Кратко — обязанности бухгалтера в госучреждении по ОС: вести инвентарный реестр, учитывать поступления и выбытия, начислять амортизацию, контролировать перемещения и ремонты, проводить инвентаризации, готовить отчётность и обеспечивать сохранность первичных документов.
Предлагаемая схема внутреннего контроля по учёту основных средств (ключевые элементы и риски, которые они устраняют):
$1$. Разделение обязанностей
- Контроль: отдельные лица отвечают за прием/передачу, материальную сохранность, бухгалтерский учет и утверждение списаний/перемещений.
- Устраняет риски: хищение/растрата, скрытие операций, конфликт интересов.
$2$. Стандартизованная процедура приёмки и оприходования (накладные, акты приёма, присвоение инвентарного номера, бирка)
- Контроль: обязательный комплект документов для отражения в учёте; присвоение уникального инв. номера сразу при вводе в эксплуатацию.
- Устраняет риски: незарегистрированные поступления, дублирование, ошибки в идентификации.
$3$. Учетная политика по ОС (порог капитализации, методы амортизации, сроки) и её документированное утверждение
- Контроль: единые правила для бухучёта и бюджетного учета.
- Устраняет риски: произвольная капитализация/списание, неверный расчёт амортизации, искажение отчетности.
$4$. Журнал перемещений и разрешения на эксплуатацию/ремонт/перемещение (с подписями ответственных)
- Контроль: письменное обоснование и согласование перемещений и ремонтов.
- Устраняет риски: неавторизованные перемещения/ремонты, утаивание выбытий.
$5$. Регулярные инвентаризации с описью и сверкой с учётом (не реже чем $1$ раз в год; внепланово при смене МОП или руководства)
- Контроль: независимая комиссия, протоколы расхождений и корректировки.
- Устраняет риски: пропажа, ошибочные остатки, задолженности по материально ответственным лицам.
$6$. Ежемесячные/квартальные сверки карточек ОС с ГЛ счетами и аналитикой, оформление корректировок
- Контроль: регламентированные сверки и подписи ответственных.
- Устраняет риски: бухгалтерские ошибки, рассинхронизация данных, неверная налоговая/статистическая отчетность.
$7$. Процедура списания и уничтожения (комиссия, акты, основание, согласования)
- Контроль: комиссия, причинившаяся документация, учёт выручки/утилизации при необходимости.
- Устраняет риски: незаконное списание, хищение через списание, нарушение регуляторных требований.
$8$. Физическая защита и маркировка (складирование, ключи/доступ, метки/РFID/штрихкоды)
- Контроль: ограниченный доступ, учёт ключей, учёт меток.
- Устраняет риски: кража, несанкционированный доступ, потеря имущества.
$9$. Контроль ИТ-системы учёта (резервирование, журналы действий, разграничение прав)
- Контроль: резервное копирование, история изменений, роли и права доступа.
- Устраняет риски: искажение данных, уничтожение/потеря электронных записей, несанкционированные правки.
$10$. Внутренний аудит и мониторинг исполнения контролей (периодические проверки, отчёты руководству)
- Контроль: плановые и внеплановые проверки, проверка соблюдения процедур.
- Устраняет риски: системные нарушения контроля, затяжные ошибки, недостаток реагирования на выявленные проблемы.
Дополнительно: регламентированное хранение первичных документов и обучение материально ответственных лиц — снижает операционные ошибки и формальные нарушения.
Эта схема покрывает основные риски: хищение и несанкционированные выбытия, ошибки учета и оценки, искажение амортизации, несоответствие нормативам и потерю данных.