Кратко и по существу — какие внутренние контрольные шаги и типовые проводки.
Шаги внутреннего контроля
- Немедленно зафиксировать факт (блокировка складского места, опечатывание при необходимости).
- Повторный пересчёт комиссией (оформить инвентаризационную опись и протокол комиссии).
- Сверка по документам: приходные/расходные накладные, кассовые/РРО-чеки, возвраты покупателям, перемещения между складами, списания за порчу, корректировки в учёте.
- Проверка регистраций операций в учётной системе (журналы приёмки/отгрузки), сменных ведомостей, авторизаций пользователей.
- Просмотр видеозаписей, охранных журналов, контроль доступа; опрос работников, проверка сменных отчетов.
- Проверка соответствующих налоговых документов (счета-фактуры, НДС-учёт) и договорной документации с поставщиками.
- Оформление акта о недостаче/излишке с указанием сумм, причин, ответственных; при установлении виновных — требование о возмещении, дисциплинарные меры; при необходимости — заявление в полицию/службу безопасности.
- Принятие управленческого решения: списание на экономические потери, переклассификация, возврат поставщику или признание прочего дохода.
- Внесение корректировок в складской и бухгалтерский учёт на основании оформленных документов (приказ руководителя о списании/принятии на учёт).
Типовые учетные проводки (образцы)
- Недостача, виновник не установлен / рыночная потеря, списание на расходы:
$\text{Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (или Дт 91 «Прочие расходы»)}$
$\text{Кт 41 «Товары»}$
(на сумму недостачи $X$).
- Недостача, виновный установлен (требование к сотруднику): сначала фиксируют расход как выше, затем переводят долг на сотрудника:
$\text{Дт 94 «Недостачи...» Кт 41}$ (списание)
$\text{Дт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» Кт 94}$ (оформление требования к работнику)
При фактическом возмещении: $\text{Дт 50/51 Кт 73}$ (получено от работника).
- Недостача, выявлено хищение контрагентом / поставщик виновен и обязан возместить: оформить требование к поставщику; если поставщик вернёт или примет товары обратно — корректировка либо возврат товара (счета к контрагенту):
$\text{Дт 60 «Расчёты с поставщиками» Кт 41}$ (если признан долг поставщику) или корректировка приходных документов.
- Излишек (найдены дополнительные товары, виновник не поставщик): принять на учёт как прочий доход:
$\text{Дт 41 «Товары» Кт 91.1/91.2 «Прочие доходы»}$
(на сумму излишка $Y$).
- Излишек, если это излишняя поставка от поставщика и будет оформлен приход/счёт-фактура: отражают приход и обязанность оплатить:
$\text{Дт 41 Кт 60}$ (признан товар и задолженность перед поставщиком) — либо возвращают товар поставщику.
Примечания по НДС и налогам
- Если в учёте был принят входной НДС по списанным товарам, требуется скорректировать налоговый учёт (восстановление входного НДС) — оформлять с учётом НК/ПБУ и консультации бухгалтера/налогового консультанта.
- Убедитесь, что все проводки подтверждены актами комиссии, приказом о списании/приёме, и при привлечении сотрудника — документами о взыскании/соглашением на возмещение.
Документы, которые должны быть оформлены
- Инвентаризационная опись/протокол комиссии; акт о недостаче/излишке; приказ (распоряжение) руководителя о списании/принятии; требование к виновному; при необходимости — заявление в правоохранительные органы.
Если нужны шаблоны актов или конкретные проводки под ваш план счетов — укажите используемые номера счетов (например, $\text{41, 94, 91, 73, 60, 50/51}$) и характер ситуации, дам точные записи.