Кратко — варианты действий, проводки и налоговые последствия.
1) Операционные (управленческие) меры
- Немедленная проверка: двойная инвентаризация, сверка приход/расход/возврат/перемещений, просмотр CCTV, анализ POS-лога.
- Идентификация причин: хищение сотрудниками, поставщик, технологические потери (порча) или документооборот.
- Юридические/кадровые меры: претензии поставщику, дисциплинарные/уголовные действия против виновных, акт о недостаче, протокол комиссии по инвентаризации.
- Профилактика: усиление контроля (кассы, RFID/штрихкоды), пересмотр регламентов приёма/отгрузки, страхование остатков.
2) Бухгалтерские варианты и типовые проводки
(предполагаем, что сумма недостачи по результатам инвентаризации = $1200000$ руб.)
А. Недостача без выявленного виновника (списание в прочие расходы)
- Фиксация недостачи по себестоимости: Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» / Кт 41 (или 10) — $1200000$.
- Отнесение на прочие расходы (если политика): Дт 91.2 «Прочие расходы» / Кт 94 — $1200000$.
Б. Выявлен виновный сотрудник (перевод в дебиторскую задолженность к работнику)
- Списание первоначально (как выше): Дт 94 / Кт 41 — $1200000$.
- Перевод на ответственность работника: Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» / Кт 94 — $1200000$.
- Получение возмещения от сотрудника: Дт 50 (или 51) / Кт 73 — сумма возмещения ( \;например $1200000$).
В. Недостача по вине поставщика (требование к поставщику)
- Списание на 94: Дт 94 / Кт 41 — $1200000$.
- Предъявление претензии поставщику и признание требований: Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами/кредиторами» / Кт 94 — $1200000$.
- При получении возмещения: Дт 51 / Кт 76 — сумма возмещения.
Г. Если сумма $1200000$ включает НДС (например, цена с НДС) — вариант учёта:
- При учёте товаров по цене с НДС часть — НДС по приобретению: $NDS=1200000\times \frac{20}{120}=200000$. Тогда по товарам без продажи: Дт 94 (по себестоимости без НДС) / Кт 41; отдельный учёт входного НДС (корректируйте по факту исходя из первичных документов).
3) Налоговые последствия (основные практические замечания)
- Налог на прибыль: расходы признаются налогово-учётно допустимыми при наличии документального подтверждения и экономической обоснованности (акт инвентаризации, служебные записки, акты о хищении/порче, письма/заявления в полицию или претензии поставщику). Если компания соблюдала все процедуры и не выявлено, что недостачи — результат умышленных действий руководства/учредителей, то расходы, списанные в прочие, как правило, признаются в целях налога на прибыль. Пример налоговой выгоды при ставке $20\%$: экономия налога = $1200000\times 20\%=240000$ руб.
- Если виновник сотрудник выявлен, и организация предъявила требование, но возмещение не получено — для целей налога на прибыль важно наличие доказательной базы; ФНС может требовать доказательств добросовестных мер по взысканию (иначе может не признать расход). При фактическом взыскании сумма возмещения корректирует ранее учтённый расход (уменьшает расходы/увеличивает доходы).
- НДС: само по себе списание недостачи не порождает налоговых обязательств по НДС (это не реализация). Но если ранее по этим товарам был принят входной НДС к вычету, компания должна иметь корректную первичку; если возврат/компенсация от поставщика происходит — корректируется база НДС по факту компенсации. При расчётах по возмещению от поставщика/сотрудника НДС учитывается в соответствии с документами (корректировка суммы покупки/налога).
- Штрафы и пени: расходы на штрафы, налоги и пени не признаются для целей налога на прибыль (ст. 270 НК РФ). Также возможны доначисления налога и штрафы при несоблюдении требований к документам и учёту.
4) Практические рекомендации по оформлению для налоговой защиты
- Оформить акт инвентаризации с указанием комиссионных, объяснительными от ответственных, протоколом разногласий.
- При подозрении на хищение — заявление в полицию, при претензиях поставщику — претензионная переписка.
- Фиксировать все меры по взысканию (приказы, уведомления, служебные проверки).
- В политике учета предусмотреть порядок отражения недостач, переноса в прочие расходы, порядок привлечения к ответственности и документального оформления.
Если хотите, могу: а) составить образцы проводок в вашей учетной схеме (с указанием конкретных субсчетов), б) показать числовой пример по НДС при разных вариантах (включен/не включен НДС в $1200000$).