План внутреннего контроля по предотвращению хищений на складах торгового предприятия и соответствующие бухгалтерские процедуры/документация.
1. Цели контроля
- Предотвратить, выявить и документировать хищения и злоупотребления.
- Обеспечить достоверность складского учета и своевременное отражение операций в бухгалтерии.
2. Организационные меры
- Разделение обязанностей (segregation of duties): приемка — учет — отпуск — инвентаризация — списание должны выполняться разными сотрудниками; контрольные функции (руководитель склада, бухгалтер, служба безопасности) отдельны.
- Ограничение доступа: электронные пропуска, замки, ключи по журналу, доступ к ERP по ролям.
- Кадровые меры: проверка биографии при приеме, регулярная ротация сотрудников в критичных зонах, дисциплинарная политика.
3. Физическая защита и технологические средства
- Охрана, контроль въезда/выезда транспорта, ограждения.
- Видеонаблюдение (CCTV) с хранением записей не менее $30$ дней (или больше по политике).
- Контроль входящих/исходящих грузов: рампы с контролем, пломбы, весовые терминалы.
- Использование штрих‑кодов / RFID для автоматизации учета и минимизации ручных операций.
- Отключение доступа к товару для неглавных сотрудников; журнал доступа к складу.
4. Процессы приема и отгрузки (оперативный контроль)
- Приемка товара по заказам: только по накладной/ОРД (приказ/распоряжение) и по документам поставщика.
- Обязательная сопоставимость: Заказ (PO) — Акт приемки/ТТН/Накладная (GRN) — Счет‑фактура; трехсторонняя сверка (3‑way match) перед признанием задолженности.
- Обязательное фотографирование/сканирование грузов при приемке крупными партиями.
- Отгрузка только по официальным документам (заказ клиента/накладная) и после проверки соответствия с товаром.
- Пломбы и их учет при перемещениях и отгрузках.
5. Инвентаризация и контроль остатков
- Ежемесячные цикловые пересчеты по ABC/XYZ группам:
- Высокая стоимость/высокая оборотность (A) — ежедневно/еженедельно.
- Средние (B) — ежемесячно.
- Низкие (C) — ежеквартально/полугодично.
- Полная инвентаризация минимум раз в год.
- Независимые (вне службы склада) инвентаризационные бригады; обязательные акты инвентаризации.
- Формула потерь (для мониторинга):
$$\text{Shrinkage rate}=\frac{\text{book balance}-\text{physical count}}{\text{book balance}}\times 100\%$$ Пороговые значения для расследования: если $\text{Shrinkage rate}>0,5\%$ или абсолютная сумма > установленного лимита (например, > $\$1000$) — инициировать расследование.
6. Документы и регламенты (обязательный минимум)
- Приемка: Заказ поставщика (PO), Накладная/ТТН поставщика, Акт приемки (GRN), Счет‑фактура.
- Отпуск/отгрузка: Заказ клиента, Накладная/ТТН, Товарный чек/счет‑фактура, Транспортная накладная, Акты передачи.
- Перемещения между складами: Внутренняя накладная/ордер на перемещение, акт приема на новом складе, опись пломб.
- Списания/уценка/портится: Акт списания с обоснованием, приказ руководителя, протокол комиссии.
- Инвентаризация: Инвентаризационная опись, ведомости расхождений, акты о причинах расхождений.
- Документы безопасности: журналы доступа, журналы выдачи ключей, видеозаписи, отчеты по пломбам.
- Журнал учета возвратов поставщикам и возвратов от покупателей.
7. Бухгалтерские процедуры и учетные действия
- Поступление товара: учет по приходу после трехсторонней сверки.
Пример проводки (в отечественной практике):
Дт $10$ «Материалы/Товары на складе» Кт $60$ «Расчеты с поставщиками» (сумма по накладной).
- Отпуск со склада (реализация): Дт $62$/$90$ (дебитор/выручка) и Кт $10$ — списание себестоимости; или в МСФО — списание себестоимости.
- Внутрискладские перемещения: отражать перемещение в учете без изменения суммарной стоимости; при использовании нескольких складских аналитик отражать проводки/регистры движения.
- Списание недостач/порчи/уценки: оформлять актом комиссии, проводки:
Дт $91$ «Прочие расходы» (или Дт «Коммерческие расходы») Кт $10$ — на себестоимость списанного товара; затем — если возмещено страховкой/поставщиком — соответствующие корректировки.
- Возвраты поставщику: Дт $60$ Кт $10$ — возврат товара и корректировка расчетов.
- Движение товаров в пути: отдельный субконто «товары в пути» до приемки.
- Резервы по остаткам (обесценение/устаревание): периодическая оценка и создание резерва, бухгалтерская проводка Дт «Расходы на обесценение» Кт «Резерв по товарам».
8. Документация для контроля хозяйственных операций (чек‑лист для бухгалтерии + ОКС)
- Наличие подписей/печатей ответственных лиц на каждом документе.
- Сопоставление: PO — GRN — Invoice — физический документ.
- Акт комиссии при расхождениях с описанием причин и подписью независимых лиц.
- Журнал учета пересчетов и корректировок.
- Отчеты о несоответствиях и расследованиях (краткое резюме, выводы, мероприятия).
9. Расследование и реагирование
- Алгоритм при выявлении расхождения выше порога:
1) Блокировка соответствующих операций в системе.
2) Назначение комиссии (без участников склада).
3) Проверка видеозаписей, журналов доступа, документов.
4) Интервью с сотрудниками.
5) Оформление акта, дисциплинарные/правовые меры, восстановление утраченной суммы по виновным, уведомление полиции (при необходимости).
6) Анализ причин и корректировка контроля.
- Ведение базы инцидентов и анализ по трендам.
10. IT‑контроль и автоматизация
- Журналирование действий в ERP: кто, когда, какую операцию проводил.
- Ограничение прав на корректировки остатков; все корректировки — через обязательную мотивацию и одобрение.
- Регулярные выгрузки остатков и сверка с WMS.
- Использование аналитики для аномалий (машинное обучение/правила): частые корректировки по конкретным номенклатурам, необычные отгрузки за пределы графиков.
11. Метрики и мониторинг
- Ежемесячный мониторинг:
- Коэффициент потерь: см. формулу выше.
- Количество инцидентов по складу.
- Среднее время разрешения инцидента.
- Установить KPI для службы безопасности и бухгалтерии по снижению потерь.
12. Роли и ответственность (кратко)
- Руководитель склада: исполнение регламентов, физический контроль.
- Бухгалтер по складу: учет, сверки, оформляет проводки.
- Служба безопасности: мониторинг, расследования.
- Аудит/внутренний контроль: периодические проверки.
13. Рекомендуемые пороговые значения и частоты (пример)
- Цикловая инвентаризация для A‑товаров — еженедельно; B — раз в месяц; C — раз в квартал.
- Расследование при расхождении: $\text{Shrinkage rate}>0,5\%$ или сумма > $\$1000$.
(Погрешности и пороги адаптировать под специфику бизнеса.)
14. Итоги — краткие обязательные элементы
- Сегрегация обязанностей, контроль доступа, видеонаблюдение, автоматизация учета (штрих‑код/RFID), регулярные инвентаризации (цикловые + годовая), 3‑way match при приемке, регламентирование списаний через комиссию, обязательная документация (накладные, акты, журналы), учетная политика по резервам и списаниям, регулярный мониторинг по метрикам и расследование инцидентов.
Если надо, подготовлю шаблоны документов (акт приемки, акт списания, протокол расследования) и образцы бухгалтерских проводок под вашу учетную политику.