Цель: обеспечить сохранность и правильность учета денежных средств (касса и безнал), минимизировать ошибки и хищения.
Краткий план внутреннего контроля
1) Принципы
- Разделение обязанностей (segregation of duties).
- Документальное оформление каждой операции.
- Своевременные инкассация и банковские депозиты.
- Ежедневные/периодические сверки и внезапные проверки.
2) Распределение обязанностей (пример для малого предприятия)
- Кассир: прием наличных, выдача по регламенту, ведение кассовой книги/чека, хранение наличности в сейфе. (не отвечает за регистрацию в учете).
- Главный бухгалтер (или бухгалтер по расчетам): отражение операций в учете, подготовка банковских поручений, подготовка отчетов, ежедневные/еженедельные сверки с кассиром.
- Руководитель/финансовый директор: утверждение лимитов, подписей, контроль инкассаций и крупных платежей.
- Менеджер по продажам/касса при торговле: оформление приходных документов, передача выручки кассиру.
- Инкассатор/сотрудник инкассации (внутренний или сторонний): транспортировка денег по процедурам двойной ответственности.
- Банк: получение безналичных платежей, подготовка выписок.
3) Процедуры приема наличных
- Приходные документы: каждый прием наличных — приходный кассовый ордер (ПКО) с подписью плательщика/факт отметки покупателя.
- Кассир принимает выручку, проверяет купюры на подлинность, печатает/выдает чек.
- Конфиденциальная ежедневная отчетность кассира: кассовая книга/отчет за смену подписывается кассиром и лицом, сдавшим выручку (если применимо).
- Лимит наличности в кассе: хранение наличных не более установленного лимита (пример: $100000$ ₽); превышение подлежит немедленной сдаче в банк или инкассации.
4) Безналичные операции
- Платежи по безналу инициируются бухгалтером на основании подтверждающих документов и подписей ответственных лиц.
- Два уровня подписи для сумм выше порога (пример: для сумм > $200000$ ₽ требуется подпись финансового директора и директора).
- Электронные платежи выполняются с защищённых рабочих мест, хранение доступов в защищенном менеджере паролей.
5) Инкассация (процедура)
- Частота: ежедневно или при накоплении суммы выше порога (пример: при остатке > $200000$ ₽ или ежедневно в конце рабочего дня).
- Назначение: инкассация внешней специализированной службой (предпочтительно) или двумя сотрудниками предприятия (двойная ответственность).
- Подготовка: кассир формирует комплект документов (ПКО, ведомость выручки), запечатывает деньги в сумки/контейнеры со штампом/пломбой.
- Смена и сопровождение: при внутренней инкассации — минимум $...2$ сотрудника (водитель + инкассатор), маршрут фиксирован, смены и сменные журналы, двусторонняя расписка о передаче.
- Принятие в банке/охранной службой: выдача квитанции/акт приема-передачи; копии поступают в бухгалтерию.
- Зафиксировать время отправки/прибытия, номера пломб, ФИО участников.
6) Проверки и сверки
- Ежедневно: сверка кассовой наличности с кассовой книгой/отчетом кассира; внесение в учет сумм и банковских выписок (сверка приходов).
- Банковская выписка: сверка операций ежедневно или не реже раза в неделю; расхождения выясняются в течение $1$ рабочего дня.
- Инвентаризация кассы: внезапная и плановая — не реже $1$ раза в месяц; протокол и объяснения при расхождениях.
- Аналитические контрольные показатели: отклонение выручки по сменам/точкам более установленного процента (пример: $>5\%$) вызывает автоматическое расследование.
7) Действия при расхождениях и подозрениях
- Немедленная блокировка операций виновного сотрудника.
- Сбор документов, опросы, проверка видеозаписи.
- При признаках хищения — дисциплинарные меры и при необходимости обращение в полицию.
8) Технические и организационные меры снижения рисков
- Физическая защита: сейф с ограниченным доступом, бронированные контейнеры, кассовая решетка, огнестойкий шкаф.
- Ограниченный доступ: ключи/коды у ограниченного круга ($...2$ — $...3$ лица), журнал выдачи ключей.
- Видеонаблюдение и хранение записей не менее $30$ дней.
- Ротация сотрудников и обязательные отпускные проверки.
- Контроль доверенных лиц: проверка сотрудников при приеме (анкетирование, проверки благонадежности).
- Снижение наличности: стимулировать безналичные расчеты, эквайринг, выставлять электронные счета.
- Электронный контроль: автоматизированные журналы, двухфакторная аутентификация при доступе к банковским системам.
- Ограничение операций «вручную» и использование печатных форм с защитой от подделки.
9) Документы и регламенты (обязательные)
- Положение о кассовой дисциплине.
- Порядок инкассации.
- Порядок выдачи наличных и авансов.
- Шаблоны приходных/расходных ордеров, журнал передачи денег.
- Журнал инкассации и акты приёма-передачи с указанием номеров пломб.
Резюме (рекомендации)
- Внедрить разделение обязанностей и документооборот немедленно.
- Установить пороги для инкассации и двухуровневую подпись для больших сумм (примерные пороги: $200000$ ₽).
- Совмещать внешнюю инкассацию для крупных сумм и ежедневные банковские депозиты для минимизации наличности.
- Проводить ежемесячные и внезапные проверки, фиксировать результаты и реагировать на отклонения в течение $1$ рабочего дня.
Если нужно, могу подготовить готовые шаблоны: регламент инкассации, журнал передачи, форма ПКО и список контрольных точек для проверок.