План аудита недостач — процедуры, доказательства и рекомендации по контролю.
1) Ключевые процедуры инвентаризации
- Наблюдение за физическим пересчётом: присутствие аудитора при полном или выборочном учёте, инспекция складских зон, марок/паллетации, проверка сквозной нумерации листов учёта.
- Циклические/внезапные («surprise») инвентаризации по проблемным SKU и по дням с максимальным движением.
- Пересчёт подозрительных позиций (рискованные категории, мелкие/высокотарные товары).
- Сверка учёта на дату баланса: отгрузки и поступления в пути, консигнация — определить правовой статус товаров (в пути/на складе/на консигнации).
2) Подтверждение остатков и сторонние подтверждения
- Подтверждения от внешних складов/перевозчиков/поставщиков для товаров на консигнации и в хранении третьих лиц.
- Сопоставление с документами: товарно-транспортные накладные (ТТН/GRN), заказы, счета-фактуры, возвраты.
- Сопоставление со сведениями POS: продажи/возвраты по SKU, контроль по пробитым чекам и суммам вкладки касс.
- Банковские и кассовые подтверждения — проверить инкассацию выручки, отсутствие «черного» оборота.
3) Тесты на предмет мошенничества (fraud testing)
- Аналитика отклонений: сравнить запасы и продажи по периодам; вычислить коэффициенты:
- разница $\Delta =\text{Book}-\text{Physical}$;
- уровень недостачи $\text{Shrinkage rate}=\frac{\text{Book}-\text{Physical}}{\text{Book}}\times 100\%$;
- оборачиваемость запасов $\text{Turnover}=\frac{\text{COGS}}{\text{Average inventory}}$.
- Поиск аномалий в данных: применить фильтры/правила — частые корректировки остатков, отрицательные остатки, повторяющиеся списания ровно на одну и ту же сумму, нереальные возвраты. Можно применить Бенфорда к числам начислений/суммам.
- Тест транзакций: выборочные проверки поступлений/списаний до первичных документов, подписи, одобрения; верификация фактической истории движения товара на складе (склад→ТТН→фактическая отгрузка).
- Проверка сотрудников: сопоставить доступы в системе со служебными обязанностями; ревизия отпуска/потерь совпадающих с рабочим графиком; выборочное интервью.
- CCTV и временные метки: сверка операций с видеозаписями, особенно в зонах приёма/отгрузки и доступа к запасам.
- Тестирование POS/кассовых операций: отложенные транзакции, void/discount/price overrides, несоответствие выручки и депозитов.
4) Какие доказательства собирать
- Листы инвентаризации с подписью счётчиков и ответственных; фотографии и видеозаписи складских операций.
- Копии ТТН/GRN, счетов-фактур, заказов, путевых листов, актов приёма-передачи, приходных/расходных ордеров.
- Журналы операций WMS/ERP, логи пользователя (кто и когда проводил корректировку), резервные копии базы.
- Выписки по кассе и банку, отчёты POS, отчёты по возвратам.
- Переписка/претензии поставщиков и акты с третьими хранителями.
- Протоколы интервью сотрудников, распоряжения по списаниям, внутренние расследования, дисциплинарные акты.
5) Дополнительные шаги при признаках мошенничества
- Незамедлительная выборочная блокировка доступа подозреваемых; форензик-экспорт логов и резервных копий; назначение внутреннего расследования и при необходимости привлечение юристов/полиции.
- Квантирование потерь: по SKU, подразделениям и по периодам; оценить влияние на финансовую отчётность.
6) Рекомендации по внутреннему контролю (кратко и приоритетно)
- Сегрегация обязанностей: приёмка ≠ складской учёт ≠ отгрузка ≠ инкассация.
- Контроль доступа: физический (замки, зоны, RFID/талончики) и логический (роли в WMS/ERP, журналы доступа).
- Обязательные документы: без ТТН/GRN/счёта-фактуры списание запрещено; все корректировки с обоснованием и уровнем утверждения.
- Регулярные внезапные инвентаризации и циклический учёт критичных SKU.
- Техника учёта: штрих-коды/RFID, мобильные терминалы для уменьшения ручных ошибок.
- CCTV + хранение записей минимум на срок расследований; синхронизация с журналами операций.
- Процедуры по возвратам и скидкам: лимиты и двухуровневое утверждение для существенных операций.
- Сверки POS с учётом выручки и банковских инкассаций ежедневно/еженедельно; контроль кассовых разниц.
- Политика по поощрению сообщений о нарушениях (hotline), обучение сотрудников и дисциплинарная практика.
- Регулярный мониторинг аналитики (аномалии, тренды) и KPI по потерь: целевой уровень потерь и оперативные отчёты.
7) Итоговые действия аудитора
- Оформить письменное заключение с количественной оценкой недостач и их причин; рекомендации по корректировке учёта и усилению контроля; при подтверждении мошенничества — предложить передать материалы компетентным органам.
Если нужно, могу составить чек-лист процедур для разового инвентарного рейда или шаблон формы для сбора доказательств.