Кратко и по делу.
1) Общие правила (НДС)
- Услуги, оказываемые резидентом РФ нерезиденту и предназначенные для использования/потребления за пределами РФ, при соблюдении условий могут облагаться по ставке $0\%$ (экспорт услуг).
- Важные условия: контрагент — нерезидент, место оказания услуги — за пределами РФ (документально подтверждается), оплата и фактическая передача услуги подтверждены документами. Нулевая ставка применяется только при наличии доказательств.
2) Необходимые документы и подтверждения (минимальный набор)
- Договор/соглашение, явно указывающий стороны и место оказания услуги (клиент — нерезидент).
- Счет/счет‑фактура с пометкой «НДС $0\%$» (или иной учетный документ).
- Акт оказанных услуг (подписанный заказчиком либо иные подтверждения факта оказания).
- Документы, подтверждающие статус клиента как нерезидента: выписка из реестра (для ЮЛ), налоговый резидентный документ/налоговый номер, подтверждение VAT ID через VIES (для ЕС) или иные регистрационные данные.
- Платёжные документы: банковские выписки, SWIFT‑копии — подтверждение поступления оплаты от нерезидента (рекомендуется — поступление в иностранной валюте/соответствующее назначение платежа).
- Доказательства фактического использования услуги за пределами РФ: журналы доступа, IP‑логи, адреса использования, технические отчёты, субсчет/истории подключений и т.п.
- Переписка/подтверждение клиента о том, что услуга используется вне РФ (по возможности).
Хранить оригиналы/электронные копии всех документов (обычно не менее $4$ лет).
3) Практические рекомендации по доказательной базе
- В договоре прописать, что услуга предоставляется для нужд заказчика за пределами РФ; описать способ доступа (IP, аккаунт) и подтверждение использования.
- Сохранять логи доступа по каждому клиенту, выдачу ключей/подписок, геолокацию подключений.
- Получить от EU‑клиента реквизиты и выписку о регистрации, по возможности — подтверждение налогового резидентства.
4) Бухгалтерские проводки (пример для продажи облачных услуг с нулевой ставкой)
- При признании реализации (сумма без НДС = $X$ руб.):
- Дт $62$ «Расчёты с покупателями» / Кт $90.1$ «Выручка» — сумма $X$.
(НДС к начислению = $0$, проводка на $68.02$ не формируется.)
- При поступлении оплаты на расчётный счёт:
- Дт $51$ «Расчетный счет» / Кт $62$ — сумма $X$.
- Если была предоплата:
- При получении предоплаты: Дт $51$ / Кт $62$ (или $62.1$ по внутренним субсчетам предоплат).
- При исполнении: перенос с предоплаты на выручку: Дт $62$ / Кт $90.1$ — $X$.
5) Отражение в декларации по НДС и регистрах
- В декларации по НДС операции с нулевой ставкой показываются в соответствующих строках раздела, где указывается налоговая база по ставке $0\%$ и сумма налога $0$. (Нужно отражать налоговую базу по экспортным услугам.)
- В книге продаж вносится счет‑фактура/счёт с пометкой «НДС $0\%$» и указываются основания (контрагент‑нерезидент, документы).
- В отчётности (налоговая декларация) указывайте коды операций/основания согласно формам действующей декларации (текущая форма декларации содержит строки для операций с $0\%$).
6) Дополнительные замечания и риски
- Налоговая проверка будет проверять комплект доказательств: договор, реквизиты нерезидента, акты, платёжные документы и технические логи. Отсутствие одного из ключевых доказательств повышает риск признания операции облагаемой НДС по общей ставке ($20\%$ — стандартная ставка).
- Если клиент в ЕС предоставляет вам свой VAT‑номер и требует выставления счёта без НДС по правилам ЕС — это другая юрисдикция; российская компания действует по российскому НДС: экспорт услуг → нулевая ставка при доказательствах.
- Рекомендуется согласовать комплект документов с налоговым/бухгалтерским консультантом и хранить полную доказательную базу.
Если нужно, могу подготовить шаблоны: формулировку в договоре, образец счёта‑фактуры для НДС $0\%$, перечень документов для файла проверки, и примеры проводок с конкретными суммами.