Этапы внутреннего контроля при оформлении кассовых операций:
- $1$ Организация прав и обязанностей: назначение ответственных (кассир, кладовщик, главный кассир), регламентирование полномочий и ограничений доступа к денежным средствам.
- $2$ Оформление и учет документов: обязательное использование ПКО/РКО, кассовых журналов, х- и z-отчётов; четкие правила заполнения и хранения документов.
- $3$ Регистрация продаж и приёма денег: синхронизация POS-терминалов с кассовой системой, ежедневная печать и хранение z-отчётов, оформление возвратов и чеков.
- $4$ Сегрегация обязанностей: разделение операций при приёме денег, учёте, инкассации и сдаче в банк между разными сотрудниками.
- $5$ Контроль наличности в кассе: ежедневное пересчёты при приёме/сдаче смены, оформление актов о расхождениях, лимиты наличности в кассе.
- $6$ Инкассация и сдача в банк: регламентированные сроки и маршруты инкассации, поручения на сдачу, документы приёма в банке.
- $7$ Проверки и сверки: ежедневные сверки по кассе — журналу, POS, учёту; еженедельные/месячные аналитические сопоставления.
- $8$ Внутренний и внешний аудит: плановые и внеплановые проверки бухгалтерии и службы безопасности, контроль исполнения замечаний.
- $9$ Обработка расхождений и инцидентов: процедура расследования, документирование, дисциплинарные и правовые меры при нарушениях.
- $10$ Обучение и инструктаж персонала: регулярные тренинги по кассовой дисциплине и антимошенническим процедурам.
Меры по снижению кассовых рисков:
- Сегрегация обязанностей и принцип «двух лиц» при операциях с наличностью (открытие/закрытие смены, инкассация).
- Ограничение наличности в кассе: установление лимита и своевременная сдача излишков в банк.
- Автоматизация и интеграция: POS —> учётная система, автоматизированные сверки, электронные логи операций.
- Двойная отчётность при сменах: кассир и старший смены подписывают отчёты, хранение z-отчётов.
- Внезапные (спонтанные) проверки и ревизии касс службой безопасности или аудитом.
- Крепкие средства хранения: сертифицированные сейфы/кассы с контролем доступа и учётом ключей/кодов.
- Видеонаблюдение и аналитика: запись операций у кассы, резерв хранения видео, анализ аномалий.
- Инкассация по регламенту и с сопровождением; использование инкассаторских служб для крупных сумм.
- Политика нулевой толерантности к фальшивым деньгам: обучение персонала, проверяющие устройства.
- Регламентация операций с возвратами и скидками: лимиты на ручные корректировки, обязательное согласование менеджером.
- Ротация персонала и проверка благонадёжности: предварительные проверки при приёме на работу, периодическая переаттестация.
- Быстрая процедура расследования: фиксированные сроки на проверку расхождений, обязательная документация и меры.
- Развитие безналичных платежей: стимулирование карт/мобильных платёжных средств для снижения объёма наличности.
Ключевые принципы: разделение полномочий, автоматизация учёта и сверок, документирование всех операций и оперативная реакция на расхождения.