Кратко и по делу — какие показатели собирать, как считать отдачу и что контролировать после внедрения.
Какие показатели управленческого учета полезны при решении об автоматизации
- Трудозатраты на учет и операции: часы в месяц и стоимость часа (бухгалтерия, склад, продажи).
- Время на обработку одной операции/документа (счет, платеж, приходная, отгрузка).
- Количество ошибок/исправлений и стоимость их исправления (шт., руб./шт.).
- Стоимость и уровень запасов: средние остатки, оборачиваемость, % списаний.
- Дни дебиторской задолженности (DSO) и кредиторской задолженности (DPO).
- Кол-во простоя/задержек в обслуживании клиентов и упущенная выручка.
- Время закрытия месяца/отчётности и число переработок/экстренных ревизий.
- Расходы на поддержку текущих ИТ/сервисов и внешних бухгалтеров.
Соберите базовые (доавтоматизационные) значения этих KPI как «baseline».
Как оценить экономическую отдачу (алгоритм)
1) Оцените затраты на проект (все статьи):
- первоначальные: лицензии, внедрение, интеграция, оборудование, обучение — обозначьте как $C_0$;
- ежегодные: подписки, поддержка, хостинг, обслуживание — $C_{op,t}$ по годам.
2) Оцените экономию и дополнительные выгоды по годам:
- сокращение зарплат/часов: $\Delta L_t$ (руб./год);
- уменьшение потерь от ошибок: $\Delta E_t$;
- уменьшение запасов/освобожденный оборотный капитал (выгода от снижения DSO или запасов) — денежный эффект $\Delta W{C}_t$;
- дополнительная выручка/маржа от лучшего сервиса: $\Delta R_t$.
Суммарные годовые выгоды $B_t=\Delta L_t+\Delta E_t+\Delta W{C}_t+\Delta R_t$.
3) Рассчитайте чистые денежные потоки по годам:
$$C{F}_t=B_t-C_{op,t}(t=\mathrm{1..}T),C{F}_0=-C_0.$$
4) Рассчитайте NPV, ROI, и срок окупаемости:
- NPV:
$$\mathrm{NPV}=\sum _{t=0}^T\frac{C{F}_t}{(1+r{)}^t},$$ где $r$ — ставка дисконтирования.
- ROI (за период $T$):
$$\mathrm{ROI}=\frac{{\sum }_{t=1}^T{B}_t-{\sum }_{t=0}^T{C}_t}{{\sum }_{t=0}^T{C}_t}.$$ - Простой срок окупаемости (payback): минимальный $t$, при котором накопленный дисконтированный денежный поток ${\sum }_{i=0}^t\frac{C{F}_i}{(1+r{)}^i}\ge 0$. Для грубой оценки без скидки: $\text{payback}\approx \frac{C_0}{\text{годовые чистые сбережения}}$.
5) Проведите анализ чувствительности: меняйте $r$, величины экономии и сроки реализации, чтобы увидеть риск сценариев (пессимистичный/базовый/оптимистичный).
Практические упрощения для малого бизнеса
- Часто достаточно горизонта $T=3$ года.
- Если годовая чистая экономия $\ge 30\%$ от годовых операционных расходов проекта или срок окупаемости $<2$ лет — проект обычно экономически оправдан. Но критерии зависят от доступной ликвидности и стратегии.
Что мониторить после внедрения (контроль гипотез)
- Фактические изменения KPI vs baseline: часы учёта, ошибки, DSO, запасы, время закрытия месяца.
- Adoption rate (процент пользователей, работающих в системе).
- Отклонение реальной экономии от ожидаемой; пересчёт NPV по фактическим потокам.
Короткая чек-лист формул для быстрого расчёта
- Чистый денежный поток: $C{F}_t=B_t-C_{op,t}$.
- NPV: $\mathrm{NPV}={\sum }_{t=0}^T\frac{C{F}_t}{(1+r{)}^t}$.
- ROI: $\mathrm{ROI}=\frac{{\sum }_{t=1}^T{B}_t-{\sum }_{t=0}^T{C}_t}{{\sum }_{t=0}^T{C}_t}$.
- Payback (без дисконтирования): $\text{payback}\approx \frac{C_0}{\text{годовые чистые сбережения}}$.
Резюме в одну фразу: соберите baseline по трудозатратам, ошибкам, запасам и DSO; спрогнозируйте денежные выгоды от их улучшения; сравните дисконтированные выгоды с полной стоимостью проекта (NPV, ROI, payback) и проведите анализ чувствительности.