Ошибки в отчётности
- Завышение остатков материалов (активов) вследствие неучтённых списаний; занижение расходов / себестоимости и, как следствие, завышение прибыли.
- Неправильное начисление и возмещение НДС (входной НДС может быть заявлен ошибочно или отсутствовать), налоговые обязательства и налогооблагаемая прибыль искажены.
- Нарушение принципов полноты и достоверности учёта, риск мошенничества и злоупотреблений (поскольку нет подтверждающих документов).
- Если практика систематическая — риск существенной ошибки в отчётности в целом (возможна необходимость корректировки прошлых периодов).
Процедуры аудита и требуемые доказательства
- Аналитика и оценка риска: оценить масштаб и регулярность мелких списаний, влияние на материальность.
- Расширение выборки: применить стратифицированную выборку с акцентом на низкие суммы (включая все операции до $5000$ руб. в выборку или отдельный подвыбор).
- Верификация документов: верифицировать приходно-расходные ордера, заявк и, наряды, приёмно-сдаточные акты, приходные накладные, внутренние распоряжения; требовать оригиналы или электронные записи.
- Проверка учёта по карточкам и остаткам: сравнить аналитический учёт (карточки материалов) с бухгалтерским учётом и фактическим наличием на складе (инвентаризация).
- Наблюдение и подтверждение остатков: проведение (или участие в) внеплановой выборочной инвентаризации, сопоставление фактических остатков с учётом.
- Тестирование проводок: проверить записи списаний в учётных регистрах, дату и ответственных, корректность отражения в счётах (COGS/расходы).
- Нарезка по периоду (cut‑off): проверка операций на границе отчётного периода, тест на неучтённые списания путём отслеживания последующих поступлений/списаний.
- Внутренние контрольные тесты: проверить наличие и исполнение процедур утверждения списаний, полномочий, подписей, журналов выдачи материалов.
- Дополнительные доказательства: сопоставление с производственными нарядами, ведомостями выдачи работникам, журналами приёма-сдачи, видеозаписями (при наличии), подтверждениями со стороны подразделений-потребителей.
- Документирование выводов: зафиксировать количественно влияние выявленных неучтённых списаний и рекомендации по корректировкам.
Корректирующие записи и налоговые последствия
- Корректирующая запись (пример): $Дт\text{Себестоимость/Прочие расходы}Кт\text{Запасы (материалы)}на\text{сумму}$.
- Если выявлены объёмы, влияющие на прошлые периоды по существенности — рассмотреть исправление ошибок прошлых периодов и раскрытие в примечаниях по требованиям стандартов (МСФО/РОССИЙСКИЕ ПБУ).
- Проверить влияние на НДС и налог на прибыль; при отсутствии подтверждающих документов возможна корректировка налоговой базы и необходимость доплат/штрафов.
Рекомендации по внутреннему контролю
- Политика учёта: обязать оформление и хранение подтверждающих документов для всех списаний, независимо от суммы (или установить минимальный, но документально обоснованный порог).
- Согласование и подписи: ввести обязанность двух подписей (инициирующего потребителя и ответственного склада/бухгалтерии) для операций списания.
- Сегрегация функций: разделить функции выдачи материалов, учёта и контроля (чтобы один сотрудник не мог и выдавать, и списывать, и учитывать).
- Регулярные сверки: ежемесячные сверки остатков по карточкам и бухгалтерскому учёту, оперативное расследование расхождений.
- Обязательные инвентаризации: периодические и внезапные выборочные инвентаризации; актирование результатов и корректировка учёта по итогам.
- Автоматизация и журнал операций: вести учёт в системе с аудиторским журналом (лог изменений), ограничить ручные корректировки.
- Мониторинг и отчётность: отчёты по частым малым списаниям, исключениям и трендам; KPI и ответственность за отклонения.
- Обучение персонала и санкции: инструктаж по оформлению списаний и ответственность за отсутствие документов; дисциплинарные процедуры при злоупотреблениях.
Кратко: устранить практику нефиксируемых списаний — провести аудит и корректировки через дебет расходов — кредит запасов, усилить контроль документооборота, сегрегацию функций и периодические сверки/инвентаризации.