Ниже — компактная схема внутреннего контроля по обращению с денежными средствами (выручка от платных услуг и межбюджетные субсидии), распределение обязанностей и процедуры предупреждения злоупотреблений.
$1$ Принципы контроля
- Разделение функций: прием → учет → хранение → распоряжение — разные лица.
- Документальность: любой приход/расход подтверждается первичными документами.
- Своевременность: ежедневная регистрация и инкассация/заход в банк не позднее рабочего дня.
- Ответственность и учет по видам средств (выручка отдельно; субсидии — с аналитическим учетом по назначению).
- Независимый контроль (внутренний аудит, ревизионная комиссия, сверки с казначейством).
$2$ Схема движения средств (кратко)
- Платные услуги: клиент → касса/ЭКС/безнал → выдача фискального/приходного документа → регистрация в книге/автоматизированной системе → ежедневная сдача/депозит в банк.
- Субсидии: поступление на специальный счет или на расчетный счет с аналитикой → проверка условий субсидии (целевое назначение, сроки) → отражение в учете → расход по утвержденным направлениям с подтверждающими документами.
$3$ Распределение обязанностей (основные роли)
- Руководитель учреждения: утверждение регламентов, лимитов, перечня уполномоченных лиц; подпись ключевых платежей.
- Главный бухгалтер: организация учета, контроль соблюдения бюджетной аналитики, подготовка отчетности, контроль сводных сверок с банком/казначейством.
- Казначей/бухгалтер-кассир: прием наличных, выдача кассовых документов (приходные и расходные ордера), ведение кассовой книги/фискальных регистров, ежедневная сдача/инкассация.
- Кассир (если отдельная должность): прием платежей, выдача чеков, хранение наличности в сейфе, ежедневная отчетность перед бухгалтером.
- Исполнитель услуг/ответственный за оказание: ведет журналы услуг/посещений, подтверждает объемы оказанных услуг (сопоставление с выручкой).
- Ответственное лицо за поступление субсидий: проверка условий, контроль поступлений, ведение аналитики.
- Служба внутреннего аудита/ревизионная комиссия: плановые и внезапные проверки, контроль выполнения регламентов.
$4$ Ключевые процедурные контрольные точки и меры предотвращения злоупотреблений
- Прием платежей:
- Обязательно фискальный чек/приходный документ на каждую оплату; журналы услуг/реестры сопоставляются с выручкой.
- Наличные принимаются только кассиром по документам; посторонним доступ запрещен.
- Хранение:
- Наличные в сертифицированном сейфе с ограниченным доступом; записи об открытии/закрытии сейфа.
- Ограничение суточного остатка наличности; превышение — немедленная инкассация.
- Сдача и инкассация:
- Ежедневная сверка фискальных отчетов (Z-отчеты) с кассовой книгой и банковской выпиской.
- Инкассация/депозит не реже рабочего дня; транспорт по утвержденным маршрутам/операторам.
- Учет субсидий:
- Аналитический учет по назначениям и целям; платежи по субсидии только при наличии расходных документов, соответствующих условиям.
- Сравнение полученных сумм с расчетами/соглашениями; при отклонениях — расследование.
- Распоряжение средствами:
- Платежи только по поручению, подписанному уполномоченными лицами; двоичная подпись для сумм выше лимита.
- Разделение функций подготовки платежа и подписи/утверждения.
- Сверки и отчетность:
- Ежедневные/ежемесячные сверки кассы, книгу, банка, фискальных данных; протоколы расхождений.
- Ежеквартальные/годовые проверки внутренним аудитом и представление отчетов руководителю.
- Контроль за услугами:
- Сопоставление посещаемости/акт оказания услуг с выручкой; обязательная связь чек–журнал оказанных услуг.
- Ограничения доступа и технические меры:
- Камеры в зонах приема платежей, журнал доступа к денежным ячейкам, сменные пароли/ключи, электронные логи.
- Антикоррупционные меры:
- Ротация сотрудников на кассовых функциях, обязательный отпуск не менее $7$ рабочих дней подряд для кассира (выявление схем), проверка операций при отпуске.
- Механизм сообщений о нарушениях анонимно; регламент расследования и санкций.
$5$ Документы и регистры (минимум)
- Приходные и расходные кассовые ордера, фискальные чеки, кассовая книга/Z-отчеты; журналы оказанных услуг; акты сверки с банком; реестр поступивших субсидий и соглашений; реестр платежных поручений и распоряжений.
$6$ Алгоритм действий при расхождениях или подозрении на злоупотребление
- Немедленная блокировка операций (если риск высокий) → инвентаризация кассы/проверка документов → сверка CCTV и журналов доступа → уведомление руководства и внутреннего аудитора → оформление протокола, принятие дисциплинарных/правовых мер → корректирующие действия в процедуре.
$7$ Рекомендации по внедрению (кратко)
- Описать регламенты в письменной форме и утвердить приказом.
- Внедрить автоматизированный учет с раздельной аналитикой по видам поступлений.
- Регулярно обучать персонал и проводить внезапные проверки.
Если нужно, могу подготовить шаблон регламента/распределения обязанностей и чек-лист проверок по пунктам.