Коротко — что нужно сделать, какие документы получить и как отразить операции в учёте и в налогах.
1) Установить статус продавца
- выясните, является ли поставщик индивидуальным предпринимателем (ИП) или частным лицом (физлицом). Это решает, можно ли требовать счета‑фактуры и какой налоговый режим у продавца.
2) Какие документы запросить у продавца (чтобы «узаконить» сделку)
- если ИП: попросите переоформить первичные документы с полными реквизитами (товарная накладная/товарно‑транспортная накладная, акт приёма‑передачи, счёт‑фактура при наличии НДС), копию свидетельства/выписки из ЕГРИП, паспорт/ИНН продавца и платежные документы (выписка банка, кассовый ордер).
- если физлицо (не ИП): оформите с ним договор купли‑продажи материалов (или письменное соглашение), акт приёма‑передачи, квитанцию/расходный кассовый ордер, копию паспорта и платежные документы. Продавец может дать расписку о передаче и указать ИНН, если есть.
3) Как юридически оформить исправление документов
- лучше получить новые первичные документы, оформленные и подписанные обеими сторонами с указанием, что они заменяют/уточняют ранее оформленные (в тексте — ссылка на старые документы).
- допустим и акт о расхождениях/акт уточнения, подписанный продавцом и покупателем, с приложением копий платежек и паспорта продавца.
- если требуются исправления в счёте‑фактуре — продавец должен выдать корректировочный/исправленный счёт‑фактуру в рамках правил НК.
4) Отражение в бухгалтерском (РСБУ) учёте
- после получения корректных первичных документов отражаете поступление материалов обычной проводкой (пример): дебет счёта материалов $10$ — кредит расчётов с поставщиками $60$ или кредит кассы/банка $51$, в зависимости от способа оплаты.
- если ранее материалы уже оприходованы с неполными документами — составьте распорядительный документ/примечание и сделайте исправительную запись с ссылкой на новые первичные документы; в учёте должны быть дата фактического поступления и документы, обосновывающие сумму и количество.
- если оплата наличными оформлена через кассу — сохраните приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер с назначением платежа.
5) Налог на добавленную стоимость (НДС)
- для принятия входного НДС к вычету требуется корректно оформленный счёт‑фактура и регистрация продавца как плательщика НДС. Без счёта‑фактуры вычет НДС не принимается.
- если продавец — плательщик НДС и счёт‑фактура отсутствует, требуйте её. Если продавец откажется, вычет по этим операциям не подтвердите.
6) Налог на прибыль
- расходы признаются при наличии первичных документов, подтверждающих факт и цель расхода (п. 1 ст. 252 НК РФ и общие требования к первичным документам). Если вы получите надлежаще оформленные документы задним числом — можете корректно включить расходы в тот период, в котором фактически имели место хозяйственные операции, либо при необходимости скорректировать налоговую базу путём уточнённой декларации. Рекомендация — фиксировать дату фактической операции и дату оформления документов отдельно.
7) Вопрос удержания НДФЛ при выплате физлицу
- если платили физлицу за оказание услуг/работ или как агент по выплате дохода — возможно обязанность выступать налоговым агентом и удержать $13\%$ (для налогового резидента).
- если покупка была простой куплей материалов у частного лица, как правило обязанность удерживать НДФЛ у покупателя отсутствует, но лучше проверить природу платежа и событие сделки (в каждом случае по‑разному).
8) Если продавец не может/не хочет переоформлять документы
- оформите максимально полную внутреннюю документацию: договор, акт приёма, копии паспорта/расписки продавца, платежные документы, служебную записку руководителя; при необходимости подготовьте пояснения для налоговой. Учёт НДС по таким операциям невозможен; расходы по налогу на прибыль могут быть оспоримы при проверке — риск невключения в налоговые расходы.
9) Практические рекомендации
- срочно свяжитесь с продавцом и получите недостающие реквизиты и документы.
- оформляйте всё письменно и с подписями обеих сторон; сохраняйте банковские/кассовые подтверждения.
- при сомнениях — проконсультируйтесь с налоговым консультантом или запросите письменное разъяснение у ФНС.
- при необходимости корректируйте бухгалтерскую и налоговую отчётность (уточнённые декларации).
Если нужно — могу сформулировать текст договора/акта уточнения и образец служебной записки и проводок для вашей ситуации.