Ниже — ключевые элементы внутреннего контроля для снижения риска мошенничества с денежными средствами, с конкретными процедурами и примерами контрольных точек.
1) Разделение обязанностей
- Процедура: распределить роли так, чтобы кассир, кладовщик/поставщик и бухгалтер не выполняли полностью цепочку операций (приём денег → учёт → инкассация).
- Контрольные точки: минимум $3$ роли при операциях с наличными; лицо, проводящее инкассацию, не должно формировать бухгалтерские проводки.
2) Авторизация и лимиты полномочий
- Процедура: утверждение платежей и возвратов по письменным/электронным поручениям; двухуровневая подпись для крупных выплат.
- Контрольные точки: двойная подпись для платежей свыше $\$1,000$; указанные лимиты в должностных инструкциях.
3) Документирование и порядок оформления
- Процедура: использование предварительно пронумерованных прих/расх квитанций, возвратных чеков, актов приёма-передачи.
- Контрольные точки: ежедневная сверка последовательности номеров чеков; требование оригиналов счетов и актов к платежам.
4) Инкассация и банковские операции
- Процедура: ежедневный депозит выручки в банк; подготовку инкассации выполняет одно лицо, а проверку — независимое.
- Контрольные точки: внесение наличных в банк не позднее чем через $24$ часа; копии банковских платежных поручений проверяет бухгалтер, не участвовавший в приёме выручки.
5) Банк-реконсиляция и независимые сверки
- Процедура: ежемесячная сверка банковских выписок с бухгалтерским учётом, выполненная лицом, не работающим с наличностью.
- Контрольные точки: ежемесячно, срок выполнения — в течение $5$ рабочих дней после получения выписки; документированные объяснения всех расхождений.
6) Контроль над кассой и мелкими денежными средствами (imprest)
- Процедура: система импрест‑кассы с фиксированным остатком; выдача средств по ваучерам с прикреплёнными чеками.
- Контрольные точки: максимальная сумма кассы $\$200$; обязательные чеки/накладные на каждую выдачу; инвентаризация кассы раз в $1$ месяц и по требованию (внезапно).
7) Трёхстороннее сопоставление (three‑way match)
- Процедура: оплата производится только после сопоставления заказа (PO), поставки (накладная) и счета.
- Контрольные точки: блокировка платежа, если отсутствует хоть один документ; автоматический флаг в учётной системе.
8) Физические и технические средства контроля
- Процедура: сейф для наличности, ограниченный доступ к кассе и банковским логинам, видеонаблюдение на местах приема/выдачи денег.
- Контрольные точки: журнал доступа к сейфу; смена паролей не реже чем каждые $90$ дней; видеоархив минимум $30$ дней.
9) Мониторинг и аналитика
- Процедура: регулярный анализ аномалий — резкое отклонение выручки, частые возвраты, возвраты без документов.
- Контрольные точки: ежемесячные отчёты о ключевых показателях; автоматические уведомления при отклонении > $20\%$ от среднего за период.
10) Внутренние и внезапные проверки
- Процедура: плановые и внезапные аудиты касс, сверки чеков и банковских операций.
- Контрольные точки: внезапные проверки не реже чем $2$ раза в год; фиксирование результатов и корректирующие действия.
11) Кадровые меры и ротация
- Процедура: проверка биографии сотрудников, периодическая ротация обязанностей и обязательные отпуска.
- Контрольные точки: обязательный отпуск минимум $7$ рабочих дней; ротация обязанностей ежегодно.
12) Каналы сообщений о нарушениях (whistleblowing)
- Процедура: анонимный канал сообщений, защита информаторов.
- Контрольные точки: документированный ответ на каждое сообщение в течение $10$ рабочих дней; расследование — фиксированное время исполнения.
13) Контроль поставщиков и платежей
- Процедура: верификация поставщиков, контроль изменений реквизитов, списание неактивных № поставщиков.
- Контрольные точки: подтверждение новых реквизитов по телефону/эл. почте из старых записей; блокировка платежа при смене счёта до проверки.
Примеры внедрения в малом бизнесе (коротко):
- Приём наличных: пронумерованные квитанции → кассир закрывает смену → бухгалтер (не кассир) сверяет выручку с Z‑отчётом → ежедневный депозит в банк.
- Платежи поставщикам: заявка менеджера → проверка наличия товара/услуги → трёхсторонняя сверка → подпись ответственного + подпись директора при сумме > $\$1,000$.
- Петти кеш: импрест $\$200$ → каждую выдачу по ваучеру с чеком → ежемесячный подсчёт и пополнение до $\$200$.
Эти меры вместе снижают возможность кражи, подделки документов и несанкционированных выплат.