План внутреннего контроля при движении наличных в торговой точке (ежедневная выручка $200,000$ руб.)
1. Цель и принципы
- Снизить риск хищений и ошибок через разделение обязанностей, документирование операций и оперативную сверку.
- Принцип «разделяй и контролируй»: одна и та же операция не должна полностью выполняться одним сотрудником.
2. Разделение обязанностей (обязательное)
- Кассир — приём платежей, выдача чеков, закрытие кассовой смены (Z‑отчёт); не отвечает за инкассацию и банковские проводки.
- Старший кассир/сменный менеджер — ежедневная сверка кассы, контроль возвратов/аннулирований, подпись протоколов пересчёта.
- Сотрудник по инкассации / курьер — транспорт и опечатывание сумок для сдачи в банк; работает минимум в паре ($2$ лица) или привлекается инкассовая служба.
- Бухгалтер — ежедневная проверка Z‑отчётов и банковских выписок, отражение в учёте; не должен проводить операции на кассе.
- Внутренний аудитор/контролёр — неожиданные пересчёты, проверки процедур (независимо от операционного персонала).
3. Операционные процедуры
- Приём и фиксация:
- Все продажи через кассовый аппарат/ПО с обязательной печатью чека и Z‑отчётом в конце смены.
- Наличные в ящике кассы — не более установленного «флота» (например, $5,000$ руб.); излишек под инкассацию/вклад.
- Открытие/закрытие смены:
- Открытие смены: фиксированный начальный наличный остаток (float) в кассе, подписывается кассиром и старшим.
- Закрытие: кассир делает X и Z‑отчёты, стороник (старший) пересчитывает наличность в присутствии кассира и подписывает протокол пересчёта.
- Инкассация/вклады в банк:
- Инкассация/сдача в банк — не реже одного раза в день; при сумме наличных > порога (например, $50,000$ руб.) — дополнительная сдача в течение дня.
- Передача наличных в запечатанном сумке с перечнем вложения и подписями передающего и принимающего; при самостоятельной доставке — минимум $2$ лица или инкассация.
- Возвраты и коррекции:
- Возврат/аннулирование с оформлением чека возврата и актом/нарядом; возврат свыше порога (например, $1,000$ руб.) — с подписью менеджера.
- Ограничить права кассиров на удалённые корректировки, журнал возвратов доступен бухгалтерии.
- Разрешения и доступ:
- Доступ к сейфу/кассовому узлу по списку уполномоченных; журнал доступа с подписями и временем.
4. Документация (обязательный набор)
- Кассовая книга / журнал кассы; ежедневный кассовый отчёт.
- Z‑отчеты по каждой смене; X‑отчёт при необходимости.
- Протокол пересчёта кассы (подписи кассира и старшего).
- Лимит‑лист (размер float, максимальная сумма в кассе).
- Акт приёма‑передачи наличных / опечатывающая ведомость (для инкассации).
- Платёжные поручения/квитанции банка и копии депозитов.
- Журнал возвратов/скасирований и журнал доступа к сейфу.
- Отчёт о расхождениях и расследовании (инцидент‑лог).
5. Контроль и мониторинг
- Сверка: бухгалтер ежедневно сравнивает Z‑отчёты с кассовыми отчётами и банковскими выписками (первичная проверка на следующий рабочий день).
- Неожиданные инвентаризации: внеплановый пересчёт наличности минимум $1$ раз в неделю; внутренний аудит — минимум $1$ раз в месяц.
- Видеонаблюдение: фиксировать операционную зону, записи хранятся не менее $30$ дней; доступ к архиву ограничен.
- Аналитика отклонений: сравнивать среднюю дневную выручку и отклонения, отслеживать аномалии в возвратах/скидках или частоте аннулирований.
6. Пороговые значения и формулы
- Формула расчёта ожидаемой наличности:
$$\text{Ожидаемая наличность}=\text{Остаток открытия}+\text{Наличные продажи}-\text{Выдачи/возвраты}-\text{Вклады в банк}.$$ - Порог расхождения: установить допустимое отклонение в абсолютной сумме или в процентах (рекомендация для $200,000$ руб. — не более $\pm 1,000$ руб. или $\pm 0.5\%$; выбрать одно).
- Любое расхождение выше порога — немедленное расследование, запись в журнал инцидентов и временная приостановка доступа подозреваемых сотрудников до выяснения.
7. Реакция на инциденты
- Немедленная изоляция операции, оформление акта о расхождении, опрос ответственных, просмотр записи видеонаблюдения.
- При подтверждённом хищении — дисциплинарное/юридическое действие, уведомление руководства и при необходимости полиции; внесение корректировок в процедуры и повторное обучение персонала.
8. Контроль за исполнением и обучение
- Регламенты и инструкции доступны у всех сотрудников, регулярные тренинги по кассовой дисциплине ($не$ реже $1$ раза в квартал).
- Ответственность руководителя точки — обеспечить соблюдение процедур и ежедневный контроль выполнения.
Кратко: внедрить строгую сегрегацию обязанностей, требовать документального подтверждения всех операций (Z‑отчёты, акты, описи), проводить ежедневную сверку и регулярные внезапные пересчёты, устанавливать пороги отклонений ($\pm 1,000$ руб. или $\pm 0.5\%$), использовать инкассацию/двухчленную передачу для сумм свыше $50,000$ руб., и вести видеоконтроль.