Ниже — практическое руководство $порядокотражения,проводкивобщемвиде,особенностиучётаивнутреннегоконтроля$ для случая: бюджетное учреждение получило внебюджетные целевые поступления 1 200 000 руб.

Краткая правовая и учетная клаcсификация

Внебюджетные целевые поступления — это средства, полученные учреждением вне бюджетной сметы для выполнения конкретной $целевой$ программы. По характеру они могут быть:
a) безусловные $бездополнительныхусловийсостороныдонора$ — считаются собственными поступлениями учреждения;
b) условные $собязанностями/целями,сроками,отчётностью$ — считаются целевыми обязательствами до исполнения условий и отражаются как целевое финансирование $отложенныедоходы/целевыесредства$ до выполнения условий.Необходимые первичные документы: договор/соглашение с источником средств, платёжное поручение/выписка банка, акт приёма средств $приналичии$, положение о целевой программе $решениеруководства$, смета/план расходов по программе.

Бухгалтерские записи $вобобщённомвиде$ Прежде чем делать проводки, обеспечьте аналитический учёт по договору/программе $отдельныйкод/субсчёт/счетчик$.

Сценарий А — средства безусловные $пожертвование/безвозмезднаяпомощьбезограничений$

При получении:
Дт — расчётный счёт $банк$ 1 200 000 руб.
Кт — прочие доходы / собственные средства $субсчёт«внебюджетныепоступленияпоцелевойпрограмме»$ 1 200 000 руб.При расходовании $поцелевойпрограмме$:
Дт — счёт расходов по соответствующим видам деятельности $аналитикапопрограмме$
Кт — расчётный счёт $банк$ — суммы платежей.

Сценарий B — средства условные $целевоефинансированиесобязанностями$

При получении $фактическиполученные,носусловиемисполнения$:
Дт — расчётный счёт $банк$ 1 200 000 руб.
Кт — обязательства/отложенные доходы $субсчёт«целевыепоступленияподоговору№\dots »$ 1 200 000 руб.При использовании средств по назначению $померепонесённыхрасходовилипофактуисполненияусловий$:
a) Отражаете само расходование:
Дт — расходы по программе $аналитикапостатье$
Кт — расчётный счёт $банк$ — оплата поставщику/исполнителю
b) Признание дохода в учёте $переносизотложенныхпоступленийпропорциональнорасходамилипофактувыполненияусловий$:
Дт — обязательства/отложенные доходы $сумма,равнаяпонесённымрасходам$
Кт — прочие доходы/доходы текущего периода $илицелевыедоходы$ — сумма признанного дохода.

Примечание: порядок признания дохода при условных поступлениях — по документально подтверждённому факту выполнения условий $соответствиедоговору,отчётности,актывыполненныхработит.п.$. Если остаток средств остаётся неподтверждённым/невыполненным — он остаётся на счёте обязательств и подлежит возврату или использованию только после согласования с донором.

Организация аналитического учёта и отчётности

Вести отдельную аналитическую карточку/субсчет по каждому договору/программе $номердоговора,источник,цель,сроки,ответственноелицо$.В бюджетной отчётности и во внутреннем учёте указывать: сумма поступлений, остаток на начало/конец периода, освоено по категориям расхода $капитальныевложения,зарплата,закупки,прочие$, несоответствия и причины.Для публичного годового отчёта включить отдельный раздел/приложение о внебюджетных средствах: источник, цель программы, сумма поступлений $1200000$, использованные средства с разбивкой по статье, остаток, достижения целевых показателей $какиерезультатыполучены$, информация о закупках $контракты,суммы$, информация о контроле и аудите.В зависимости от требований министерства/учредителя может потребоваться представление отчёта о целевом использовании средств $формы,сроки—см.договор/постановленияучредителя$.

Первичные документы и хранение
Обязательные документы:

договор/соглашение $описываетцель,сроки,условияотчётности$; платёжные документы и банковские выписки; акты приёма-передачи $еслипредусмотрены$; смета/план расходов по программе; счета-фактуры/накладные/договора с подрядчиками; внутренние распоряжения о назначении ответственных лиц; отчёт о расходовании средств $межим/итоговый$ с приложением первичных документов.
Хранение: обеспечить хранение всех документов в соответствии с архивными и нормативными сроками учёта и контроля.

