Кратко — как построить систему калькулирования по проектам (метод по трудозатратам), что контролировать и как считать рентабельность.
1) Построение системы (шаги)
- Ввести учёт рабочего времени по проектам (обязательные табели/таймшиты с кодами задач и проектов).
- Разграничить трудозатраты: прямые (по проекту) и косвенные (админ, R&D, офис).
- Рассчитать полную стоимость часа сотрудника (зарплата + налоги + бенефиты + прочие прямые начисления):
${\text{часы\_затраты}}_i={\text{фактические часы по проекту}}_i$ и
${\text{ставка\_затрата}}_i=\frac{{\text{зарплата}}_i+{\text{начисления}}_i}{{\text{производственные часы}}_i}$.
- Распределять накладные расходы на проекты пропорционально трудочасам (или другим базам):
$\text{ставка\_накл}=\frac{\text{общие накладные}}{\text{база (часы или зарплата)}}$.
- Формировать проектную себестоимость: суммировать прямые затраты, трудозатраты (часы×ставка) и долю накладных, добавить внешние услуги и прямые материальные расходы.
- Вести план/факт по времени, стоимости и срокам; еженедельный/ежемесячный контроль и корректировки бюджета.
2) Формулы ключевые
- Трудовая себестоимость по сотруднику:
$C_{lab,i}=H_i\cdot r_i$, где $H_i$ — часы по проекту, $r_i$ — полная ставка/час.
- Общая себестоимость проекта:
$C_{proj}={\sum }_i{C}_{lab,i}+C_{direct}+C_{overhead\_alloc}$.
- Ставка накладных (пример):
$r_{ovh}=\frac{O}{\sum H_{billable}}$, где $O$ — общие накладные расходы, $\sum H_{billable}$ — база часов.
3) Какие показатели контролировать (KPI)
- Загруженность (utilization):
$\text{Util}=\frac{H_{billable}}{H_{total}}$.
- Реализация (realization): фактический выручканый час vs ставка ожиданий:
$\text{Real}=\frac{\text{выручка}}{H_{billable}}$ (сравнивать с целевой часовой ставкой).
- Себестоимость часа (fully loaded cost per hour): $r_i$.
- Отклонение по бюджету: $\Delta C=C_{fact}-C_{plan}$.
- Отклонение по срокам: задержка в днях/%.
- Маржа проекта: см. ниже.
- Earned Value показатели (для контроля выполнения): $\text{EV},\text{PV},\text{AC};\text{CPI}=\frac{EV}{AC},\text{SPI}=\frac{EV}{PV}$.
- Burn rate и прогноз оставшихся затрат (burn rate = скорость потребления бюджета).
4) Оценка рентабельности и финансовые метрики
- Прибыль проекта (валовая):
$\Pi =R-C_{proj}$, где $R$ — выручка по проекту.
- Маржа в абсолюте и в %:
\( \text{Margin\_abs} = \Pi,\quad \text{Margin\_%} = \frac{\Pi}{R}\times 100\% \).
- ROI (простая):
$\text{ROI}=\frac{\Pi }{C_{proj}}\times 100\%$.
- Точка безубыточности (по часам):
$H_{breakeven}=\frac{F}{p-v}$, где $F$ — фикс. расходы проекта, $p$ — цена/час, $v$ — переменные затраты/час.
- NPV/IRR — для проектов с инвестициями и денежными потоками во времени: стандартные расчёты по потокам $C{F}_t$.
- Оценка рисков: чувствительность маржи при изменении часов на $\pm x\%$ или тарифов на $\pm y\%$.
5) Практические рекомендации контроля и ценообразования
- Вести ежедневные таймшиты, закрывать их еженедельно.
- Делать плановый и прогнозный (ETC — estimate to complete) расчёт оставшихся часов и затрат.
- Устанавливать «полную» часовую ставку (fully loaded) и использовать её для ценообразования/сметы: счётчик цены не ниже $r_{fully\_loaded}\times (1+\text{желаемая маржа})$.
- Использовать два подхода к ценам: cost-plus (цена = себестоимость + маржа) и value-based (цена по ценности для клиента) — комбинируйте.
- Пороговые KPI для управления (ориентиры): загрузка \( \sim \(65\%-80\%\) \), маржа по проектам не ниже \( \sim \(15\%-30\%\) \) — корректировать под рынок.
6) Автоматизация и отчётность
- Настроить BI/отчёты: план/факт по часам, по стоимости, EV, прогноз итоговой прибыли.
- Интегрировать учёт времени с биллингом и бухгалтерией (чтобы автоматически формировались себестоимость и накладные).
Итого: считайте полную себестоимость через суммирование трудозатрат (часы×полная ставка), прямых расходов и доли накладных; контролируйте загрузку, реализацию, отклонение план/факт и EV; рентабельность меряйте через маржу, ROI и NPV для долгих проектов.