Постараюсь кратко и по существу. Везде сумма — $1000000$ руб.
1) Поступление целевого гранта
- Бюджетный учёт (обобщённо): признать поступление как целевой трансферт/доход и зачислить деньги на счёт учреждения:
$$Дт\text{денежные средства (расчётный/казначейский счёт)}1000000,Кт\text{доходы (целевой трансферт)}1000000.$$ - Вести отдельный аналитический учёт по целевому поступлению (код гранта, целевое назначение, срок расходования).
2) Использование средств (оплата работ подрядчику)
- При перечислении аванса/оплаты подрядчику — бюджетный проводок:
$$Дт\text{расходы по целевому назначению (ремонт кабинетов)}X,Кт\text{денежные средства}X,$$ где $X$ — сумма конкретного платежа; суммарно по всем платежам до полного расходования будет $1000000$.
- Если часть средств остаётся неиспользованной по окончании срока — отразить возврат или перенос в соответствии с условиями гранта и бюджетным законодательством.
3) Нефинансовый (инвентарный) учёт — два варианта в зависимости от характера ремонта
- Вариант A — капитальный ремонт (увеличивает стоимость, срок службы или технические характеристики): при приёмке работ капитально восстановленная стоимость отражается как увеличение основных средств:
$$Дт\text{основные средства (инвентарная единица)}S,Кт\text{источник формирования / иные операции при приёме}S,$$ где обычно $S$ = сумма принятых к учёту работ (часто $S=1000000$ или соответствующая доля). Одновременно в бюджетном учёте расходы на капитальный ремонт подтверждены.
- Вариант B — текущий ремонт (поддержание работоспособности, не увеличивает НМА): расходы отражаются в расходах периода, в нефинансовом учёте стоимости основных средств не увеличивают:
$$Дт\text{расходы на тек. ремонт}1000000,Кт\text{денежные средства}1000000,$$ и в инвентарном учёте записей по увеличению ОС не делается.
4) Необходимые документы и требования
- Договор/соглашение о гранте; расчёт/квитанции зачисления средств.
- Договор с подрядчиком, смета, акты выполненных работ (подряда), счёт-фактура, приказ об утверждении приёмки.
- Акт ввода в эксплуатацию/акт о приёмке работ для капитализации.
- Отдельные регистры/субсчёты по целевым средствам; отчётность по целевому использованию в сроки, указанные грантодателем.
Краткое правило принятия решения о капитализации: если ремонт увеличил первоначальную стоимость или продлил срок службы — капитализировать (отразить в учёте нефинансовых активов); если нет — учитывать как расход текущего периода.