
7) Дополнительно: правовая и налоговая координация
- Привлечь юриста при подозрении в мошенничестве, для подготовки претензий, исков или взаимодействия с правоохранительными органами.
- Проконсультироваться с налоговым консультантом по последствиям сторнирования НДС и налога на прибыль и по срокам корректировок в декларации.
Краткий чек-лист действий (по шагам): приостановить операции → собрать/зафиксировать документы → сверить склад/банк/транспорт → аналитика цены/контрагента → принять решение о сторнировании/резервах → документально оформить корректировки → привлечь аудитора/юриста при материальности/мошенничестве → уведомить налоговые/контролирующие органы при необходимости.
Если нужно — могу привести типовые проводки и шаблон акта расследования для записи результатов.