Последовательность действий аудитора:
1. Немедленно зафиксировать наблюдение и сохранить первичные доказательства (оригиналы/копии счетов, платежные поручения, почту, логи ERP, выписки банка).
2. Оценить, кто может быть вовлечён; при подозрении на причастность руководства уведомлять в первую очередь тех, кто отвечает за корпоративное управление (audit committee), а не подозреваемых заместителей.
3. Потребовать от руководства приостановить дальнейшие платежи по спорным поставщикам и обеспечить неизменность документов (preservation of evidence). Просить, но не выполнять управленческие функции самостоятельно.
4. Расширить аудиторские процедуры: проверить соответствие счетов договорам и поставкам (заказы, накладные, акты приёма), проследить цепочку согласований, провести банковские подтверждения платежей, запросить подтверждения у поставщика, проверить реальность адреса/деятельности поставщика, провести выездную проверку/инвентарь при необходимости.
5. Проверить vendor master: когда и кем создан поставщик, совпадают ли реквизиты, есть ли совпадение с сотрудниками (related parties), исследовать отклоняющиеся шаблоны (серии номеров, одинаковые суммы, частые небольшие оплаты).
6. Оценить финансовую значимость и влияние на отчётность: количественно определить ущерб — фиктивные счета на $500000$ руб., соотнести с порогом материальности и возможными исками/налоговыми последствиями.
7. Привлечь при необходимости forensic-специалистов и/или юристов для углублённого расследования и подготовки материалов для правоохранительных органов.
8. Документировать все выводы, процедуры и рекомендации; подготовить письменное сообщение для руководства и тех, кто осуществляет надзор (формальное уведомление о фактах мошенничества).
9. Оценить влияние на аудиторское заключение: при выявлении существенного и/или распространённого искажения — рассмотреть модификацию мнения или отказ от выражения мнения; при необходимости требовать корректировки отчетности или дополнительного раскрытия фактов.
10. При подтверждении факта мошенничества рекомендовать руководству/наблюдательному совету направить материалы в правоохранительные органы и принять дисциплинарные/исковые меры.
Возможные выводы аудитора:
- Случай одиночный — фиктивные счета на сумму $500000$ руб. выявлены по одному поставщику; возможно соучастие отдельных сотрудников.
- Системная проблема — фиктивные счета свидетельствуют о недостатках внутреннего контроля (несоблюдение процедур закупок, слабая верификация поставщиков, отсутствие сегрегации обязанностей).
- Материальное искажение отчётности — если $500000$ руб. существенны относительно финансовой отчётности, требуется корректировка и раскрытие; возможна модификация аудиторского мнения.
- Правовые последствия — наличие преступного умысла и/или присвоения активов, требующее передачи материалов правоохранительным органам.
Рекомендации руководству:
- Немедленно приостановить расчёты с подозрительным поставщиком и проверить все связанные транзакции.
- Провести внутреннее расследование с привлечением forensic-специалистов и юристов; при подтверждении — инициировать уголовные/гражданские претензии и требования о возмещении.
- Усилить контроль при регистрации поставщиков: верификация данных, подтверждение реальности деятельности, обязательная документация (договор+акт+накладная) перед платежом.
- Ввести или ужесточить сегрегацию обязанностей (создание поставщика, утверждение заказов, приёмка, платёж).
- Установить лимиты и многоуровневую авторизацию платежей, регулярную ревизию vendor master и сопоставление платёжей с фактами поставки.
- Внедрить периодические закупочные аудиты и мониторинг аномалий (частые одинаковые суммы, новые поставщики с крупными платежами).
- Обучить персонал по антикоррупционной политике, создать канал для анонимных сообщений о нарушениях.
- Рассмотреть страховые/компенсационные меры и требование к контрагентам о возмещении.
Если нужно, могу подготовить краткий план расследования и пример формы для документации доказательств.