$"1"$ Немедленные меры (containment)
- Соберите команду: бухгалтера, ИТ, юриста, ответственных по документообороту и банку.
- Заморозьте автоматическую перезапись реестров до завершения расследования.
- Сформируйте реестр несоответствий: список счетов‑фактур без платежей и платежей без счетов, с указанием номеров, дат, сумм и контрагентов.
$"2"$ Расследование и сверка данных
- Получите исходные данные: электронные счета‑фактуры, журналы ЭДО, входящие/исходящие почтовые логи, выписки банка (электронный формат), сканы/файлы платежных поручений.
- Сверьте по уникальным признакам: номер/дата счета, ИНН/КПП контрагента, сумма, назначение платежа, идентификатор платежного поручения.
- Проверьте временные метки и зоны времени в системах (NTP), контролныe суммы и контрольные номера для выявления дубликатов/пропусков.
$"3"$ Исправление бухгалтерских регистров
- Для каждой пары «счет‑фактура ↔ платеж» оформите корректную запись в регистрах: проводки, книги покупок/продаж, журналы учета.
- Если требуется корректировка начисленного НДС — оформите корректировочный счет‑фактуру и/или корректирующие проводки в бухгалтерии с документальным обоснованием.
- Для платежей, не подтверждённых счетом, инициируйте запросы контрагентам; если счет потерян — оформите дубликат/реактивацию документа.
- Все изменения документируйте в реестре исправлений с ссылками на первичные документы и ответственными.
$"4"$ Налоговая отчетность и взаимодействие с контролирующими органами
- Исправьте декларации или подайте уточненные расчеты до подачи основной отчетности, если расхождения попадают в отчетный период; по возможности выполните исправления до начала выездной/камеральной проверки.
- При риске штрафов подготовьте пакет объяснений и реестр исправлений — это уменьшит вероятность штрафных санкций при добросовестной корректировке.
- При необходимости и по рекомендации юриста — направьте контрагентам корректировочные документы и соглашения о взаимозачете.
$"5"$ Технические исправления и предотвращение повторения
- Найдите корень проблемы в ЭДО: некорректная маршрутизация, битые интеграции, несовпадение форматов/идентификаторов, тайминги обмена.
- Настройте алгоритмы автоматического связывания (matching) с правилами приоритета (номер+ИНН+сумма+дата) и ручной обработкой исключений.
- Внедрите логирование, контроль целостности (хеши, контрольные суммы), валидацию данных при приёме и предупреждения об аномалиях.
$"6"$ Контроль и документация процесса
- Введите регламент обработки расхождений, SLA на реакцию (например, первичная проверка в $"1"$ рабочий день) и ответственных.
- Храните резервные копии исходных электронных документов и журналов обмена; сохраняйте аудит‑трейл всех исправлений.
- Проводите периодические сверки (рекомендуется минимум ежемесячно) и автоматические контрольные отчеты.
Необходимые документы/артефакты для работы: реестр расхождений, банковские выписки, ЭДО‑журналы, первичные счета‑фактуры и платежные поручения, реестр исправительных проводок, переписка с контрагентами и копии корректировочных документов.
Совет по рискам: действуйте до подачи отчетности и как можно раньше при обнаружении — добросовестные действия и полная документальная фиксация существенно снижают вероятность и размер штрафов.