Кратко и по делу — рекомендованная система внутреннего контроля и конкретные процедурные изменения для минимизации рисков хищений и ошибок в муниципальном учреждении.
Ключевые принципы
- Разделение обязанностей (segregation of duties).
- Двойная ответственность при операциях с наличностью (dual control).
- Подотчетность, документирование и регулярные сверки.
- Независимый контроль и ротация кадров.
Структура ролей (минимум)
- Казначей/кассир — выполнение приёма/выдачи наличных (роль A).
- Бухгалтер — учёт, регистрация операций и подготовка отчётов (роль B).
- Руководитель подразделения — утверждение приходно-расходных операций и лимитов (роль C).
- Специалисты инкассации — физическая транспортировка денежных средств (роль D).
(Требуется не менее $3$ разных лиц, оптимально $4$.)
Конкретные процедурные изменения
1) Разделение функций
- Один сотрудник не должен одновременно принимать, учитывать и инкассировать деньги. Назначить отдельно: приём/выдачу ($A$), бухгалтерский учёт ($B$), и инкассацию ($D$).
2) Документы и формы
- Ввести обязательные формы: приходный ордер, расходный ордер, кассовая книга/журнал с порядковой нумерацией и приходно-расходные ведомости. Все первичные документы — с подписью ответственных лиц и печатью при необходимости.
- Наличные операции проводить только по заранее утверждённым распоряжениям/раскладам и обеспечивать порядковую нумерацию чеков и ордеров.
3) Двойной контроль при приёме/выдаче/оприходовании
- Приём и сдача наличных осуществлять не менее чем двумя лицами (кассир + ответственный приёмщик/сдатчик) с подписью в передаточном акте.
- Смены кассира оформлять актом приёма-передачи с указанием остатков и подписей двух сторон.
4) Инкассация и хранение
- Инкассацию поручать независимому подразделению/сторонней организации, не выполняющей бухгалтерский учёт.
- Хранение наличности в сертифицированном сейфе с двойным замком или системой «двух ключей» (кассир + руководитель). Ограничить сумму наличности в кассе (установить лимит; пример: не более $100000$ руб. — установить по локальным нормативам).
5) Сверки и отчётность
- Ежедневные сверки кассовой книги с фактическим остатком и ежедневное направление отчёта главному бухгалтеру/руководителю.
- Еженедельные/ежемесячные сверки бухучёта и кассовых остатков, с оформлением акта расхождений и расследованием отклонений.
6) Независимые проверки
- Внезапные (неанонсированные) инвентаризации наличности и проверка документации внутренним аудитом или комиссией не из числа кассового персонала как минимум раз в квартал.
- Ведение журнала несоответствий и контроль исполнения предписаний.
7) Ротация и отпуска
- Регулярная ротация и обязательный отпуск для кассиров (хотя бы $1$ раз в год не менее $14$ календарных дней), чтобы обнаруживать скрытые злоупотребления.
8) Ограничения доступа и технические средства
- Доступ к кассе и сейфу по пропускам/ключам ограничить. Установить видеонаблюдение в зоне кассы и охранную сигнализацию.
- Использовать электронные журналы, если возможно, с разграничением прав доступа.
9) Автоматизация и интеграция с бюджетными системами
- По возможности переводить расчёты в безнал (работа через казначейство/ЕИС), а операции наличных минимизировать и оформлять строго по бюджетным правилам.
10) Ответственность и санкции
- Ввести локальные регламенты с чёткой дисциплинарной и материальной ответственностью за нарушения; обязать сотрудников давать письменные поручения/расписки о материальной ответственности.
Пример потока операции (схема)
- Получение денег клиентом/плательщиком → выдача приходного документа кассиром (подписи двух лиц) → отражение в кассовой книге бухгалтером → ежедневное закрытие и сдача излишков в сейф/инкассация → инкассация оформляется отдельным актом и подписывается инкассаторами и представителем учреждения → бухгалтер производит сверку и сдаёт отчет руководителю.
Контрольные точки для руководства
- Наличие подписанных актов приёма-передачи;
- Ежедневные отчёты и согласования;
- Регулярные внезапные инвентаризации;
- Проверка соответствия остатков по кассе и бухучёту.
Кратко о законодательной специфике для госструктур
- Все меры должны соответствовать бюджетному и казначейскому законодательству; предпочтительно минимизировать операции наличными и использовать механизмы единого казначейского обслуживания, если это предусмотрено.
Если нужно, могу кратко сформулировать шаблоны приказов/регламентов (распределение обязанностей, акт приёма-передачи, распоряжение на инкассацию).