Кратко — проводки и порядок действий, а затем меры внутреннего контроля.
1) Необходимые проводки (типовая схема). Пусть завышение выручки — сумма $30000$ руб., себестоимость возвращённого товара = $C$ руб. Используем типовые счета: $50$ — касса, $41$ — товары, $90.1$ — выручка, $90.2$ — себестоимость, $90.3$ — НДС (если применимо), $68$ — расчёты по НДС.
А) Возврат товара и возврат наличных покупателю:
- Коррекция выручки (возврат денег покупателю):
Дт $90.1$ Кт $50$ — сумма $30000$ руб. (уменьшение выручки, выдача наличных).
- Возврат товаров на склад (если товар принят для дальнейшей продажи):
Дт $41$ Кт $90.2$ — сумма $C$ руб. (возврат себестоимости в остатки).
- Если в продаже был НДС (ставка $r$, например $r=0.20$), нужно скорректировать НДС:
Дт $90.3$ Кт $68$ — сумма НДС $V$, где $V=\frac{r}{1+r}\cdot S$ (для $S=30000$ и $r=0.20$ $V=\frac{1}{6}S$).
Б) Если товар при возврате непригоден для продажи (списание):
- Коррекция выручки как выше: Дт $90.1$ Кт $50$ — $30000$.
- Списывается себестоимость в прочие расходы:
Дт $91$ (прочие расходы) Кт $41$ — сумма $C$.
- Коррекция НДС — как в пункте А (если применимо).
В) Если при возврате кассовая наличность не возвращена (недостача/хищение):
- Проводки по возврату выручки без фактического выдачи наличных оформляются согласно локальным правилам (кассовый документооборот): необходимость оформления акта недостачи; далее отражение недостачи (например) Дт $94$ (или $73$ в зависимости от политики) Кт $50$ — сумма недостачи $30000$, с последующим взысканием с кассира или отражением убытка.
2) Документы и операционный порядок
- Оформить акт приёма товара от покупателя (акт возврата), товарный чек/кассовый чек возврата; при использовании онлайн‑кассы — аннулирование/внесение операции возврата согласно 54‑ФЗ и выдача покупателю чека возврата.
- Внести исправления в кассовую книгу/операции ККТ и в бухгалтерский журнал (пояснительная записка, ссылки на акты).
- Если обнаружена недостача/подлог — служебная проверка, акт инвентаризации, дисциплинарные/правовые меры.
3) Внутренний контроль для предотвращения подобных случаев (ключевые меры)
- Строгая регламентация возвратов: возврат возможен только при наличии акта возврата и подписи руководителя/старшего смены.
- Разделение функций: кассир не должен отвечать единолично за приём/передачу денег и оформление документов (контроль со стороны менеджера).
- Централизованный контроль Z‑отчётов и ежедневная сверка кассы с отчётами POS и учётной системой; ежедневное сопоставление приходов в 1С/ERP с данными ККТ.
- Ограничение полномочий на выдачу наличных: лимиты для возвратов без согласования.
- Видеонаблюдение на торговой точке и журнал проверок смен.
- Регулярные внезапные кассовые проверки и инвентаризации товаров.
- Электронные чеки покупателю (чтобы клиент мог проверить покупку) и контроль несоответствий по жалобам клиентов.
- Обучение персонала и дисциплинарная ответственность за фальсификацию документов/кассовую дисциплину.
- Аналитика отклонений: мониторинг аномальных возвратов/коррекций по конкретным кассирам и товарам.
Если нужно — могу привести готовые проводки с учётом конкретных номеров счетов в вашей учетной схеме и пример расчёта НДС при ставке $20\%$.