Кратко и по делу — требования по налогооблагаемой базе, документы и проводки при списании безнадежной дебиторки.
1) Требования налогового учёта (общая логика)
- Расход по списанной задолженности признаётся для целей налога на прибыль только при наличии экономического обоснования и подтверждающих документов, доказывающих, что долг действительно безнадежен и предприняты все разумные меры по взысканию.
- Создание резерва по сомнительным долгам в бухгалтерском учёте как правило не признаётся расходом для целей налога на прибыль (резервы по сомнительным долгам налогом не учитываются, за исключением случаев, прямо разрешённых законом). Налоговый эффект возникает в момент фактического списания задолженности при наличии документов, дающих право на налоговое признание расхода.
2) Какие документы нужны (минимальный набор, практические требования)
- договор, первичные документы (счёт, акты, накладные), калькуляция и т.д., подтверждающие основание задолженности;
- акты сверки расчётов с контрагентом; корреспонденция (претензии, письма) + подтверждения отправки (почта, курьер);
- доказательства попыток взыскания: претензии, соглашения о реструктуризации, договор с коллекторским агентством и отчёты агентства;
- судебные документы (иск, решение/постановление суда, исполнительный лист) и документы об исполнении (отметки ФССП о взыскании или о невозможности взыскания);
- при банкротстве/ликвидации дебитора: выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации, ликвидационный баланс/реестр требований кредиторов, документы конкурсного управляющего;
- при истечении срока исковой давности: доказательства пропуска срока (последний приход/контакт, отправленные претензии), приказ/акт о признании долга безнадёжным и акт списания задолженности;
- внутренние документы: приказ (распоряжение) о списании, акт списания задолженности, пояснительная записка бухгалтера.
3) Отражение в бухгалтерском учёте (проводки, алгоритм)
- Если ранее создавался резерв по сомнительным долгам:
- создание резерва (бухучёт): Дт $91.2$ — Кт $63$ (создан резерв);
- списание задолженности за счёт резерва: Дт $63$ — Кт $62$ (или другой счёт дебитора) — задолженность снята с баланса.
- Если резерв не создавался:
- прямое списание в расходы: Дт $91.2$ — Кт $62$ (или другой счёт дебитора) — отражение расхода в бухучёте.
4) Отражение в налоговом учёте (корректировки налоговой базы)
- При создании резерва: расходы, списанные бухгалтерски при создании резерва, обычно не уменьшают налогооблагаемую прибыль — необходимо восстановление (увеличение) налогооблагаемой прибыли в налоговом учёте.
- При фактическом списании задолженности на основании предусмотренных налогом документов (см. п.2): налогоплательщик вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму списанной задолженности (признать расход для целей налога). То есть в момент списания делается налоговая корректировка в сторону уменьшения базы, если имеются все требуемые документы.
- Практически: если резерв создавался и не признавался для налогов — при списании вы проводите бухучёт через резерв (см. выше) и в налоговом учёте уменьшаете прибыль на сумму списанной задолженности; если списывали сразу в бухрасходы, то для налогов необходимо подтвердить право на вычет теми же документами.
5) Практический алгоритм действий перед включением в налоговые расходы
- Собрать полный пакет документов (см. п.2).
- Оформить внутренние документы: акт списания, приказ, пояснительная.
- Если взыскание через суд — иметь исполнение или документ о невозможности взыскания.
- Сверить даты (последняя дата контакта, истечение срока исковой давности и т.п.).
- Сделать в налоговом учёте соответствующую корректировку (в декларации по налогу на прибыль учесть уменьшение/увеличение прибыли в зависимости от ситуации) и хранить доказательства на случай проверки.
6) Риски и замечания
- Налоговая может не признать расход при отсутствии убедительных доказательств предпринятых мер по взысканию; типичные замечания — отсутствие претензий, неподтверждённая отправка документов, отсутствие документов о ликвидации/исполнении.
- В спорах часто решают «комплекс доказательств»: претензии + акты сверки + судебные/исполнительные документы или реестр требований при ликвидации/банкротстве.
Короткая памятка (чек‑лист): договор/счёт/акт → претензии и подтверждения отправки → суд/фссп/ликвидация (если были) → акт списания + приказ → налоговая корректировка при сдаче декларации.
Если нужно, могу составить шаблон акта списания и перечень документов в виде чек‑листа.