Внутренний контроль $необходимыемерыипроцедуры$

Раздельный учёт: отдельный субсчёт/код аналитики для целевой программы; по возможности — отдельный банковский счет либо банковская выписка с пометкой по договору. Это обеспечивает прозрачность и простоту сверки.Разделение функций: отдельные лица за приём/поступление средств, за бухучёт, за осуществление оплат/закупок, за контроль исполнения условий; утверждение лимитов подписи.Утверждённая смета и лимиты расходов по программе, процедура согласования отклонений.Сверки: ежемесячные/квартальные сверки остатка по программе между ответственным исполнителем, бухгалтерией и руководством; сопоставление с банковскими выписками.Контроль целевого использования: проверка соответствия расхода условиям договора $акт,назначениеплатежа,прилагаемыедокументы$, контроль закупок $соблюдениезаконодательстваозакупках,конкурентныхпроцедурпринеобходимости$.Отчётность донору и учредителю: регулярные отчёты и подтверждающие документы, план-график представления отчётов.Внутренний аудит/ревизия: плановые проверки использования целевых средств, разбор фактов несоответствий и корректирующие меры.Меры против злоупотреблений: контроль документов, проверка совпадения сумм и назначений платежей, согласование крупных платежей руководством и юристом.

Особенности публичного $годового$ отчёта учреждения
В публичный отчёт включить:

наименование программы и краткое описание цели; источник средств и условия $условные/безусловные$; сумма поступлений за период $1200000руб.$, остаток на начало и конец периода; распределение расходов по категориям $таблица:статьирасходов—суммы$; информацию о результатах использования средств: количественные/качественные показатели выполнения программы; сведения о проведённых закупках $включаяссылкинаразмещённыеизвещения/контрактыприприменениизаконодательстваозакупках$; информация о контроле и аудитах $внутреннийаудит,результаты,принятыемерыпринарушениях$; ссылки на полные финансовые отчёты и приложение с первичными документами $илиихреестр$ для доступа учредителя/общественности — в пределах возможного с учётом конфиденциальности.
Рекомендация: предоставить сводную таблицу «Поступления — Расходы — Остаток» и пояснительную записку о соблюдении условий договора $илионесоответствияхимерахихустранения$.

Практический пример проводок $числа$ A. Условные поступления $насчётполучено1200000$:

при зачислении:
Дт — расчётный счёт 1 200 000
Кт — обязательства по целевым средствам $отложенныедоходы$ 1 200 000при расходовании 400 000 на закупки:
Дт — расходы по программе $закупки$ 400 000
Кт — расчётный счёт 400 000
Затем признание дохода $пропорционально$:
Дт — обязательства по целевым средствам 400 000
Кт — прочие доходы/доходы текущего периода 400 000

B. Безусловные поступления:

при зачислении:
Дт — расчётный счёт 1 200 000
Кт — прочие доходы $субсчёт«внебюджетныецелевыепоступления»$ 1 200 000при расходовании:
Дт — расходы по программе
Кт — расчётный счётРекомендации по внедрению порядка в учреждении
Утвердите внутренним приказом порядок приёма и расходования целевых средств $ответственные,формыучёта,отчётности,срокиипроцедурысогласования$.Введите обязательную аналитическую рубрикацию $номердоговора/программы$ в бухгалтерской системе.Назначьте ответственных лиц за ведение сметы программы, контроль закупок, формирование отчёта для донора и публичного отчёта.Проведите инструктаж для подразделений о документационных требованиях и процедурах контроля.При необходимости — откройте отдельный субсчет или целевой банк-счёт для удобства контроля и прозрачности.

Если нужно, могу:

подготовить шаблон приказа/положения о порядке учёта и распоряжения целевыми внебюджетными средствами; составить образец раздела для публичного отчёта с таблицами; предложить пример формы аналитической карточки для каждой программы.