Кратко и по делу — последовательность действий, варианты учёта и правовые последствия по недостаче материалов в сумме $120000\text{руб.}$.
1) Действия аудитора (последовательно)
- Проверить протокол инвентаризации, состав комиссии, дату и результаты; зафиксировать расхождения.
- Сопоставить остатки в учёте (карточки материальных ценностей, приходные/расходные документы) с данными инвентаризации.
- Отобрать выборку документов по приходам/расходам за период и проверить правильность оформления и регистрации.
- Проверить контрольные точки (входной контроль, пересчёт, условия хранения, видеонаблюдение, журнал выдачи).
- Запросить объяснения от материально ответственных лиц, протоколировать их ответы.
- Оценить признаки хищения, ошибок учёта или естественных убытков; при необходимости провести повторную инвентаризацию.
- Оформить аудиторское заключение и рекомендации по дальнейшим мерам (внутреннее расследование, передача материалов юристам/полиции, корректировки в учёте).
2) Действия бухгалтера (последовательно)
- Оформить акт о недостаче (акт инвентаризационной комиссии) и зафиксировать объяснения материально ответственных лиц.
- Получить решение руководства (приказ, распоряжение) о списании/дальнейших действиях.
- Выписать приказ/расходный документ на списание материалов и выполнить проводки в учёте (см. варианты ниже).
- Если виновное лицо установлено — оформить претензию, расчёт задолженности и документы для удержания (при возможности) или для подачи иска.
- При наличии страхования/компенсации — подготовить документы для получения выплаты.
- При необходимости скорректировать налоговую отчетность и проконсультироваться с налоговым/юридическим отделом.
3) Варианты учёта (проводки с указанием суммы $120000\text{руб.}$)
- Вариант A — естественная (нормативная) убыточность (в пределах утверждённых норм):
- Списание на прочие расходы: Дт 91 «Прочие расходы» (или соответствующий субсчёт) Кт 10 «Материалы»
— Дт 91 $120000$ Кт 10 $120000$.
- Вариант B — недостача по вине материально ответственного, виновник установлен:
- Первичное списание: Дт 94 «Недостачи и хищения» Кт 10 «Материалы»
— Дт 94 $120000$ Кт 10 $120000$.
- Признание задолженности ответственного (требование к работнику): Дт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» Кт 94
— Дт 73 $120000$ Кт 94 $120000$.
- Возмещение (поступление от работника наличными/на счёт): Дт 50/51 $120000$ Кт 73 $120000$.
(Если удержание производится через заработную плату — оформляется на основании трудового/коллективного договора и закона; проводки оформляются через расчёт зарплаты в порядке, установленном учётом.)
- Вариант C — хищение третьими лицами / страховое возмещение:
- Списание: Дт 94 $120000$ Кт 10 $120000$.
- Получено страховое возмещение (полностью): Дт 51 $120000$ Кт 91 «Прочие доходы» $120000$.
- При частичной компенсации — в тех же счётах на соответствующие суммы.
4) Налоговые и бухгалтерские особенности
- Для признания расходов, связанных со списанием, необходимо документальное подтверждение (акт инвентаризации, приказ о списании, акт расследования, претензии к работнику, документы страхования и т.д.).
- Налог на прибыль: списание может быть учтено как расходы при соблюдении документальных и процедурных требований; сомнительные или необоснованные списания могут быть оспорены налоговыми органами.
- НДС/иные налоги: при списании приобретённых материалов следует проверить корректность ранее принятых к вычету сумм НДС и, при необходимости, сделать корректировки.
- Рекомендация: при сомнениях — привлеките налогового консультанта до окончательной проводки.
5) Возможные юридические последствия
- Дисциплинарная ответственность (предупреждение, увольнение) — при нарушении трудовой дисциплины.
- Гражданско‑правовая ответственность: требование возмещения ущерба с материально ответственного (в досудебном и судебном порядке).
- Административная ответственность — при нарушениях, регламентируемых административным кодексом.
- Уголовная ответственность (статьи УК РФ, напр., кража, присвоение, растрата) — при наличии признаков преступления; решение о сообщении в полицию принимает руководство/юридическая служба после внутренней проверки и оценки доказательств.
- Для привлечения к уголовной ответственности обычно требуется документированное расследование, акты, доказательства хищения и отказ/невозможность возмещения.
Короткая практическая рекомендация
- Не затягивать: оформить акт, провести внутреннее расследование, принять решение руководства, оформить списание и документы на требование возмещения; сохранить все первичные документы и доказательства; при признаках преступления — оперативно передать материал в юридический отдел и (при необходимости) в правоохранительные органы; согласовать налоговые последствия с налоговым специалистом.
Если нужно, могу привести образцы проводок в соответствии с конкретными субсчетами вашей плана счетов или образцы требуемых документов (акт, приказ, претензия).